www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Doxis4: Od archiwum elektronicznego
do repozytorium treści

Archiwizacja elektroniczna w Doxis4 to obecnie dużo więcej niż tylko chroniące przed modyfikacją i trwałe przechowywanie informacji. Dzięki swojemu repozytorium treści Doxis4 udostępnia obejmujący całą organizację zbiór informacji dotyczących wszystkich dokumentów i danych. Pozwala ono na gromadzenie informacji zarówno w celu ich długotrwałej archiwizacji jak i czasowego przechowywania i edycji. 

Repozytorium treści Doxis4 zarządza wszystkimi obiektami informacyjnymi, które są dostępne w formacie cyfrowym lub mogą zostać do niego przekształcone – chodzi tu o dokumenty, wiadomości e-mail, obrazy, obiekty multimedialne, odnośniki itd. Podstawą dla późniejszego szybkiego i pewnego dostępu są metadane (kryteria indeksowania), zarządzane oddzielnie w przypadku dokumentów, operacji i akt. Oprócz tego kompletna indeksacja dokumentów umożliwia wygodne wyszukiwanie pełnotekstowe – dzięki funkcji text miningu (eksploracji tekstu) wyszukiwanie w Doxis4 pozyskuje nawet informacje pasujące do kontekstu, także wtedy, gdy wyszukiwane wyrażenia nie znajdują się w dokumencie.

Zbiór informacji umożliwiający skuteczne zarządzanie dokumentami

Użytkownik musi być zabezpieczony przed utratą danych również podczas codziennej pracy z dokumentami. Do tego celu katalogi plików nadają się tylko w pewnym stopniu. Użytkownik może omyłkowo nadpisać lub usunąć dane albo w nieprzemyślany sposób poddać ich część modyfikacji. Dokumenty giną w gąszczu wielu katalogów plików. Nawet jeśli nadal są fizycznie dostępne – ich odnalezienie jest niemożliwe! Dostęp do katalogu plików jest zazwyczaj zastrzeżony dla określonych zespołów i działów. Wszędzie tam, gdzie w ramach procesów biznesowych konieczna jest współpraca pomiędzy działami, katalogi plików utrudniają dostęp do potrzebnych informacji.

Jako uniwersalne repozytorium treści Doxis4 rozdziela katalogi plików, w ten sposób eliminując wspomniane wcześniej niedogodności. Dzięki zautomatyzowanemu wersjonowaniu możliwa jest modyfikacja dokumentów bez utraty wersji pierwotnej. Decyzja o tym, czy i które dokumenty mają zostać poddane długookresowej archiwizacji, jest podejmowana w oparciu o zbiór reguł. Takie podejście zapobiega trwałemu zapisowi już niepotrzebnych wersji roboczych oraz dokumentów, które nie są warte archiwizowania.

Sprawdzona ochrona przed modyfikacją na potrzeby długookresowego przechowywania

Funkcjonując jako archiwum elektroniczne system Doxis4 zapewnia trwałe bezpieczeństwo informacji ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych. Dzięki zaawansowanej koncepcji uprawnień, możliwości zarządzania cyklem życia informacji (Information Lifecycle Management, ILM) o zmiennych regułach retencji, metodzie przechowywania WORM oraz podpisom cyfrowym zapewnia on opłacalne, zabezpieczone przed modyfikacją oraz zgodne z prawem przechowywanie. Dopracowana metoda wirtualizacji pamięci pozwala na dodawanie, jednoczesną eksploatację oraz zachodzącą w dowolnym momencie wymianę różnych systemów gromadzenia danych wszystkich popularnych na rynku producentów – włącznie z różnymi rozwiązaniami w chmurze. Doxis4 umożliwia też realizację wszelkich metod rozdzielania i replikacji – w sposób dostosowany do wymagań zarówno wysoko mierzących średnich przedsiębiorstw, jak i działających na skalę światową koncernów. Na potrzeby licznych przypadków zastosowań Doxis4 oferuje interfejsy dopasowane do indywidualnych potrzeb oraz usługi wprowadzania danych, przykładowo dla danych SAP, MS SharePoint, MS Exchange, IBM Lotus Domino itd., umożliwiające realizację różnych rozwiązań archiwizacyjnych.

Repozytorium treści Doxis4 to dużo więcej niż tylko archiwizacja elektroniczna – pełni ono rolę zbioru informacji dla skutecznego zarządzania dokumentami.

Więcej o archiwizacji elektronicznej w Doxis4

Zalety

  • Błyskawiczny i niezależny od lokalizacji dostęp do informacji
  • Bezpieczne przechowywanie zgodne z obowiązującymi wytycznymi w zakresie zgodności
  • Pełna identyfikowalność dzięki protokołowaniu wszystkich procedur
  • Maksymalna elastyczność i trwałe bezpieczeństwo inwestycji dzięki wirtualizacji pamięci

Archiwizacja w kontekście architektury Doxis4

Jedno repozytorium treści dla wszystkich informacji

Dokumenty i dane docierają do przedsiębiorstwa z różnych źródeł i w rozmaitych formatach. Są one generowane w wielu różnych aplikacjach (ERP, CRM, HR, systemy poczty e-mail, pakiet Office itd.), gdzie muszą pozostać jako obiekty odniesienia – nawet w przypadku trwałego zarchiwizowania dokumentów. Praca z dokumentami obejmuje wszystkie obszary przedsiębiorstwa. W ramach procesów biznesowych pracownicy muszą pracować z dokumentami na skalę wykraczającą poza działy i lokalizacje. Wiele dokumentów wymaga trwałego zapisu, gdyż jest to wymagane przez prawo, zasady zgodności oraz gwarancję. W związku z powyższym Doxis4 oferuje uniwersalne i działające na skalę całego przedsiębiorstwa repozytorium treści, włącznie z funkcją elektronicznej archiwizacji i długotrwałego przechowywania.

Doxis4 umożliwia odejście od rozproszonego i zależnego od aplikacji przechowywania informacji na korzyść bezpiecznych metod powiązanych ze sprawami i operacjami. Poza wspomnianymi zaletami metoda archiwizacji zmniejsza również obciążenie różnych aplikacji danymi, zapewniając tym samym ich wydajność. Dodatkowo obniża ona koszty dzięki przeniesieniu rzadko potrzebnych informacji na bardziej wygodne nośniki pamięci. Z punktu widzenia użytkownika odbywa się to w niezauważalny sposób – wszystkie informacje są nadal dostępne w otoczeniu.

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja za pośrednictwem klientów Doxis4 i aplikacji klienckich klientów oraz bezpośrednio z MS Office i SharePoint. Zautomatyzowany import/indeksacja dużej liczby dokumentów.

Archiwizacja poczty elektronicznej

Ręczna i automatyczna archiwizacja wiadomości e-mail, zintegrowana z dostępnym oprogramowaniem do pracy grupowej: Exchange/Outlook, Lotus Domino/Notes.

Archiwizacja systemów plików

Archiwizacja plików pochodzących z serwerów plików Windows oraz innych systemów – dokonywana ręcznie, administracyjnie lub na podstawie reguł w oparciu o atrybuty plików.

Archiwizacja danych

Archiwizacja danych SAP dzięki reorganizacji bazy danych ze wszystkich modułów SAP – ogranicza wielkość i rozrost bazy danych SAP.

Archiwizacja SAP

Zabezpieczona przed modyfikacją i zgodna z prawem archiwizacja dokumentów SAP, włącznie z atrybutami dokumentów.

Archiwizacja Microsoft SharePoint

Archiwizowanie ręczne bezpośrednio z poziomu Microsoft SharePoint oraz wykorzystująca reguły, automatyczna i zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja treści SharePoint.

Możliwości i zalety

  • Uniwersalne archiwum elektroniczne

    Archiwa Doxis4 zapewniają bezpieczne zarządzanie i odpowiednio przechowują wszystkie obiekty informacyjne, które są dostępne w formacie cyfrowym lub mogą zostać do takiego przekształcone: dokumenty, wiadomości e-mail, obrazy, obiekty multimedialne, dane itd. W przypadku szczególnie wartych lub wymagających przechowywania dokumentów biznesowych można w dowolnym momencie – oprócz oryginału dokumentu – zapisać trwale zabezpieczone wersje (odwzorowania) w formacie TIFF, PDF, PDF/A-1 lub PDF/A-2, oraz zarchiwizować je na nieedytowalnych nośnikach, w tzw. pamięci WORM. Zautomatyzowane i podlegające ustawieniom zarządzanie regułami retencji i terminami usunięcia, odbywające się w sposób zgodny z przepisami prawnymi i regulacjami wewnątrzfirmowymi, gwarantuje z jednej strony niezbędną ochronę istotnych dokumentów, a z drugiej ponowne udostępnienie miejsca w pamięci. Do efektywnego wykorzystania dostępnych systemów gromadzenia danych przyczynia się również deduplikacja (single-instancing) oraz zarządzanie cyklem życia informacji (ILM). Pierwsze rozwiązanie zapewnia wyłącznie jednorazowy „fizyczny” zapis identycznych treści w archiwum, zapobiegając w ten sposób redundancji, a drugie umożliwia kontrolę całego cyklu życia dokumentu, gwarantując tym samym stałe optymalną dostępność przy użyciu możliwie najbardziej opłacalnych systemów gromadzenia danych.

  • Certyfikowana ochrona przed modyfikacją

    Ciesząca się światową renomą firma audytorska Deloitte & Touche przyznała pakietowi Doxis4 iECM certyfikat IDW PS 880. Archiwizacja elektroniczna odbywa się w odpowiednio zabezpieczony przed modyfikacją sposób, zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia systemów księgowych chronionych przed modyfikacją (GoBS) oraz AO, HGB i GDPdU. Bazujące na oprogramowaniu zabezpieczenie przed zapisem WORM (Write Once Read Multiple) zapobiega późniejszej modyfikacji lub usunięciu danych zapisanych na dyskach. Sprawdzone zabezpieczenie przed modyfikacją w połączeniu ze starannym dokumentowaniem procedur, elastycznymi okresami retencji, możliwością śledzenia zmian oraz podpisami cyfrowymi stanowią podstawę zgodności z prawem oraz trwałej ochrony dokumentów wymagających i wartych przechowywania.

  • Wyszukiwanie informacji oraz dostęp niezależny od lokalizacji

    Bezpieczne przechowywanie informacji to tylko pierwszy krok. W codziennej pracy z informacjami decydujące znaczenie ma możliwość ich szybkiego wyszukiwania. Jego podstawę stanowią dowolnie definiowane kryteria indeksowania (metadane) dokumentu, operacji i akt – które są generowane automatycznie (również z systemów trzecich, jak np. SAP), jednak w każdym momencie mogą zostać uzupełnione ręcznie. Oddzielne zarządzanie metadanymi (baza danych SQL) i treściami dokumentów (system gromadzenia danych) zapewnia szybką dostępność, także w przypadku bardzo dużej liczby dokumentów. Dodatkowo Doxis4 indeksuje wszystkie dokumenty, a dzięki funkcji inteligentnego, asocjacyjnego wyszukiwania pełnotekstowego pozyskuje całość zasobu informacji. Archiwa Doxis4 można przy tym stosować w wyjątkowo elastyczny sposób: w razie potrzeby udostępniają one dokumenty w związku z opracowywaniem spraw i operacji w wiodących systemach takich jak ERP, CRM, HR itd. W innym przypadku dostęp odbywa się za pośrednictwem klientów Doxis4 (dla Windows, internetowy i mobilny) lub w portalach intranetowych, SharePoint itd. poprzez portlety.

  • Ochrona dostępu i identyfikowalność

    Podstawą bezpieczeństwa zarchiwizowanych dokumentów biznesowych są osobista autoryzacja i uwierzytelnianie użytkownika oraz szyfrowanie SSL komunikacji na linii klient-serwer. Szczegółowe uprawnienia umożliwiają zróżnicowaną kontrolę dostępu do kluczowych dla przedsiębiorstwa lub poufnych informacji, zapobiegając ich niedozwolonemu przekazywaniu. Archiwizacja może być dodatkowo szyfrowana, aby chronić system przed inwigilacją. Dzięki zintegrowanej w Doxis4 funkcji dziennika inspekcji w razie potrzeby można zawsze ustalić, kto i kiedy miał wgląd w dane dokumenty, operacje i akta oraz dokonywał w nich zmian.

  • Wirtualizacja pamięci i replikacja

    Doxis4 wspiera wszystkie dostępne na rynku systemy gromadzenia danych, jak np. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera i ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 safeLock itd., a dzięki wirtualizacji pamięci jest w stanie połączyć je w jeden kompleksowy, „wirtualny” system. Wirtualizacja pamięci oferuje przedsiębiorstwu elastyczność: do gromadzenia trwałych zasobów danych można stosować niedrogie nośniki pamięci, natomiast w przypadku zasobów wymagających częstej dostępności wykorzystuje się rozwiązania charakteryzujące się wyjątkową szybkością. Wirtualizacja pamięci jest odpowiednim rozwiązaniem także z uwagi na szybki rozwój systemów gromadzenia danych: przedsiębiorstwa odnoszą korzyści z nowych technologii – np. pamięci w chmurze – bez konieczności natychmiastowego kopiowania „starych” systemów, a inwestycje pozostają zabezpieczone. W przypadku rozproszonych lokalizacji wydajne i inteligentne mechanizmy replikacji zapewniają szybką dostępność oraz efektywne wykorzystanie systemów gromadzenia danych.

  • Wielodostępność

    W przypadku koncernów i średnich przedsiębiorstw posiadających liczne niezależne prawnie jednostki oferowana przez system archiwizacji Doxis4 wielodostępność jest nieodzowna: kilka spółek lub kilku mandantów może jednocześnie przechowywać dokumenty i dane w zabezpieczony przed modyfikacją i niezależny od siebie sposób. Przejście między mandantami jest możliwe tylko po ponownej autoryzacji i uwierzytelnieniu użytkownika albo też rozdzielność mandantów zostaje zdefiniowana w ramach koncepcji uprawnień i oddzielnego przechowywania danych (baza danych i nośniki pamięci). Doxis4 umożliwia zatem oddzielne przechowywanie danych, zapobiegając jednocześnie wzajemnemu dostępowi do informacji – w wymaganym przez ustawodawcę zakresie.

  • Podpisy elektroniczne

    Dokumenty bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie mogą być uznane za dokumentację. Ponadto podpisy chronią przed fałszerstwami i umożliwiają niebudzące wątpliwości określenie autora (autentyczność). Doxis4 w rozległym stopniu wspiera stosowanie podpisów elektronicznych – od skanowania aż do zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji. System Doxis4 umożliwia pojedyncze lub seryjne generowanie, sprawdzanie i archiwizowanie podpisów. Doxis4 pozwala na łatwe zarządzanie kilkoma podpisami elektronicznymi w ramach jednego dokumentu.

Zarządzanie cyklem życia informacji (ILM)

ILM koncentruje procesy i technologie w celu zarządzania informacjami przedsiębiorstwa przez cały cykl życia. Gwarantuje on, że dane i dokumenty w procesie biznesowym będą dostępne w odpowiednim momencie, a jednocześnie zostaną bezpiecznie zarchiwizowane na optymalnym nośniku – z uwzględnieniem szybkości, kosztów oraz regulacji ustawowych.

Cykl życia dokumentu

  • Zarządzanie ustrukturyzowanymi i niestrukturyzowanymi informacjami przez cały cykl życia
  • Automatyczne przenoszenie dokumentów i danych na optymalny nośnik
  • Inteligentne mechanizmy buforowania
Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe stosuje Doxis4 jako platformę ECM działającą na skalę całego przedsiębiorstwa.

Czytaj więcej »
PVS Büdingen

PVS Büdingen korzysta z archiwum, systemu DMS, akt elektronicznych, skrzynek roboczych, przepływu prac, funkcji Capture oraz SmartOffice Plus wchodzących w skład pakietu Doxis4 iECM-Suite.

Czytaj więcej »
EDEKA Nord

Do zarządzania dokumentami, umowami, fakturami bieżącymi dla swoich rynków itd. EDEKA Nord wykorzystuje tzw. elektroniczne akta obiektów, mające na celu szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów bez wersji papierowych.

Czytaj więcej »
BAUHAUS AG

W 2007 r. spółka BAUHAUS AG wprowadziła akta elektroniczne w swoim dziale prawnym. Obecnie system zarządzania kancelarią bazujący na oprogramowaniu Doxis4 steruje całą komunikacją w dziale prawnym.

Czytaj więcej »
LBS

W używanym przez firmę LBS systemie Doxis4 znajduje się obecnie 43 mln dokumentów. 300 pracowników LBS posługuje się aktami elektronicznymi, jak np. akta kas budowlanych, akta kredytowe, akta prawne.

Czytaj więcej »
Związek samorządowy Westfalii-Lippe

LWL wybrał zintegrowany system ECM firmy SER o zasięgu wykraczającym poza granice działów organizacji. W użyciu są akta elektroniczne, archiwizacja, kontrola faktur i księga jakości KTQ.

Czytaj więcej »
DHL Express

Firma DHL stawia na jednolite rozwiązanie DMS działające na skalę całego przed­siębiorstwa w oparciu o oprogramowanie Doxis4.

Czytaj więcej »
DER Touristik

Dzięki rozwiązaniu Doxis4 koncern każdego roku automatycznie przetwarza ponad pół miliona faktur przychodzących i gromadzi wszystkie faktury w archiwum SER w sposób zgodny z wymogami kontrolnymi.

Czytaj więcej »
Randstad Niemcy

Firma Randstad wdrożyła archiwum Doxis4 w celu zarchiwizowania ponad 27 milionów dokumentów personalnych z systemu zarządzania folderami SAP.

Czytaj więcej »
DB Systel

Bazujący na oprogramowaniu Doxis4 system do zarządzania treścią w branży kolejowej (BCM) umożliwia tworzenie w całym koncernie zindywidualizowanych aplikacji przeznaczonych dla kilku tysięcy użytkowników.

Studium przypadku »
Dürr Dental AG

Spółka Dürr Dental AG zautomatyzowała proces przetwarzania dowodów dostaw i faktur przychodzących włącznie z integracją rozwiązania Doxis4 z wiodącym systemem IFS-ERP.

Czytaj więcej »
Eissmann Group Automotive

Grupa Dussmann zdecydowała się na zastosowanie pakietu Doxis4 iECM-Suite w całej organizacji.

Czytaj więcej »
Miasto Getynga

Miasto Getynga przechodzi na administrację elektroniczną i dzięki wsparciu firmy SER wdrożyło system elektronicznego prowadzenia akt w pierwszych jednostkach organizacyjnych.

Czytaj więcej »

Archiwizacja elektroniczna w Doxis4 – informacje

Repozytorium treści

  • Archiwizacja dokumentów (dokumenty NCI i CI), danych, wiadomości e-mail, obrazów, obiektów multimedialnych itd.
  • Jednolite zarządzanie metadanymi w relacyjnej bazie danych
  • Różnorodne opcje wyszukiwania w obrębie całego zasobu danych
  • Kompleksowe zarządzanie okresami retencji i terminami usunięcia
  • Wirtualizacja pamięci fizycznej

Do zastosowania w przedsiębiorstwie

  • Wysoka skalowalność – włącznie z aplikacjami obejmującymi całą organizację
  • Wysoka wydajność także przy znacznych wymaganiach względem przepustowości i szybkości dostępu
  • Moduł replikacyjny zapewniający maksymalną dostępność także w przypadku rozproszonych lokalizacji
  • Wielodostępność

Zgodność/bezpieczeństwo

  • Certyfikowana archiwizacja chroniąca przed modyfikacją (IDW PS 880)
  • Oparte na oprogramowaniu zabezpieczenie przed zapisem WORM
  • Szyfrowanie obiektów informacyjnych odbywające się na serwerze
  • Bezpieczna komunikacja na linii klient-serwer (szyfrowanie SSL)

Interfejsy

  • Obsługa wszystkich dostępnych na rynku systemów gromadzenia danych, jak np. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera i ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock itd.
  • Uniwersalne interfejsy dla powszechnie stosowanych systemów ERP, HR i CRM
  • Certyfikowane interfejsy dla SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Administrowanie

  • Wieloplatformowa aplikacja i gromadzenie danych
  • Administracja poprzez graficzny interfejs użytkownika (internetowy)
Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server
Fact Sheet

Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server

Fact Sheet »
Rozwiązania Compliance Storage: bezpieczne i sprawdzone! - Doxis4 safeLock
Fact Sheet

Rozwiązania Compliance Storage: bezpieczne i sprawdzone! - Doxis4 safeLock

Fact Sheet »
Contact