www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektroniczne akta zakupu – ułatwiają zakupy

Optymalizacja zakupów dzięki Doxis4

Ekonomiczne zaopatrzenie w towary stanowi istotne wyzwanie w procesie zakupowym. Bez profesjonalnego elektronicznego zarządzania aktami i dokumentami przetwarzanie informacji może stać się poważną przeszkodą. Wprawdzie zarządzanie łańcuchem dostaw (Supply Chain Management, SCM) oraz logistyka mają na celu ukształtowanie przepływów obiektów, do których zaliczają się też przepływy informacji, ale brakuje jednak odpowiedniej integracji procesów wymagających dużej liczby dokumentów. Podczas gdy zastosowanie systemów SCM i ERP w obszarze zakupów zoptymalizowało skoncentrowane na danych procesy zakupowe, to nadal brak jest zarówno kompletnej jak i obejmującej całość cyklu dokumentacji tych procesów, wymagających dużej liczby dokumentów. Akta zakupu Doxis4 wypełniają tę lukę, płynnie integrują się z istniejącymi systemami SCM i ERP oraz zapewniają znaczną optymalizację wydajności.

Kompletna dokumentacja zakupu zawsze pod ręką

Większość procesów zakupowych jest inicjowana i kończona za pośrednictwem dokumentów. Są one generowane, opracowywane, sprawdzane i udostępniane. Potrzebny jest taki profesjonalny system zarządzania aktami i dokumentami, który – począwszy od żądania materiału, poprzez zapytanie i zamówienie, a na zatwierdzeniu płatności faktur dostawców skończywszy – dokumentuje w ustrukturyzowany sposób całość procesu, od inicjacji aż do zakończenia relacji biznesowej, oraz zarządza nim w przejrzysty i zabezpieczony przed modyfikacją sposób.

Akta zakupu Doxis4 zarządzają niezależnie od formatu i nośnika wszystkimi dokumentami w systemie i archiwizują je – od wprowadzania informacji (input), poprzez opracowywanie, po archiwizację (output). Tym samym wszyscy pracownicy uczestniczący w transakcji zakupu uzyskują od dawna oczekiwany dostęp do wszystkich dokumentów, akt i operacji przynależnych do zakupu. Dzięki Doxis4 użytkownik może uzupełnić swój system SCM i ERP o pełną pisemną dokumentację nieustrukturyzowanych danych. Multimedialność elektronicznych akt zakupu Doxis4 umożliwia – oprócz korespondencji i ofert – archiwizowanie i prezentację również filmów poświęconych produktom, zdjęć produktów, odnośników do treści witryn internetowych dostawców, jak np. prezentacja siedziby.

Taki sam dostęp do informacji w zespole

Akta zakupu Doxis4 zapewniają przejrzystość w obrębie procesu decyzyjnego, zarządzają nim w efektywny sposób oraz umożliwiają zespołowi odpowiedzialnemu za zakupy na pracę na aktualnym i takim samym zasobie informacji. Uprawnienia poszczególnych osób do wglądu w dokumenty, rejestry i akta można dokładnie określić na poziomie obiektu, rejestru i akt. W przeciwieństwie do akt papierowych, które są fizycznie przywiązane do jednego miejsca, dzięki Doxis4 mobileCube lub standardowej funkcji akt online możliwy jest niezależny od lokalizacji dostęp do akt zakupu Doxis4.

Możliwość powiązania – dokumentów z dokumentami (np. oferty z cennikiem), dokumentów z aktami (np. aktualnych zamówień z poprzednimi), operacji z aktami (np. wiele zamówień tego samego materiału), akt z aktami (np. akt zakupu z aktami dostawcy) itd. – pozwala na przejrzystą dokumentację współzależności. W przypadku zakupów wymagających częstej pracy w zespołach i procesach wykraczających poza działy i lokalizacje oraz korzystania jednocześnie z tych samych informacji, akta elektroniczne Doxis4 umożliwiają bezpieczną i niezależną od czasu i miejsca współpracę. Dużą zaletę stanowi przy tym funkcja wielokrotnego dostępu do obiektu informacyjnego.

Od akt zakupu do akt dostawcy

Uzupełnieniem akt zakupu są akta dostawcy, a w razie potrzeby akta materiałów, które tworzą dokumentację całego cyklu życia relacji biznesowej z dostawcą lub właściwości i jakość materiału. W odróżnieniu od akt zakupu akta dostawcy umożliwiają precyzyjne zapoznanie się z pojedynczym dostawcą. Chodzi m.in. o informacje na temat wypłacalności, aktualne cenniki, certyfikaty, badania materiałów, zgłoszenia wad, protokoły odbioru itd.

Akta dostawcy Doxis4 mogą być tworzone automatycznie podczas generowania danych podstawowych wierzyciela, w wyniku czego możliwy jest bezpośredni przeskok do akt dostawcy np. z widoku danych podstawowych w systemie SCM i ERP lub ze zgłoszenia zapotrzebowania zamówienia w systemie zarządzania materiałami. Akta dostawcy Doxis4 pobierają wiele informacji z systemu zarządzania materiałami, np. zamówienia. Zapis w aktach dostawcy Doxis4 odbywa się automatycznie w oparciu o wartości indeksów przekazane przez system zarządzania materiałami. Jeżeli zamówienia są obsługiwane z pominięciem systemu zarządzania materiałami – co jest powszechne w przypadku małych części – wówczas akta zakupu mogą być też zakładane ręcznie.

Najpierw pojawia się zapytanie

Zazwyczaj proces zakupowy rozpoczyna się pisemnego zapytania dotyczącego określonych produktów i usług. Otrzymywane wówczas informacje są gromadzone i przechowywane oddzielnie w segregatorach, katalogach plików lub w skrzynce poczty e-mail. Dopiero w momencie złożenia zamówienia system ERP inicjuje proces zamówienia. Już w tej wczesnej fazie procesu zakupowego akta zakupu Doxis4 stanowią cenne wsparcie – także w razie braku utworzenia procesu zamówienia w systemie ERP – w szczególności wtedy, gdy w operacji tej uczestniczy wielu pracowników, nawet z różnych działów. Użytkownik może tworzyć nowe dokumenty oraz inicjować przebiegi pracy bezpośrednio z poziomu akt zakupu Doxis4. W związku z tym Doxis4 oferuje możliwość gromadzenia szablonów dokumentów zawierających wstępnie zdefiniowane treści dotyczące procesów zakupowych, które są potem automatycznie uzupełniane danymi dostawcy. Użytkownik może je potem indywidualnie modyfikować, o ile jest to wymagane w związku z procesem zakupowym. Akta zakupu są automatycznie uzupełniane o komunikację wychodzącą. Jeżeli dojdzie potem do złożenia zamówienia, to możliwe jest późniejsze powiązanie akt zakupu z procesem zamówienia w systemie ERP.

Więcej na temat elektronicznych akt zakupu

Zalety

  • Kompletna dokumentacja procesów zakupowych wymagających dużej liczby dokumentów
  • Dostęp do wszystkich, aktualnych i historycznych informacji
  • Pełna integracja z systemami SCM, ERP, Office i systemami pocztowymi
  • Dostęp niezależny od lokalizacji i działu – także mobilny
  • Uwzględnienie różnych perspektyw (zarządzanie materiałami, finanse itd.)

Możliwości i zalety

  • Integracja z istniejącymi systemami SCM, ERP, pakietem Office oraz systemami pocztowymi

    Elektroniczne akta zakupu mogą być integrowane z systemami zarządzania łańcuchami dostaw, ERP, pakietem Office oraz systemami pocztowymi, zapewniając pełen i zawsze aktualny wgląd we wszystkie istotne dokumenty procesu zakupowego, włącznie z komunikacją drogą e-mailową, grafikami, zdjęciami i nagraniami dotyczącymi produktów. Obsługa akt zakupu odbywa się w pozornie samoczynny sposób: istotne dokumenty z istniejących, wspomnianych wyżej systemów są automatycznie przejmowane i indeksowane. Akta zakupu Doxis4 są wygodnie wywoływane z systemu SCM i ERP.

  • Zgodność

    Dla przedsiębiorstwa coraz bardziej istotne staje się utrzymywanie zgodności na skalę krajową i międzynarodową. Obejmuje to przykładowo dokumentowanie oraz przestrzeganie przez dostawców norm dotyczących pracy, ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz norm środowiskowych. Również w kwestiach spornych lub w przypadku wystąpienia szkód zasadnicze znaczenie ma wymagający złożenia dokument pisemny. Akta zakupu Doxis4 dokumentują w zabezpieczony przed zapisem i zgodny z prawem sposób całość „pisemnych” procesów zakupowych, a dzięki funkcji dziennika inspekcji prezentują, kto i kiedy otrzymał, oglądał, opracowywał, modyfikował, zatwierdzał lub usuwał informacje.

  • Zakładanie akt ustrukturyzowanych i indywidualne widoki akt

    Pod względem struktury akta zakupu Doxis4 są takie same jak popularny segregator na dokumenty. Cyfrowa okładka zapewnia użytkownikowi wgląd w treść akt zakupu i zawiera istotne dla niego informacje. Monitor terminów kontroluje terminy i odpowiednio wcześnie informuje o ich upływie. Analogicznie do akt papierowych możliwe jest nadanie treściom akt zakupu jednolitej struktury w rejestrach i podrejestrach, możne ona przy tym odpowiadać schematowi klasyfikacji. Ponadto użytkownik może w dowolnym momencie tworzyć widoki informacji i zapisywać je w ulubionych. Funkcji tej można użyć np. do zlecania regularnego, automatycznego wyświetlania wszystkich wpływających zgłoszeń wad lub zamówień z ubiegłych 14 dni.

  • Łatwa praca z aktami i dokumentami

    Jeżeli ktoś chce być zawsze na bieżąco informowany o dodaniu nowych dokumentów do akt zakupu, idealnym rozwiązaniem jest korzystanie z subskrypcji korzystających z usługi powiadomień w Doxis4. Po dołączeniu nowych dokumentów system będzie wysyłać wiadomości e-mail z powiadomieniem. W celu uniknięcia otrzymywania informacji o wszystkich nowo dodanych dokumentach użytkownik może wprowadzić odpowiednie ograniczenia, np. w oparciu o typ dokumentu, ramy czasowe itd. System zarządzania wersjami w Doxis4 gwarantuje, że użytkownik zawsze będzie pracować z aktualnymi dokumentami.

  • Inteligentne przepływy pracy

    Dzięki zintegrowanym procesom kontroli i zatwierdzania wykorzystującym technologię przepływów pracy Doxis4 możliwe jest łatwe tworzenie, rozdzielanie, dostosowywanie i obsługa – poza elektronicznymi aktami zakupu – także akt dostawców i dokumentów. W wyniku tego możliwa jest standaryzacja heterogenicznych procesów zakupowych, oraz bardziej przejrzyste kształtowanie i szybsza realizacja (rozproszonych) procesów zatwierdzania. Do zatwierdzania zamówień i zgłoszeń zapotrzebowania na zamówienia nadaje się przepływ pracy ad hoc (Adaptive Case Management, adaptacyjne zarządzanie sprawami) oraz produkcyjny przepływ pracy – zależnie od tego, czy użytkownik chce kontrolować procesy zakupowe w indywidualny, czy w pełni zautomatyzowany sposób. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przydzielanie zadań właściwym osobom. W ramach procesu osoby te udzielają odpowiedzi drogą e-mailową, korzystając ze zintegrowanych opcji: akceptacji, odmowy i komentarza.

Akta zakupu w Doxis4 – informacje

Zarządzanie aktami zakupu

  • Zarządzanie wszystkimi należącymi do procesu zakupowego dokumentami, aktami i operacjami z różnych źródeł w jednolitej strukturze akt
  • Zarządzanie rozmaitymi formatami, włącznie z treściami multimedialnymi, jak np. filmy i zdjęcia dotyczące produktu, odnośniki do stron internetowych dostawcy
  • Integracja z istniejącymi systemami SCM, ERP, pakietem Office oraz systemami pocztowymi: automatyczne przejmowanie i indeksowanie istotnych dokumentów oraz dostęp do akt zakupu lub wywołanie ich bezpośrednio z systemów SCM i ERP
  • Ustrukturyzowana budowa rejestrów i podrejestrów, analogicznie do akt papierowych
  • Elektroniczna okładka zawiera podstawowe informacje na temat akt, przegląd treści oraz monitor terminów
  • Różnorodne możliwości powiązań: dokumentów między sobą, dokumentów z aktami, akt z aktami itd., bez redundantnego przechowywania
  • Swobodnie konfigurowane, indywidualne widoki akt (np. zamówienia, zgłoszenia wad itd.)
  • Dostęp mobilny za pośrednictwem klienta internetowego i mobilnego
  • Akta offline: „wynoszenie” akt elektronicznych dzięki opcji ewidencjonowania/wyewidencjonowywania, oferującej pełną funkcjonalność: widok i opracowanie (synchronizacja automatyczna)

Zarządzanie dokumentami zakupu

  • Chroniące przed modyfikacją zapisywanie oraz bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów i akt w ramach procesu zakupowego
  • Zintegrowane funkcje DMS: archiwizacja akt (gromadzenie ręczne lub automatyczne), wyszukiwanie, opracowywanie, wersjonowanie, historia itd.
  • Różnorodne możliwości dodawania adnotacji, analogicznie do opracowywania dokumentów papierowych: notatki, pieczątki, zakreślacz, komentarze itd.
  • Międzynarodowy charakter dzięki dostępności wielu języków (obsługa Unicode)
  • Zintegrowana przeglądarka ponad 300 formatów
  • Funkcja subskrypcji umożliwiająca informowanie przez e-mail, np. o nowo dodanych dokumentach, zmianach statusu, zatwierdzeniach
  • Wprowadzanie dokumentów papierowych za pośrednictwem w pełni zintegrowanego oprogramowania skanującego
  • Funkcja dziennika inspekcji dokumentuje: kto, kiedy i co robił z danymi dokumentami

Zarządzanie procesem zakupowym

  • Możliwość dołączenia przepływu pracy Doxis4 w celu standaryzacji heterogenicznych procesów zakupowych oraz zapewnienia przejrzystości i wydajności procesów zatwierdzania
  • Obsługa przepływów pracy ad-hoc (Adaptive Case Management, adaptacyjne zarządzanie sprawami) oraz produkcyjnych przepływów pracy – na potrzeby indywidualnych lub zautomatyzowanych procesów zakupowych
  • Zautomatyzowany podział zadań: elektroniczna skrzynka robocza oraz grupowe skrzynki robocze 
  • Funkcje przepływu pracy zintegrowane w poczcie e-mail: akceptacja, odmowa i komentarz

Zarządzanie aktami dostawcy

  • Zarządzanie informacjami o dostawcy i dotyczącymi go dokumentami dostępnymi w najróżniejszych formatach i pochodzącymi z różnych źródeł w jednolitej strukturze akt
  • Kompaktowe zestawienie wszystkich podstawowych danych dostawcy (kokpit informacyjny)
  • Automatyczne przejmowanie podstawowych danych dostawców z systemów ERP, SCM i innych

Bezpieczeństwo/ochrona dostępu

  • Bezpieczeństwo dzięki autoryzacji, uwierzytelnianiu i szyfrowaniu SSL komunikacji na linii klient-serwer oraz przejmowaniu uprawnień z wiodących systemów
  • Oparty na rolach, szczegółowy system uprawnień (rejestr, folder, dokument; dostępy czasowe itd.)
Contact