www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektroniczne akta projektu
– ścisła kontrola złożonych projektów

Zarządzanie aktami projektów w Doxis4

Akta projektów Doxis4 pozwalają na szybki, niezależny od lokalizacji i zabezpieczony przed ingerencją nieuprawnionych osób dostęp do wszystkich istotnych dla projektu dokumentów i informacji – zawsze w odpowiednim kontekście. Zarządzane i archiwizowane są wszystkie informacje multimedialne dotyczące projektu: od korespondencji pisemnej poprzez planowanie aż do dokumentów CAD. W celu opanowania dużej liczby dokumentów podczas wyszukiwania dostępne są różne filtry oraz funkcja sortowania list wyników. Dodatkowo dzięki modułowi obszaru projektowego Doxis4 oferuje uczestniczącym w projekcie firmom zewnętrznym możliwość bezpiecznego i udokumentowanego dostępu do niezbędnych informacji dotyczących projektu za pośrednictwem interfejsu sieciowego.

Akta elektroniczne wspomagają w szczególności projekty wymagające dużej liczby dokumentów, jak np. dokumentacja w produkcji lub budownictwie. Centralna struktura rejestru elektronicznych akt projektu może być – zależnie od rodzaju projektu oraz wybranej metody zarządzania nim – dostosowywana do indywidualnych wymagań konkretnego projektu, a także poddawana dynamicznej modyfikacji w czasie jego realizacji. Bezproblemowa integracja z systemami ERP, CAD i PPS umożliwia przejmowanie i synchronizację podstawowych i zmiennych danych z przebiegiem produkcji lub wywołanie zarchiwizowanych dokumentów bezpośrednio z systemów produkcyjnych. Dzięki temu zawsze aktualne informacje są dostępne także w złożonych projektach bez konieczności zmiany nośników danych. Automatyczne zarządzanie wersjami i tworzenie historii danych gwarantuje zgodną z prawem dokumentację, a w kwestiach związanych ze zgodnością i odpowiedzialnością funkcja dziennika inspekcji protokołuje, kto i kiedy dokonywał wglądu w dane, dodawał je, opracowywał lub usuwał.

Zalety

  • Centralna kontrola i nadzór nad wszystkimi dokumentami projektu
  • Przejrzystość i kontrola zasobów, terminów i decyzji 
  • Przedstawienie różnych struktur projektu w jednym systemie akt
  • Bezpieczna pod względem prawnym dokumentacja zgodności i odpowiedzialności

Możliwości i zalety

  • Całościowe przechowywanie i nadzór

    Elektroniczne akta projektów Doxis4 pozwalają na centralne gromadzenie, zarządzanie i dokumentowanie w projekcie wszystkich dokumentów dowolnego typu i formatu – wiadomości e-mail, planów, rysunków (CAD), obrazów, nagrań wideo itd. Przeglądarka obsługuje ponad 300 formatów. Wyświetla tym samym zawartość różnych dokumentów także wtedy, gdy brak jest oryginalnego programu, w którym utworzono plik. Alternatywnie możliwe jest otwarcie i wyświetlenie zarchiwizowanego pliku także za pomocą innej aplikacji.

  • Zgodna z prawem archiwizacja i dokumentacja

    Akta projektu Doxis4 zapewniają zabezpieczone przed modyfikacją i zgodne z prawem przechowywanie wszystkich dokumentów i akt projektu przez cały określony ustawą czas aż do momentu upływu okresu przedawnienia. W przypadku wszystkich dokumentów funkcja dziennika inspekcji stale dokumentuje, która osoba dodała, oglądała, modyfikowała lub usuwała dane informacje. Dokumentacja archiwizowana w sposób zabezpieczony przed modyfikacją jest równie istotna dla zgodności z przepisami prawnymi lub wewnętrznymi, jak i dla odpowiedzialności w kwestiach spornych lub w przypadku wystąpienia szkody. 

  • Udostępnianie informacji – wewnętrznie i zewnętrznie

    Elektroniczna skrzynka robocza umożliwia nieograniczone rozprowadzanie wśród uczestników projektu dokumentów o dowolnej wielkości, przy pominięciu ich redundantnej fizycznej obecności. Niewielkie obciążenie sieci oraz bezpieczeństwo dzięki szyfrowanej komunikacji stanowią wyraźne zalety wobec niepewnej komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail. Dzięki obszarowi projektowemu Doxis4 zewnętrzni uczestnicy uzyskują chroniony hasłem dostęp do elektronicznych akt projektu, realizowany za pośrednictwem sieci. W stosunku do rejestrów, folderów lub poszczególnych dokumentów mogą być przydzielane zróżnicowane uprawnienia do funkcji takich, jak wgląd, opracowywanie czy przesyłanie i pobieranie.

  • Struktura projektu do analogicznego zastosowania

    Dzięki Doxis4 dopasowana do indywidualnych wymagań struktura akt elektronicznych może być przenoszona do przebiegających jednocześnie lub następujących po sobie projektów oraz dostosowywana w miarę dynamicznego przebiegu projektu. Typowe przykłady tego rozwiązania można znaleźć niemal we wszystkich branżach, od zarządzania wydarzeniami i siecią po budownictwo i produkcję.

  • Wielodostępność i uprawnienia

    W przypadku koncernów i średnich przedsiębiorstw posiadających liczne niezależne prawnie jednostki oferowana przez akta projektu Doxis4 wielodostępność jest nieodzowna. dzięki niej każda spółka lub każdy mandant może oglądać lub modyfikować wyłącznie swoje dane. Przejście między mandantami jest w tym przypadku możliwe wyłącznie po ponownej autoryzacji i uwierzytelnieniu użytkowników. Rozdzielność mandantów może zostać określona w koncepcji uprawnień oraz na drodze oddzielnego gromadzenia danych (baza danych i nośniki pamięci). W tym przypadku ponowna autoryzacja i uwierzytelnianie użytkowników nie są konieczne.

  • Szybkie i łatwe wyszukiwanie dokumentów

    Wyszukiwanie dokumentów może odbywać się w wielu polach lub z wykorzystaniem funkcji pełnotekstowej (text mining) w obrębie całej struktury rejestru. Różnorodne możliwości filtrowania, funkcja grupowania oraz sortowanie list wyników wspomagają obsługę nawet dużej liczby dokumentów. 

Kokpit informacyjny

Strona tytułowa projektu akt elektronicznych błyskawicznie udostępnia informacje podstawowe, takie jak dane projektu i komentarze. Wraz z przejrzystą strukturą rejestru projektu dostępny jest zatem kompletny kokpit informacyjny, umożliwiający szybki i precyzyjny dostęp do wszystkich istotnych dokumentów i danych.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Jednolita struktura rejestru

Akta projektu z centralnie kontrolowaną i jednolitą strukturą rejestru mogą być swobodnie dopasowywane do każdego typu projektu i dowolnej metodyki. Raz zapisane struktury akt można w dowolnym momencie przenieść do innych projektów tego samego typu. Określany centralnie schemat klasyfikacji akt umożliwia dodatkowo utworzenie unikalnej struktury i systematyki dla wszystkich istniejących dokumentów i akt, w sposób niezależny od rzeczywistych akt projektu.

Obszar projektowy z interfejsem sieciowym

Zewnętrzni uczestnicy projektu otrzymują chroniony hasłem dostęp do istotnych dla projektu dokumentów. Jest on realizowany za pośrednictwem interfejsu sieciowego. Istnieje możliwość szczegółowego przydzielenia odpowiednich uprawnień dla rejestrów, folderów czy nawet pojedynczych dokumentów, a także uprawnień ograniczonych czasowo – zarządzaniem użytkownikami może zająć się bezpośrednio kierownik projektu.

Test
PreviewLupe
Screen

Elektroniczne akta projektu w Doxis4 – informacje

Zarządzanie aktami projektów

  • Jednolite zarządzanie informacjami i dokumentami
    projektowymi w różnorodnych formatach i pochodzących z różnych źródeł we wstępnie zdefiniowanej i jednolitej strukturze akt
  • Kompaktowe zestawienie wszystkich istotnych danych projektowych (kokpit informacyjny)
  • Oparty na rolach i precyzyjny system uprawnień (rejestr, folder, dokument; dostępy czasowe itd.)
  • Dostęp mobilny za pośrednictwem klienta internetowego i mobilnego
  • Akta offline: „wynoszenie” akt elektronicznych dzięki opcji ewidencjonowania/wyewidencjonowywania, oferującej pełną funkcjonalność: wgląd i opracowywanie (synchronizacja automatyczna)
  • Obszar projektowy (bezpieczna integracja uczestników z zewnątrz)
  • Swobodnie konfigurowane widoki akt: indywidualnie (np. zezwolenia, udostępnienia i terminy) lub w zależności od działu (np. zakupy, finanse, zarządzanie materiałami)
  • Integracja funkcji niezależnych od systemu, np. widoczność adresu w serwisie Google Maps (lokalizacja projektów, położenie maszyn budowlanych), zintegrowane wiki
  • Przejmowanie struktur uprawień z systemów obcych (np. LDAP)

Zarządzanie dokumentami projektowymi

  • Chroniące przed modyfikacją zapisywanie dokumentów i akt
  • Jasne struktury archiwum i unormowane procesy archiwizacji zapobiegają redundancji i wieloznaczności atrybutów zapisu
  • Zintegrowane funkcje DMS: archiwizacja akt (gromadzenie ręczne lub automatyczne), wyszukiwanie, opracowywanie, wersjonowanie, historia itd.
  • Międzynarodowy charakter dzięki dostępności wielu języków (obsługa UNICODE)
  • Logiczne przyporządkowanie dokumentów do wielu projektów częściowych lub uczestników, bez redundancji w archiwum
  • Uzupełnianie dokumentów o dodatkowe indeksy (metadane) w czasie pracy
  • Przeglądarka obsługuje ponad 300 formatów, nawet gdy aplikacja, w której je utworzono, jest niedostępna (również CAD)
  • Integracja z pakietem MS Office – wyszukiwanie i zapisywanie dokumentów bezpośrednio z poziomu MS Office
  • Elektroniczna skrzynka robocza dla procesów wymagających dużej liczby dokumentów
  • Wprowadzanie dokumentów papierowych dzięki w pełni zintegrowanemu oprogramowaniu skanującemu

Zarządzanie procesami projektowymi

  • Funkcja dziennika inspekcji – dokumentacja po stronie aplikacji klienckiej: kto dokonał czego i kiedy w przypadku danych dokumentów
  • Możliwe dołączenie przepływu pracy Doxis4: np. harmonogramowanie, terminy, ponowne składanie dokumentów
  • Funkcja subskrypcji do przesyłania powiadomień e-mail, np. w przypadku zmiany statusu, udostępnienia/zatwierdzenia

Zarządzanie danymi projektowymi

  • Łączenie różnorodnych obiektów informacyjnych pochodzących z różnych źródeł w elektronicznych aktach projektu (np. z systemów ERP, CRM, CAD, PPS)
  • Bezpieczeństwo dzięki autoryzacji i uwierzytelnianiu, szyfrowaniu SSL komunikacji na linii klient-serwer oraz przejmowaniu uprawnień
Contact