www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektroniczne akta umów
– struktura i przejrzystość w zarządzaniu umowami

Zarządzanie umowami w Doxis4

Doxis4 wnosi porządek, strukturę i przejrzystość do zarządzania umowami. Rozwiązanie to umożliwia zabezpieczoną przed modyfikacją archiwizację, wyszukiwanie i kontrolę całej dokumentacji umów. Rolę punktu początkowego w aktach umowy Doxis4 pełni kokpit informacyjny, zawierający wszystkie istotne dane umowy. Od tego etapu ma miejsce bezpośredni dostęp do dokumentów umów. W aktach umowy możliwe jest całościowe zarządzanie wszystkimi wpływającymi informacjami – niezależnie od nośnika – w ustrukturyzowany sposób przez cały cykl życia umowy. Monitor terminów oraz funkcja zarządzania ponownym składaniem dokumentów automatycznie informują użytkownika o zaległych terminach i okresach. Dzięki uzupełnieniu o funkcję skrzynki roboczej i przepływu pracy możliwe jest przeprowadzanie i protokołowanie zatwierdzania i sprawdzania umów w kontrolowany sposób.

Zalety

  • Kokpit informacyjny zawierający wszystkie istotne dane umowy
  • Automatyczne ponowne składanie dokumentów oraz kontrolowanie terminów
  • Przestrzeganie przepisów prawnych oraz wytycznych w zakresie zgodności
  • Niezależny od lokalizacji i działu dostęp do umów
  • Podstawa dla raportów handlowych, prawnych i statystycznych

Możliwości i zalety

  • Jedno rozwiązanie dla wszystkich umów

    Dzięki tylko jednemu rozwiązaniu można zarządzać wszystkimi sporządzanymi w organizacji umowami i uzgodnieniami, np. umowami kredytowymi, uzgodnieniami ramowymi, uzgodnieniami z klientami i dostawcami, umowami najmu, dzierżawy i leasingu, uzgodnieniami ze spółkami i koncernami, ubezpieczeniami, umowami o pracę, umowami licencyjnymi i konserwacyjnymi.

  • Łatwy dostęp

    Wszystkie zgromadzone metadane umożliwiają ustrukturyzowane wywoływanie umów niezależnie od lokalizacji. Dodatkowo funkcja wyszukiwania pełnotekstowego umożliwia przeszukiwanie treści dokumentów i metadanych. Dostęp do akt i dokumentów umów jest chroniony za pomocą uprawnień. Akta offline oraz klient sieciowy i mobilny umożliwiają dostęp do dokumentacji umowy poza pakietem Office.

  • Ochrona/bezpieczeństwo danych

    Za bezpieczeństwo danych odpowiada natywna koncepcja uprawnień Doxis4, która zapobiega niekontrolowanemu i nieautoryzowanemu dostępowi do umów. Oprócz tego zintegrowana w systemie zarządzania umowami Doxis4 funkcja dziennika inspekcji protokołuje wszystkie dostępy do dokumentacji umowy oraz próby jej modyfikacji. Zapis jest dokonywany w formatach zabezpieczonych przed modyfikacją (TIFF, PDF i PDF/A). Dodatkowe zabezpieczenie SoftWORM zapobiega celowemu lub omyłkowemu usunięciu dokumentacji umowy.

  • Zarządzanie terminami i ponownym składaniem dokumentów

    Dostępna w Doxis4 funkcja zarządzania terminami i ponownym składaniem dokumentów automatycznie kontroluje całą dokumentację umowy i informuje właściwego pracownika zajmującego się opracowywaniem umów o zaległych terminach i okresach. W razie braku reakcji system automatycznie przesyła powiadomienie do kolejnych osób odpowiedzialnych za umowy (mechanizm eskalacji).

  • Integracja

    System zarządzania umowami Doxis4 można integrować z pakietem Microsoft Office, systemami ERP, CRM, systemami zarządzania nieruchomościami oraz innym oprogramowaniem istotnym dla obsługi umów. Istnieje możliwość automatycznego przejmowania niezbędnych podstawowych i zmiennych danych umowy. Integracja z oprogramowaniem Microsoft umożliwia przekazywanie dokumentów umów do systemu zarządzania umowami Doxis4 już w momencie ich tworzenia. Tym samum pozwala to na zarządzanie szablonami włącznie z automatycznym wersjonowaniem.

Wszystkie dane umów w jednym miejscu

Akta umowy w Doxis4 w przejrzysty sposób prezentują na kokpicie informacyjnym wszystkie istotne dane umowy – włącznie z terminami i funkcją ponownego składania dokumentów.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Optymalizacja procesów związanych z umowami

Doxis4 pozwala na odwzorowywanie i realizowanie różnych procesów związanych z umowami w trybie standardowym lub ad hoc. Kompleksowe funkcje DMS, jak np. adnotacje, szablony czy wersjonowanie umożliwiają w pełni elektroniczne opracowywanie umowy.

Raporty i analizy

Elastyczne i swobodnie definiowane funkcje analityczne tworzą bazę dla raportów handlowych, prawnych i statystycznych (np. objaśnienie zdarzeń warunkowych).

Test
PreviewLupe
Screen

Zarządzanie umowami w Doxis4 – informacje

Zarządzanie aktami umowy

  • Zabezpieczona przed modyfikacją i zgodna z prawem archiwizacja umów oraz dokumentów istotnych dla umów
  • Zarządzanie wszystkimi obiektami umowy w jednych aktach niezależne od nośników (dokumenty pakietu Office, wiadomości e-mail, zeskanowane dokumenty papierowe, nagrania wideo itd.)
  • Możliwości tworzenia odniesień (inne umowy, hierarchie, możliwości grupowania)
  • Przypisanie dokumentów do kilku procesów zawiązanych z umowami – bez redundancji w archiwum 
  • Listy sugestii indeksacji dokumentów oraz wybór podczas wyszukiwania
  • Możliwość późniejszego przydzielenia atrybutów do dokumentów lub modyfikacji przydzielonych atrybutów

Zarządzanie dokumentami umowy

  • Kompleksowe funkcje DMS (adnotacje, wersjonowanie, ewidencjonowanie/wyewidencjonowywanie)
  • Zapis dokumentów pakietu MS Office za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” w kliencie Doxis4 włącznie z przejęciem właściwości plików (opcjonalnie)
  • Wyszukiwanie istotnych dokumentów umów podczas opracowywania bezpośrednio z poziomu pakietu MS Office (opcjonalnie)
  • Zapis dokumentów w różnych wersjach jako formatu źródłowego i docelowego, np. Word i PDF

Zarządzanie procesem związanym z umowami

  • Elastyczne, przejrzyste i udokumentowane przepływy pracy dla umów
  • Odwzorowanie standardowych przepływów pracy oraz przepływów pracy ad hoc
  • Prezentacja uzgadnianych umów
  • Kontrola przeprowadzana po stronie klienta – jaka osoba i kiedy dokonała określonych operacji w danych dokumentach

Zarządzanie danymi umów

  • Przejmowanie i synchronizacja danych umów z handlowych baz danych, list programu Excel itd.
  • Funkcja ponownego składania i zarządzania terminami
  • Standardowy eksport w celu przeprowadzeni analiz, np. w MS Excel
Contact