www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Akta elektroniczne – akta tworzą aplikacje

Akta elektroniczne z Doxis4 łączą treści, procesy biznesowe i aplikacje. Stanowią one główny punkt początkowy dla przetwarzania operacji oraz wyszukiwania dokumentów biznesowych. Akta mogą inicjować operacje, operacje mogą stawać się elementem akt lub też akta mogą być zaznaczane jako element składowy operacji. Akta elektroniczne w proaktywny sposób dostarczają użytkownikowi aktualne informacje, uwzględniając przy tym obecnie odizolowaną komunikację e-mailową.

Akta elektroniczne Doxis4 umożliwiają zarządzanie aktami i dokumentami na poziomie działu, projektu, operacji i sprawy. Zależnie od posiadanych cech akta elektroniczne Doxis4 są stosowane np. w sprzedaży jako akta klienta, w zarządzaniu zasobami ludzkimi jako akta osobowe, w procesie produkcyjnym jako akta produkcji, maszyn i projektów; w opracowywaniu umów jako akta umów, w administracji jako akta mieszkańców i w ochronie zdrowia jako historia choroby. Pod względem struktury i wyglądu akta elektroniczne odpowiadają fizycznym aktom, posiadającym typowe strony tytułowe i rejestry. Akta elektroniczne Doxis4 są odpowiednim rozwiązaniem dla tych użytkowników, którzy chcą zrezygnować z segregatorów, teczek wiszących i katalogów plików.

Akta elektroniczne łączą archiwizowane dotąd oddzielnie informacje w jedną operację dotyczącą sprawy. Dane ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane są zazwyczaj zapisywane w różnych systemach archiwizacji; często są archiwizowane w katalogach lub systemach plików bez odniesienia do procesów biznesowych. W przeciwieństwie do takich rozwiązań akta elektroniczne Doxis4 pozwalają na zarządzanie wszystkimi obiektami informacyjnymi w środowisku biznesowym oraz na ich prezentację. Podobnie możliwe jest dokonywanie nieredundantnych przypisań wielokrotnych. Dzięki możliwości powiązania – dokumentów z aktami, operacji z aktami, akt z aktami itd. – możliwe jest przejrzyste dokumentowanie zależności. Wszędzie tam, gdzie pracownicy w ramach zespołów i procesów pracują jednocześnie z tymi samymi informacjami w zakresie wykraczającym poza obszary i lokalizacje, akta elektroniczne Doxis4 pozwalają na bezpieczną oraz niezależną od czasu i miejsca współpracę, jak np. podczas realizacji projektu, w obszarze księgowości i zakupów oraz zarządzania jakością.

Więcej o aktach elektronicznych w Doxis4

Zalety

  • Niezależny od lokalizacji i bezpieczny dostęp do akt
  • Dynamiczne rejestry automatycznie utrzymują aktualność i kompletność akt elektronicznych
  • Szczegółowy, aktualny widok wszystkich informacji, również z systemów obcych
  • Wspólne opracowywanie operacji – z wykorzystaniem tych samych zasobów akt z wielu lokalizacji
  • Obniżenie kosztów lokalowych, materiałowych i kosztów zatrudnienia

Akta elektroniczne w kontekście architektury Doxis4

Możliwości i zalety

  • Kokpit informacyjny

    Akta elektroniczne Doxis4 mają cyfrową stronę tytułową, która w przejrzysty sposób prezentuje wszystkie istotne informacje dotyczące akt. Możliwe jest przejmowanie i automatyczna synchronizacja informacji z systemów trzecich, takich jak np. ERP, CRM i HR. Doxis4 cubeDesigner umożliwia swobodne określenie, które informacje mają znaleźć się na wirtualnej okładce akt danego rodzaju. Oprócz informacji niezbędnych do identyfikacji akt (wartości indeksowania/metadane), możliwe jest również zapisywanie okresów i terminów, które są automatycznie kontrolowane przez Doxis4. Metadane są również wykorzystywane podczas wyszukiwania akt. 

  • Kompletne przechowywanie i wgląd

    W aktach elektronicznych bazujących na Doxis4 możliwe jest centralne gromadzenie, zarządzanie i dokumentowanie obiektów informacyjnych pochodzących z różnych źródeł i dostępnych w najróżniejszych formatach – zeskanowanych dokumentów papierowych i dokumentów cyfrowych, wiadomości e-mail, obrazów, filmów wideo, linków itd. Zintegrowana przeglądarka obsługuje ponad 300 formatów. Wyświetla tym samym zawartość różnorodnych obiektów informacyjnych także wtedy, gdy brak jest oryginalnego programu, w którym utworzono plik. Opcjonalnie wszystkie obiekty informacyjne można rzecz jasna prezentować z wykorzystaniem innej aplikacji zainstalowanej w systemie.

  • Wyszukiwanie informacji oraz współpraca niezależna od lokalizacji

    Nawigacja wśród akt elektronicznych odbywa się w łatwy sposób za pośrednictwem danej struktury rejestru, z wykorzystaniem funkcji wyszukiwania w wielu polach lub funkcji wyszukiwania pełnotekstowego (text mining) w obrębie całej struktury rejestru. Różnorodne możliwości filtrowania, funkcja grupowania i sortowanie list wyników wspomagają obsługę nawet dużej liczby dokumentów. Cyfrowe akta są zawsze dostępne niezależnie od lokalizacji jako akta offline lub opcjonalnie dzięki dostępowi poprzez klienta internetowego i mobilnego – pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień! Zależnie od danych struktur IT akta elektroniczne mogą być przechowywane centralnie, w lokalizacjach rozproszonych lub trwale w sposób łączący obie metody.

  • Zakładanie akt ustrukturyzowanych i indywidualne widoki akt

    Tworzenie akt elektronicznych odbywa się w oparciu o centralne (wzgl. obowiązujące w dziale lub innej jednostce organizacyjnej), swobodnie definiowane modele akt. Wskazują one, jakie treści są zawarte w aktach i jaką mają mieć strukturę. Oprócz zapisu w zorganizowanych hierarchicznie rejestrach statycznych Doxis4 obsługuje również rejestry dynamiczne, których treść jest automatycznie generowana z całego repozytorium treści w oparciu o zdefiniowane kryteria wyszukiwania. Użytkownicy mogą też w dowolnym momencie tworzyć indywidualne widoki zasobu informacyjnego. Te tzw. „wirtualne akta” nie wymagają przemieszczania ani kopiowania treści – każdy obiekt informacyjny można przypisać do kilku akt w nieredundantny sposób.

  • Mechanizmy zabezpieczające i ochrona dostępu

    W przypadku akt elektronicznych Doxis4 można dokładnie i szczegółowo określić, kto może dokonywać wglądu w dane akta, operacje i dokumenty, a kto nie. Do ochrony wrażliwych dokumentów przyczynia się osobista autoryzacja i uwierzytelnianie użytkownika, szyfrowanie SSL komunikacji na linii klient-serwer oraz – zależnie od przypadku zastosowania – przejmowanie uprawnień z systemów trzecich (jak LDAP, HR, CRM czy ERP). Funkcja dziennika inspekcji pozwala na protokołowanie wszystkich dostępów i zmian.

  • Wielodostępność i uprawnienia

    W przypadku koncernów i średnich przedsiębiorstw posiadających liczne niezależne prawnie jednostki oferowana przez akta elektroniczne Doxis4 wielodostępność jest nieodzowna: dzięki niej każda spółka lub każdy mandant może oglądać lub modyfikować wyłącznie swoje dane. Przejście między mandantami jest w tym przypadku możliwe wyłącznie po ponownej autoryzacji i uwierzytelnieniu użytkownika. Rozdzielność mandantów może zostać określona również w koncepcji uprawnień oraz na drodze oddzielnego gromadzenia danych (baza danych i nośniki pamięci).

  • Aplikacje specjalistyczne „Made-by-yourself”

    Doxis4 cubeDesigner pozwala na indywidualne definiowanie i projektowanie aplikacji akt oraz administrowanie nimi („Made-by-yourself”). W tym celu system Doxis4 oferuje administratorom specjalistycznym oraz zaawansowanym użytkownikom prostą w obsłudze, graficzną aplikację do projektowania masek. Raz utworzone w Doxis4 cubeDesigner aplikacje akt mogą być równolegle rozdzielane i prezentowane za pośrednictwem różnych klientów Doxis4.

Doxis4 – jedno rozwiązanie dla różnych rodzajów akt

Technologia akt elektronicznych w Doxis4 stanowi jednolitą podstawę dla projektowania różnych aplikacji akt. Poniżej jest przedstawionych kilka typowych przykładów. Kliknięcie ikony lub nagłówka powoduje wyświetlenie szczegółów na temat poszczególnych rodzajów akt.

Akta zakupu

W przejrzysty sposób udostępniają wszystkie istotne informacje, jak np. zamówienia, listy przewozowe, faktury, informacje o cenie, korespondencję pisemną i umowy.

Akta inwentaryzacyjne (ubezpieczenia)

Służą do zarządzania milionami akt klientów i oferują jednolity widok klienta, obejmujący wszystkie dokumenty pochodzące z różnych sektorów ubezpieczeniowych.

Akta sądowe

Zawierają wszystkie istotne dokumenty, począwszy od przedstawienia powództwa, poprzez korespondencję pisemną (włącznie z komunikacją w formie elektronicznej), skończywszy na wyroku opatrzonym podpisem cyfrowym.

Akta nieruchomości

Umożliwiają centralne zarządzanie, użytkowanie oraz zabezpieczoną przed modyfikacją archiwizację wszystkich dokumentów dotyczących nieruchomości.

Akta kredytowe

Na żądanie udostępniają referentom wszystkie istotne dla podjęcia decyzji dokumenty oraz dane klienta.

Akta klienta

Zawierają wszystkie aktualne i archiwalne informacje o kliencie, włącznie z korespondencją listowną i e-mailową.

Akta pacjenta

Umożliwiają dowolny, uwzględniający pacjenta, przypadek i okres wgląd w dane, dokumenty, obrazy i obiekty multimedialne zgromadzone w historii choroby.

Akta osobowe

Porządkują i archiwizują (w sposób zabezpieczony przed modyfikacją) wszystkie dokumenty dotyczące pracownika (także dokumenty wychodzące, jak np. informacje o wynagrodzeniu). 

Akta projektów

Umożliwiają centralne zarządzanie i dostęp do wszystkich treści projektu, niezależnie od pierwotnego systemu i zaangażowanych obszarów.

Akta umów

Gromadzą wszystkie istotne dla umowy dokumenty (zarówno papierowe, jak i elektroniczne) i umożliwiają kontrolę nad terminami i okresami.

Test
PreviewLupe
Screen

Jednolita podstawa dla wszystkich wymagań

Możliwe jest dowolne łączenie i powiązanie dokumentów, akt i operacji. Taka dowolność kombinacji umożliwia całościowe podejście do akt w oparciu o jednolitą podstawę technologiczną oraz w sposób uwzględniający indywidualne wymagania stawiane przez różne obszary i zadania.

Przejrzysty kokpit informacyjny

Wszystkie akta elektroniczne w Doxis4 moją cyfrową stronę tytułową, określaną mianem kokpitu informacyjnego, który prezentuje wszystkie podstawowe informacje w przejrzysty sposób – zależnie od rodzaju akt również z systemów trzecich, takich jak HR, ERP czy CRM. Z tego poziomu możliwe jest wykonywanie wszystkich niezbędnych prac oraz inicjowanie działań. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Administrowanie specjalistyczne dla wszystkich aplikacji klienckich

Raz utworzone w Doxis4 cubeDesigner aplikacje akt mogą być równolegle rozdzielane i prezentowane za pośrednictwem Doxis4 winCube (Windows) i webCube (Internet).

LBS

W używanym przez firmę LBS systemie Doxis4 znajduje się obecnie 43 mln dokumentów. 300 pracowników LBS posługuje się aktami elektronicznymi, jak np. akta kas budowlanych, akta kredytowe, akta prawne.

Czytaj więcej »
BAUHAUS AG

W 2007 r. spółka BAUHAUS AG wprowadziła akta elektroniczne w swoim dziale prawnym. Obecnie system zarządzania kancelarią bazujący na oprogramowaniu Doxis4 steruje całą komunikacją w dziale prawnym.

Czytaj więcej »
DB Systel

Bazujący na oprogramowaniu Doxis4 system do zarządzania treścią w branży kolejowej (BCM) umożliwia tworzenie w całym koncernie zindywidualizowanych aplikacji przeznaczonych dla kilku tysięcy użytkowników.

Studium przypadku »
EDEKA Nord

Do zarządzania dokumentami, umowami, fakturami bieżącymi dla swoich rynków itd. EDEKA Nord wykorzystuje tzw. elektroniczne akta obiektów, mające na celu szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów bez wersji papierowych.

Czytaj więcej »
PVS Büdingen

PVS Büdingen korzysta z archiwum, systemu DMS, akt elektronicznych, skrzynek roboczych, przepływu prac, funkcji Capture oraz SmartOffice Plus wchodzących w skład pakietu Doxis4 iECM-Suite.

Czytaj więcej »
Eissmann Group Automotive

Grupa Dussmann zdecydowała się na zastosowanie pakietu Doxis4 iECM-Suite w całej organizacji.

Czytaj więcej »
Miasto Getynga

Miasto Getynga przechodzi na administrację elektroniczną i dzięki wsparciu firmy SER wdrożyło system elektronicznego prowadzenia akt w pierwszych jednostkach organizacyjnych.

Czytaj więcej »
Związek samorządowy Westfalii-Lippe

LWL wybrał zintegrowany system ECM firmy SER o zasięgu wykraczającym poza granice działów organizacji. W użyciu są akta elektroniczne, archiwizacja, kontrola faktur i księga jakości KTQ.

Czytaj więcej »

Akta elektroniczne w Doxis4 – informacje

Zarządzanie aktami

  • Strona tytułowa zawierająca metainformacje na temat akt (również z systemów obcych, np. ERP, CRM, HR)
  • Włączenie dowolnego rodzaju obiektów informacyjnych z różnych źródeł, np. dokumentów, linków/referencji oraz treści multimedialnych
  • Swobodne, centralne definiowanie struktur akt za pośrednictwem modeli akt
  • Hierarchicznie ustrukturyzowane rejestry o dowolnym zasięgu
  • Dostosowywane do indywidualnych potrzeb widoki informacji o aktach („akta wirtualne”)
  • Rejestry dynamiczne są automatycznie aktualizowane i zawsze kompletne
  • Stosowanie modeli organizacyjnych i uprawnień do akt
  • Linkowanie zwrotne: widok wszystkich akt zawierających oglądany dokument
  • Jasne struktury archiwum i standardowe działania archiwizacyjne zapobiegają redundancjom i wieloznaczności atrybutów zapisu
  • Jednoczesne przypisywanie dokumentów do wielu akt bez redundantnego zapisu

Wykorzystanie akt

  • Wspólne opracowywanie operacji: praca na tych samych zasobach akt z różnych lokalizacji
  • Niezależny od miejsca i jednoczesny dostęp do akt elektronicznych
  • „Wynoszenie” akt w wersji offline
    (ewidencjonowanie/wyewidencjonowywanie)
  • Powiadomienia e-mail o zmianach w aktach elektronicznych dzięki funkcji subskrypcji
  • Kompleksowe wyszukiwanie akt i dokumentów oraz dedykowane wyszukiwanie akt
  • Przeszukiwanie pojedynczych akt lub dedykowanego rejestru
  • Wygodny dostęp do linków iECM: wysyłanie zabezpieczonych przed dostępem linków do określonych akt lub dokumentów bezpośrednio z poziomu klienta
  • Wyszukiwanie dokumentów w połączeniu z atrybutami akt
  • Zintegrowana przeglądarka obsługująca ponad 300 formatów
  • Funkcja dziennika inspekcji dla wszystkich operacji przeprowadzanych w aktach
  • Przeglądanie na kartach (tabbed browsing) w obrębie akt

Modele akt

  • Obsługa różnych typów rejestrów:
    • Rejestr strukturalny
    • Rejestr treści statycznych
    • Referencyjny rejestr do przeglądu
    • Rejestr treści dynamicznych
    • Rejestr okien ActiveX/iframe
  • Opcjonalna automatyczna numeracja rejestrów akt
  • Możliwość automatycznej zmiany modelu dla wszystkich (brak semantyki „kopiuj-wklej”)
  • Wstępnie zdefiniowane rejestry modelu akt mogą być zawężane w przypadku pojedynczych akt dzięki podrejestrom
  • Uprawnienia na poziomie rejestru oraz dziedziczenie uprawnień
Contact