www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektroniczne akta klienta – dostęp do całej dokumentacji biznesowej

Dobra znajomość klienta dzięki Doxis4

Jeżeli popiera się biznes zorientowany na klienta, trzeba go dobrze poznać. Zarządzanie wiedzą o relacji biznesowej z klientem jest możliwe dzięki elektronicznym aktom klienta na bazie Doxis4. W przeciwieństwie do stacjonarnych archiwów papierowych, chaotycznych katalogów plików czy rozproszonych silosów informacyjnych (głównie w systemach ERP i CRM), akta klienta Doxis4 umożliwiają pełną dokumentację relacji biznesowej oraz możliwy w każdym momencie, niezależny od lokalizacji dostęp do dokumentów klienta – pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień.

Dzięki Doxis4 użytkownik otrzymuje kokpit informacyjny, który dostarcza bezpieczne i konkretne informacje na temat klienta, zlecenia i projektu. Po wywołaniu akt klienta użytkownik otrzymuje przegląd informacji (okładkę akt) ze wszystkimi istotnymi danymi klienta. Dostęp do akt klienta może odbywać się stacjonarnie na komputerowym stanowisku roboczym – Doxis4 winCube i webCube – lub też mobilnie za pośrednictwem Doxis4 mobileCube, a opcjonalnie za pomocą funkcji akt offline.

Zamiast konieczności przechowywania korespondencji w systemach poczty e-mail, ofert w systemach informacji sprzedażowej (CRM), zleceń w systemie zarządzania towarami i faktur w oprogramowaniu finansowo-księgowym, dzięki aktom klienta Doxis4 użytkownik zyskuje możliwość ustrukturyzowanego przechowywania wszystkich dokumentów istotnych dla klienta. Dzięki przejęciu dokumentów i wartości indeksowych z systemów poczty e-mail, pakietu MS Office, systemów ERP, CRM oraz finansowo-księgowych akta klienta zostają uzupełnione w maksymalnie zautomatyzowany sposób, a także poddane zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji. Tylko wpływające dokumenty papierowe są dodawane do tych akt poprzez skanowanie. Integracja z pakietem MS Office umożliwia dodatkowo wyszukiwanie akt klienta bezpośrednio z poziomu programów Word, Excel i innych. Możliwość bezpośredniego przeskoku z istniejących systemów trzecich, takich jak ERP, CRM itd., umożliwia szybkie opracowywanie, całkowicie wolne od zmiany nośników danych. Wszystkie etapy opracowania są przy tym dokumentowane i archiwizowane w wyczerpujący i pewny z puntu widzenia prawa sposób.

Akta klienta Doxis4 oferują jednolitą strukturę archiwum, którą można dowolnie definiować zgodnie z indywidualnymi wymaganiami przedsiębiorstwa. Użytkownik może samodzielnie definiować indywidualne widoki dokumentów biznesowych klienta, np. „Na żądanie pokaż wszystkie zlecenia klienta z ubiegłych trzech miesięcy”. Jeżeli akta klienta Doxis4 zostaną uzupełnione o nowe dokumenty – np. potwierdzenie zlecenia – użytkownik automatycznie otrzyma powiadomienie e-mail.

Więcej o elektronicznych aktach klienta

Zalety

  • Niezależny od lokalizacji dostęp w dowolnym momencie do całej dokumentacji biznesowej klienta
  • Bezpośrednie wywoływanie z systemów ERP, CRM i podobnych
  • i integracja z nimi
  • Kompletne i wolne od zmiany nośników danych przechowywanie dokumentacji biznesowej
  • Aktywne powiadamianie o nowo dodanych dokumentach, jak np. zlecenia, zamówienia itd.

Możliwości i zalety

  • Wszystkie informacje o kliencie w jednym miejscu

    Dzięki kokpitowi informacyjnemu akta klienta Doxis4 pokazują wszystkie istotne dokumenty biznesowe dotyczące klienta (komunikacja pisemna, oferty, zamówienia, faktury, reklamacje itd.) w ustrukturyzowany sposób, w dowolnych rejestrach. Po wywołaniu akt klienta użytkownik oczekuje na wyświetlenie wirtualnej okładki akt zawierającej wszystkie istotne informacje o kliencie, które można definiować indywidualnie dla danego przedsiębiorstwa. Istnieje możliwość automatycznego przejmowania i regularnej synchronizacji danych z systemów ERP, CRM itd. Ponadto użytkownik może szybko i łatwo samodzielnie tworzyć „wirtualne” widoki akt klienta, które są dostosowane do danego zapotrzebowania na informacje, np. wszystkie reklamacje z ubiegłych 14 dni.

  • Skuteczne i szybkie opracowywanie zapytań klienta

    W przypadku zapytań klienta o terminy dostaw lub reklamacje istnieje w dowolnym momencie możliwość szybkiego i profesjonalnego udzielenia informacji w oparciu o elektroniczne akta klienta. Są one dostępne – pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień – niezależnie od lokalizacji, przez 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę i umożliwiają skuteczne zarządzanie klientami zgodnie z wymogiem ujednoliconej procedury kontaktu z klientem „one face to the customer”.

  • Zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja i dokumentacja

    Akta klienta Doxis4 zapewniają zabezpieczone przed modyfikacją i zgodne z prawem przechowywanie wszystkich dokumentów i akt klienta przez cały określony ustawą czas aż do momentu upływu okresu przedawnienia. W przypadku wszystkich dokumentów funkcja dziennika inspekcji stale dokumentuje, która osoba dodała, oglądała, modyfikowała lub usuwała dane informacje. Zarchiwizowane w chroniony przed modyfikacją sposób dokumenty biznesowe są równie istotne dla przestrzegania przepisów ustawowych oraz wewnętrznych regulacji dotyczących zgodności, jak i dla kwestii związanych z odpowiedzialnością w przypadku reklamacji lub szkody. 

  • Wielodostępność i uprawnienia

    W przypadku koncernów i większych średnich przedsiębiorstw posiadających liczne niezależne prawnie jednostki wielodostępność jest nieodzowna: dzięki niej każda spółka lub każdy mandant może oglądać lub modyfikować wyłącznie swoje dane. Rozdzielność mandantów może zostać określona w koncepcji uprawnień oraz na drodze oddzielnego gromadzenia danych (baza danych i nośniki pamięci). W tym przypadku ponowna autoryzacja i uwierzytelnianie użytkowników nie są konieczne. W obrębie systemu Doxis4 możliwe jest utworzenie kompleksowej koncepcji uprawnień (grupy, role, jednostki itd.) gwarantującej dodatkowe bezpieczeństwo dokumentacji biznesowej użytkownika.

  • Inteligentne przepływy pracy

    W ramach zaopatrzenia, realizacji zleceń i zamówień pracownicy często współpracują ze sobą w zakresie wykraczającym poza działy. Te wymagające wyjątkowo dużej liczby dokumentów procesy wymagają od elektronicznego przepływu pracy, aby realizacja operacji odbywała się „just-in-time”, czyli dokładnie na czas. Przepływ pracy Doxis4 stanowi idealne uzupełnienie akt klienta Doxis4 i umożliwia kontrolowane rozdzielanie i opracowywanie operacji. W ramach ich przetwarzania operacji pracownicy mają dostęp – w stopniu zależnym od posiadanych uprawnień – do akt klienta, poszczególnych rejestrów lub dokumentów. Sama operacja staje się częścią akt, co pozwala na wsteczne udokumentowanie tego, kto i kiedy dokonał określonych działań i podjął określone decyzje.

  • Praca jak Microsoft, wyszukiwanie jak w Google

    Podczas opracowywania dokumentu pakietu MS Office możliwe jest odszukanie dokumentów bezpośrednio z poziomu aplikacji Word, Excel i innych w całej strukturze rejestru, w oparciu o funkcję wyszukiwania w wielu polach lub wyszukiwania pełnotekstowego (text mining). Różnorodne możliwości filtrowania, funkcja grupowania oraz sortowanie list wyników wspomagają obsługę nawet dużej liczby dokumentów.

Elektroniczne akta klienta w Doxis4 – informacje

Zarządzanie aktami klienta

  • Zarządzanie dokumentacją biznesową oraz dokumentami dostępnymi w różnych formatach i pochodzącymi z różnorodnych źródeł w jednolitej strukturze akt klienta
  • Kompaktowe zestawienie wszystkich podstawowych danych klienta i dostęp do rejestru akt (kokpit informacyjny)
  • Dostęp mobilny za pośrednictwem klienta internetowego i mobilnego
  • Akta offline: „wynoszenie” akt elektronicznych dzięki opcji ewidencjonowania/wyewidencjonowywania, oferującej pełną funkcjonalność: widok i opracowanie (synchronizacja automatyczna)
  • Swobodnie konfigurowane widoki akt: indywidualnie (np. zlecenia, reklamacje itd.) lub w zależności od działu (np. sprzedaż, obsługa klienta, finanse)
  • Funkcja subskrypcji służąca do wysyłania wiadomości e-mail np. o zmianie statusu, udostępnieniu/zatwierdzeniu
  • Integracja niezależnych od systemu funkcji z elektronicznymi aktami klienta, np. widoczność adresu w serwisie Google Maps (punkty składania zamówień lub dostawy)

Zarządzanie dokumentami klienta

  • Zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja całej dokumentacji biznesowej
  • Zintegrowane funkcje DMS: archiwizacja akt (gromadzenie ręczne lub automatyczne), wyszukiwanie, opracowywanie, wersjonowanie, historia itd.
  • Międzynarodowy charakter m.in. dzięki dostępności wielu języków
    (obsługa Unicode)
  • Logiczne przypisywanie dokumentów do wielu rejestrów akt, bez redundancji w archiwum
  • Wyświetlanie ponad 300 formatów w zintegrowanej przeglądarce, nawet w przypadku braku dostępu do aplikacji, w której utworzono plik
  • Integracja z pakietem MS Office – możliwość wyszukiwania i archiwizacji dokumentów bezpośrednio z poziomu MS Office
  • Możliwość dodania przepływu pracy Doxis4: np. harmonogramowanie, terminy, ponowne składanie dokumentów
  • Elektroniczna skrzynka robocza dla procesów wymagających dużej liczby dokumentów
  • Wprowadzanie dokumentów papierowych dzięki w pełni zintegrowanemu oprogramowaniu skanującemu

Zgodność/bezpieczeństwo

  • Bezpieczeństwo dzięki autoryzacji, uwierzytelnianiu i szyfrowaniu SSL komunikacji na linii klient-serwer oraz przejmowaniu struktur uprawnień z systemów obcych (np. LDAP)
  • Oparty na rolach, szczegółowy system uprawnień (rejestr, folder, dokument; dostępy czasowe itd.)
  • Funkcja dziennika inspekcji – zabezpieczona przed modyfikacją dokumentacja: kto, kiedy i co robił z danymi dokumentami
Contact