www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektroniczne akta osobowe –
skuteczne i bezpieczne zarządzanie
dokumentami wrażliwymi

Doxis4 dla akt osobowych i kandydatur

Akta osobowe Doxis4 umożliwiają bezpieczne i intuicyjne zarządzanie wszystkimi wrażliwymi dokumentami i danymi pracowników i kandydatów. Nieważne, czy chodzi o dokumenty aplikacyjne, umowy, wiadomości e-mail, zapisy rozmów z pracownikami czy rozmów oceniających przeprowadzanych w ramach rozwoju personelu – podobnie jak kokpit informacyjny elektroniczne akta osobowe na żądanie udostępniają przegląd wszystkich istotnych informacji o pracowniku lub kandydacie, oraz umożliwiają bezpośredni dostęp do niezbędnych dokumentów osobowych.

Zróżnicowana ochrona dostępu gwarantuje, że użytkownik może oglądać lub opracowywać wyłącznie te akta lub dokumenty akt osobowych, do których posiada uprawnienia. Taka koncepcja uprawnień odzwierciedla wszystkie wymagane i zgodne z zasadami ochrony danych ograniczenia wglądu, które są niezbędne z punktu widzenia kierownictwa, opracowania sprawy i pracowników. Możliwa jest zarówno obsługa procesów zautomatyzowanych, takich jak rozpoczęcie i zakończenie stosunku pracy, urlop macierzyński czy regularne dokumentowanie wymaganych kwalifikacji, jak i przestrzeganie istotnych pod względem prawnym lub organizacyjnym terminów. Standardowe interfejsy systemów HR oraz przejmowanie jak i regularna synchronizacja podstawowych danych personelu gwarantują bezproblemową integrację z procesami personalnymi.

Akta osobowe Doxis4:

  • Wolne od zmiany nośników danych, wielodostępne i zabezpieczone przed modyfikacją przechowywanie dokumentów osobowych i aplikacyjnych
  • Standardowa funkcjonalność umożliwiająca tworzenie jednolitych struktur akt
  • Mechanizmy chroniące przed nieuprawnionym dostępem/wglądem
  • Integracja z systemami HR i systemami rozliczeniowymi dzięki standardowym interfejsom

Możliwości i zalety

  • Możliwość natychmiastowego, skutecznego zastosowania

    Elektroniczne akta osobowe są dostępne jako pakiet Doxis4 Solutions Package, a po implementacji od razu gotowe do użycia. Wstępnie skonfigurowane akta osobowe bazują na licznych projektach klienta, a pod względem struktury i funkcjonalności standardowo spełniają najważniejsze wymagania stawiane aktom osobowym. Opcjonalnie w dowolnym momencie możliwa jest też realizacja wymagań indywidualnych. Dzięki centralnej obsłudze i sterowaniu możliwa jest natychmiastowa dostępność indywidualnych modyfikacji w całym przedsiębiorstwie.

  • Wyszukiwanie informacji i dostęp niezależny od lokalizacji

    Odnajdywanie akt i dokumentów osobowych odbywa się dzięki przeskokowi z systemu HR do klienta Doxis4 albo za pośrednictwem wyszukiwania indeksowego lub pełnotekstowego. Podczas gdy w przypadku funkcji indeksowej zachodzi szybkie i precyzyjne wyszukiwanie określonych akt i dokumentów, to funkcja pełnotekstowa (text mining) przeszukuje treść dokumentów. Doxis4 umożliwia gromadzenie dokumentów osobowych na skalę przedsiębiorstwa i ich centralne użytkowanie: świadectwa, ustalone cele, certyfikaty lub inne dokumenty. Akta osobowe w Doxis4 oferują istotne korzyści przedsiębiorstwom posiadającym kilka lokalizacji: dostęp do akt osobowych jest oddzielony od przechowywania; operacje te mogą odbywać się w tym samym czasie. Cyfrowe akta osobowe są zawsze dostępne niezależnie od lokalizacji jako akta offline lub opcjonalnie poprzez dostęp z wykorzystaniem klienta internetowego i mobilnego – pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień! Zależnie od danych struktur IT akta osobowe mogą być przechowywane centralnie, w lokalizacjach rozproszonych lub trwale w sposób łączący obie metody. 

  • Mechanizmy zabezpieczające i ochrona dostępu

    Wysoki poziom ochrony wrażliwych dokumentów osobowych zostaje osiągnięty dzięki osobistej autoryzacji i uwierzytelnianiu użytkownika, szyfrowaniu SSL komunikacji na linii klient-serwer oraz przejmowaniu uprawnień z danego systemu HR. Możliwe jest czasowe przyznawanie dostępu przełożonym do realizacji zadań związanych z nadzorem służbowym oraz pracownikom w celu zapewnienia gwarantowanego ustawowo wglądu. Funkcja dziennika inspekcji pozwala na dokumentowanie w sposób zabezpieczony przed modyfikacją tego, kto i kiedy dodał, oglądał, zmienił lub usunął dokumenty. Protokołowanie zapewnia więc przejrzystość wszystkich etapów opracowywania.

  • Wielodostępność i uprawnienia

    W przypadku koncernów i średnich przedsiębiorstw posiadających liczne niezależne prawnie jednostki oferowana przez akta osobowe Doxis4 wielodostępność jest nieodzowna. dzięki niej każda spółka lub każdy mandant może oglądać lub modyfikować wyłącznie swoje dane. Przejście między mandantami jest w tym przypadku możliwe wyłącznie po ponownej autoryzacji i uwierzytelnieniu użytkowników. Rozdzielność mandantów może zostać określona również w koncepcji uprawnień oraz na drodze oddzielnego gromadzenia danych (baza danych i nośniki pamięci). 

  • Integracja z systemami HR i systemami rozliczania wynagrodzeń oraz pakietem Microsoft Office

    Akta osobowe Doxis4 można integrować ze wszystkimi systemami HR i systemami rozliczania wynagrodzeń. System iECM udostępnia odnośnik umożliwiający bezpośredni przeskok do akt osobowych, a tym samym ich wywołanie. Przejmowanie i synchronizacja danych osobowych odbywa się przez standardowe interfejsy, podobnie jak przekazywanie dokumentów wymagających archiwizacji, np. rozliczeń wynagrodzeń. Dzięki integracji z pakietem Microsoft Office możliwe jest wyszukiwanie i archiwizacja dokumentów i wiadomości e-mail bezpośrednio z poziomu danej aplikacji Microsoft. Zarządzanie szablonami dodatkowo ułatwia i automatyzuje tworzenie korespondencji, umów itd. 

  • Procesy personalne wymagające dużej liczby dokumentów

    Dzięki zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji i zarządzaniu istotnymi dokumentami możliwe jest cyfrowe odwzorowanie oraz ręczna i automatyczna realizacja także tych procesów związanych z zarządzaniem personelem, wymagających dużej liczby dokumentów. Ręczne rozdzielanie dokumentów osobowych może odbywać się za pośrednictwem elektronicznych skrzynek roboczych. Skrzynki te funkcjonują na zasadzie klasycznego dostępu do poczty e-mail, są jednak dwie istotne różnice: przekazywane dokumenty pozostają zabezpieczone w systemie akt osobowych użytkownika. Tym samym ma on pewność, że każda wysłana wiadomość jest zabezpieczona przed wglądem osób trzecich. W przeciwieństwie do poczty e-mail zapewniona jest przejrzystość stanu opracowania w dowolnym momencie. Eliminuje to konieczność dokonywania zapytań drogą e-mailową i telefoniczną.

Wszystkie dane osobowe w jednym miejscu

Akta osobowe Doxis4 w przejrzysty sposób prezentują w kokpicie informacyjnym wszystkie istotne dane osobowe – włącznie z zaległymi terminami i okresami oraz zapisanymi komentarzami. Wszystkie dokumenty osobowe są widoczne w standardowej strukturze w przejrzysty i wolny od zmiany nośników danych sposób. Wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować ze wstępnie zdefiniowanej struktury indywidualne „wirtualne” widoki akt, które są optymalnie dostosowane do danego zapotrzebowania na informacje, np. wszystkie umowy o pracę na czas określony wygasające w ciągu następnych 30 dni.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Zoptymalizowane zarządzanie personelem

Elektroniczne przepływy pracy wspierają i przyspieszają realizację typowych i powtarzalnych operacji, takich jak rozpoczęcie i zakończenie stosunku pracy, kształcenie i szkolenie zawodowe itp. Oprócz korzyści, jaką stanowi większy stopień automatyzacji, gwarantują one niezmienną jakość, niezależnie od lokalizacji i pracowników działu HR.

Akta osobowe w Doxis4 – informacje

Zarządzanie aktami osobowymi

  • Jednolite zarządzanie informacjami i dokumentami osobowych w różnorodnych formatach i z różnych źródeł we wstępnie zdefiniowanej, jednolitej strukturze akt
  • Kompaktowe zestawienie wszystkich danych osobowych (kokpit informacyjny)
  • Szczegółowe zarządzanie uprawnieniami dostępu do akt osobowych lub pojedynczych dokumentów, również tymczasowo
  • Przejęcie struktur uprawnień ze wszystkich typowych systemów HR
  • Ograniczenie uprawnień do dostępu/modyfikacji danych osobowych (np. grupa pracowników):
    • całe akta
    • rejestr akt
    • (podstawowe) dane osobowe

Zarządzanie dokumentami osobowymi

  • Logiczne przypisanie dokumentów do wielu procesów personalnych bez redundancji w archiwum
  • Rozszerzenie i indeksacja dokumentów o dodatkowe indeksy (metadane) w czasie pracy
  • Wygodna archiwizacja dokumentów: gromadzenie ręczne lub automatyczne
  • Zapis dokumentów pakietu MS Office za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” w kliencie Doxis4 włącznie z przejęciem właściwości plików
  • Wyszukiwanie istotnych dokumentów osobowych bezpośrednio z poziomu MS Office
  • Zapis dokumentów w różnych wersjach jako formatu źródłowego i docelowego, np. Word i PDF
  • Wprowadzanie dokumentów papierowych dzięki w pełni zintegrowanemu oprogramowaniu skanującemu

Zarządzanie procesami personalnymi

  • Automatyczne zagwarantowanie terminów usunięcia określonych dokumentów
  • Odwzorowanie standardowych przepływów pracy oraz przepływów pracy ad hoc na potrzeby procesów powtarzalnych (rozpoczęcie i zakończenie stosunku pracy, urlop rodzicielski, praktyki zawodowe itd.)
  • Ostrzeganie przed przekroczeniem norm w przypadku wielokrotnego zatrudniania w niepełnym wymiarze godzin
  • Kontrola przeprowadzana po stronie klienta – kto i kiedy dokonał określonych operacji w danych dokumentach
  • Automatyczne ponowne składanie dokumentów na potrzeby dokumentowania kwalifikacji, upoważnień itd.

Zarządzanie danymi osobowymi

  • Przejmowanie i synchronizacja danych osobowych poprzez standardowe interfejsy do wszystkich stosowanych na rynku systemów HR i systemów rozliczeniowych, jak np. SAP HRM, Oracle Peoplesoft HCM, ADP PAISY i wiele innych
  • Możliwość bezpośredniego przeskoku z danego systemu HR lub systemu wynagrodzeń do akt osobowych Doxis4 (i na odwrót)
  • Automatyczne przejmowanie dokumentów osobowych, jak np. rozliczenia wynagrodzeń
Contact