www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Platforma Microsoft SharePoint
– niewielka, szybka, bezpieczna

Archiwizacja Microsoft SharePoint w Doxis4

Archiwizacja za pośrednictwem Doxis4 stanowi idealne uzupełnienie wszędzie tam, gdzie rozwiązanie Microsoft SharePoint pełni rolę np. platformy dla współpracy (collaboration), wewnątrzfirmowych sieci społecznych lub portali intranetowych. Za przejmowaniem treści SharePoint do działającego na skalę przedsiębiorstwa systemu ECM przemawia również zwrócenie się firmy Microsoft ku rozwiązaniom w chmurze – właśnie z uwagi na ochronę danych. Dzięki odciążeniu bazy danych SharePoint archiwizacja Doxis4 pozwala na utrzymanie trwalej wydajności nawet przy szybko zwiększającej się ilości informacji, a poprzez np. wirtualizację pamięci zapewnia elastyczność wyboru stosowanych technologii zapisu. Wielokrotnie powiązane treści są przechowywane w nieredundantny sposób wyłącznie w jednym miejscu w systemie – gwarantuje to wydajne korzystanie z dostępnego miejsca w pamięci. Spełniające wymogi standardu IDW PS 880 archiwum Doxis4 stanowi pewną podstawę dla zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji wymagających przechowywania dokumentów i danych z platformy SharePoint – także w perspektywie długoterminowej.

Ponadto Doxis4 umożliwia też przejmowanie i wersjonowanie dokumentów, które są jeszcze opracowywane w ramach SharePoint. W ten sposób treści z platformy SharePoint zostają odpowiednio wcześnie dodawane do działającego na skalę przedsiębiorstwa i niezależnego od systemu repozytorium treści i są łączone z informacjami pochodzącymi z innych, kluczowych dla działalności biznesowej aplikacji, które w oparciu o tę samą technologię są również przekazywane do repozytorium Doxis4. Tym samym do przeszłości należą już silosy informacyjne istniejące w skrzynkach poczty e-mail, systemach plików czy nawet w SharePoint. Informacje są dostępne dla uprawnionych użytkowników tak długo, jak są potrzebne w procesie biznesowym.

Elastycznie konfigurowane opcje archiwizacji

Właściwa archiwizacja treści SharePoint w zabezpieczonym przed modyfikacją repozytorium treści Doxis4 (archiwum) może odbywać się w sposób automatyczny bazując na regułach lub być dokonywana ręcznie przez użytkownika. Doxis4 archiwizuje wszelkie typy treści SharePoint, również tzw. elementy (items), które mogą składać się z wielu plików. Atrybuty dokumentów z SharePoint są przy tym przejmowane do systemu ECM Doxis4 – w ten sposób użytkownik może łączyć treści SharePoint również z dokumentacją biznesową z innych systemów i łącznie je przeszukiwać. Po archiwizacji w SharePoint pozostaje odnośnik (stub), dzięki któremu użytkownik nadal może uzyskać dostęp do informacji za pomocą kliknięcia – w razie potrzeby pliki są odtwarzane z archiwum i zostają potem niezwłocznie udostępnione za pośrednictwem pamięci podręcznej. Na potrzeby archiwizacji ręcznej bezpośrednio w obrębie SharePoint widoczne są te usługi Doxis4, które pozwalają na ponowne zażądanie dokumentów z Doxis4. Możliwe jest przy tym zaznaczenie i zarchiwizowanie lub odtworzenie wielu dokumentów. Oprócz wywołania z SharePoint możliwy jest również bezpośredni przeskok do klientów Doxis4 w celu skorzystania z dalszych funkcji, jak np. subskrypcje czy powiązanie dokumentów.

Baza danych SharePoint – niewielka i szybka

Firma Microsoft sama zaleca przenoszenie z bazy SharePoint dużych ilości danych obejmujących rzadko potrzebne informacje. Ma to utrzymać wydajność systemu oraz zachować ramy czasowe tworzenia kopii zapasowej i odzyskiwania danych. Microsoft udostępnia w tym celu odpowiednie interfejsy. W przypadku treści zarchiwizowanych przez Doxis4 zachodzi ponadto deduplikacja, określana też mianem archiwizacji single instance. Gwarantuje ona, że pliki występują „fizycznie” w archiwum tylko raz, także wtedy, gdy w systemie SharePoint (lub w przypadku kompleksowego stosowania usług Doxis4 Gateway np. w systemie plików lub na serwerze poczty e-mail) znajdują się do nich liczne odniesienia. Przenoszenie za pośrednictwem Doxis4 oferuje jeszcze więcej zalet dla przedsiębiorstwa: wirtualizacja pamięci umożliwia stosowanie i łączenie najróżniejszych systemów gromadzenia danych – włącznie z łatwą migracją do nowych rozwiązań – w celu zapewnienia dostępu do dokumentów i danych również w perspektywie długoterminowej. Poza tym stanowi ona podstawę zarządzania cyklem życia informacji, które pozwala na przenoszenie dokumentów do różnych systemów gromadzenia danych, zależnie od ich aktualnego znaczenia dla procesów biznesowych.

Zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja w SharePoint

Przestrzeganie przepisów ustawowych dotyczących zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji musi odbywać się w sposób neutralny technologicznie, tzn. tak, aby przy odpowiednich działaniach organizacyjnych eksploatacja każdego systemu odbywała się zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia elektronicznych systemów księgowych (GoBS). W tym przypadku należy przestrzegać przede wszystkim wytycznych norm IDW PS 880 oraz IDW RS FAIT 3. Chociaż archiwizacja za pomocą SharePoint jest teoretycznie możliwa, liczne ograniczenia systemowe – zgodnie ze sporządzonym przez KPMG na zlecenie firmy Microsoft raportem White Paper z 2011 r. – zwłaszcza w kwestii nieedytowalnego zapisu (WORM) przemawiają przeciwko niej. Zwłaszcza w przypadku, gdy konieczne jest spełnienie kryteriów takich, jak ochrona przed modyfikacją.

Certyfikat zgodności ze standardem IDW PS 880 gwarantuje użytkownikom Doxis4 pewność, że dokumenty i dane są dobrze chronione. Doxis4 umożliwia nie tylko podłączanie niepodlegających zmianom systemów gromadzenia danych różnych producentów – m.in. Doxis4 safeLock firmy SER – lecz także automatyczne generowanie trwałych plików PDF/A ze wszystkich powszechnie stosowanych formatów Desktop i Office w sposób bazujący na regułach. System Doxis4 przejmuje okresy retencji bezpośrednio z SharePoint lub też wyznacza je w oparciu o dane reguły archiwizacji.

Więcej na temat archiwizacji Microsoft SharePoint w Doxis4

Zalety

  • Trwale niezmienna wydajność systemu SharePoint dzięki przenoszeniu dokumentów, plików i innych elementów z systemów SharePoint do repozytorium treści Doxis4
  • Zarówno bazujące na regułach i automatyczne, jak i ręczne zapisywanie lub archiwizowanie
  • Unikanie redundancji dzięki archiwizacji single instance
  • Zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja zgodna z IDW PS 880
  • Krótszy czas sporządzania kopii zapasowej/odzyskiwania danych

Możliwości i zalety

  • Administrowanie i zbiory reguł

    Archiwizacja SharePoint w Doxis4 obsługuje funkcję elastycznego definiowania reguł archiwizacji dla całych stron SharePoint i przewiduje możliwość określania wyjątków w dowolnym momencie, bez konieczności tworzenia w tym celu całkowicie nowych definicji reguł. Same reguły archiwizacji można swobodnie tworzyć w oparciu o różne obszary, jak „wybór dokumentu” określający np., które dokumenty z danych witryn SharePoint mają być gromadzone w archiwum. Kolejne istotne aspekty to „format archiwum” określający przykładowo, czy do celów wyszukiwania ma być tworzony fragment pełnego tekstu, lub czy w związku z bezpieczeństwem ma być generowana dodatkowa, trwale zabezpieczona wersja w formacie PDF/A itd., oraz „zarządzanie pamięcią”, które określa, co stanie się z obiektami w systemie źródłowym po archiwizacji lub odtworzeniu. Ramy czasowe dla reguł archiwizacji są swobodnie określane w sposób zgodny z wymogami przedsiębiorstwa.

  • Przechowywanie i terminy

    Zależnie od wymagań system archiwizacji SharePoint w Doxis4 obsługuje różne opcje przechowywania, linkowania i usuwania. Zarchiwizowane dokumenty lub pliki mogą być dostępne jednocześnie w systemie pierwotnym i w Doxis4 – np. w przypadku, gdy konieczny jest jeszcze częsty dostęp do plików lub gdy dokumenty są nadal opracowywane w SharePoint. Doxis4 może w dowolnym momencie ponownie je zsynchronizować jako nowe wersje. W przypadku rzadko potrzebnych dokumentów skuteczniejsze jest usunięcie ich z systemu pierwotnego i zastąpienie odnośnikiem do elementów w Doxis4. To „częściowe usuwanie” system Doxis4 przejmuje automatycznie w oparciu o reguły archiwizacji. Po upływie okresów retencji lub na podstawie odpowiednich reguł dotyczących bardzo starych dokumentów system Doxis4 może też dokonać ich całkowitego usunięcia w celu udostępnienia miejsca w pamięci. Także ręczne usuwanie zarchiwizowanych dokumentów z systemu plików jest dostępne dla zdefiniowanych grup użytkowników, co może być istotne np. z punktu widzenia działów personalnych.

  • Atrybuty dokumentów i wyszukiwanie pełnotekstowe

    Podczas przenoszenia lub jednoczesnego zapisywania dokumentów SharePoint w archiwum Doxis4 atrybuty dokumentów są przejmowane z SharePoint w postaci metadanych. Umożliwia to – dzięki bezpiecznej archiwizacji oraz odciążeniu serwera SharePoint – stworzenie centralnego repozytorium treści, do którego wpływa dokumentacja biznesowa pochodząca z różnych źródeł informacji. Metadane tworzą podstawę dla szybkiego wyszukiwania w aplikacjach klienckich Doxis4. Dodatkowo podczas zapisywania można także wygenerować pełnotekstowy fragment dokumentu, który pozwala potem na wygodne przeszukiwanie jego całej treści.

  • Certyfikowana ochrona przed modyfikacją

    Ciesząca się światową renomą firma audytorska Deloitte & Touche przyznała pakietowi Doxis4 iECM certyfikat IDW PS 880. Archiwizacja elektroniczna odbywa się w odpowiednio zabezpieczony przed modyfikacją sposób, zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia systemów księgowych chronionych przed modyfikacją (GoBS) oraz AO, HGB i GDPdU. Bazujące na oprogramowaniu zabezpieczenie przed zapisem WORM (Write Once Read Multiple) zapobiega późniejszej modyfikacji lub usunięciu danych zapisanych na dyskach. Sprawdzone zabezpieczenie przed modyfikacją w połączeniu ze starannym dokumentowaniem procedur, elastycznymi okresami retencji, możliwością śledzenia zmian oraz podpisami cyfrowymi stanowią podstawę zgodności z prawem oraz trwałej ochrony dokumentów wymagających i wartych przechowywania.

Archiwizacja elektroniczna

Repozytorium treści Doxis4 stanowi zbiór informacji dla wszystkich dokumentów i danych na skalę przedsiębiorstwa. Gromadzi ono informacje dotyczące zarówno archiwizacji trwałej, jak i czasowego przechowywania i opracowywania danych pochodzących z najróżniejszych źródeł (ERP, CRM, HR, poczta e-mail, pakiet Office itd.) i dostępnych w różnych formatach, łączy je i udostępnia na potrzeby dalszego użytkowania – zarówno za pośrednictwem aplikacji klienckich Doxis4, jak i z typowym zakresem funkcji w danym środowisku aplikacji.

Więcej na temat uniwersalnego archiwum Doxis4

Usługi Doxis4 Gateway

Usługi Doxis4 Gateway stanowią jednolitą podstawę dla zautomatyzowanej i bazującej na regułach archiwizacji treści pochodzących z systemów do pracy grupowej (MS Exchange/Outlook oraz IBM Lotus Domino/Notes), farm SharePoint lub serwerów plików. Umożliwiają one odciążenie wspomnianych systemów oraz usuwanie istniejących w przedsiębiorstwie silosów informacyjnych. Usługi te umożliwiają bazującą na regułach oraz ręczną archiwizację wiadomości e-mail, plików z systemów plików oraz dokumentów z systemów SharePoint.

Zalety

  • Usługi Gateway dla:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Serwerów /Systemów plików
    • Microsoft SharePoint
  • Ręczna i automatyczna archiwizacja bazująca na regułach
  • Automatyczne i bazujące na regułach usuwanie i częściowe usuwanie z systemu źródłowego

Archiwizacja Microsoft SharePoint w Doxis4 – informacje

Archiwizacja i odtwarzanie

  • Obszerny zbiór reguł automatycznej archiwizacji dokumentów z platformy Microsoft SharePoint
  • Funkcje ręcznego archiwizowania i odtwarzania dokumentów i folderów z SharePoint
  • Zastępowanie dokumentów Microsoft SharePoint przez tzw. odnośniki (stubs)
  • Wywoływanie zarchiwizowanych elementów z SharePoint
  • Pokazywanie statusu archiwum w listach SharePoint
  • Przeskok do aplikacji klienckich Doxis4 z wieloma dalszymi funkcjami
  • Archiwizacja single instance (deduplikacja danych)

Administrowanie

  • Jednolite, centralne administrowanie
  • Możliwość dołączenia dowolnej liczby systemów trzecich
  • Możliwość dołączenia dowolnej liczby systemów archiwizacji
  • Określony zbiór reguł dla dedykowanych domen takich jak Microsoft SharePoint
  • Sterowanie czasowe procesami w tle
  • Możliwość integracji z konsolą zarządzania Microsoft Management Console (MMC) jako pojedynczy punkt dostępu („single-point-of-access”)

Synchronizacja

  • Odtwarzanie poszczególnych obiektów w systemie źródłowym podczas otwierania
  • Dostęp do odtworzonych obiektów bez dalszego dostępu do archiwum (buforowanie)
  • Automatyczne usuwanie odtworzonych obiektów z systemu trzeciego
  • Możliwość automatycznej synchronizacji zmian w archiwum w drodze wersjonowania

Infrastruktura

  • Wysoka skalowalność
  • Obsługa klastrów
  • Wirtualizacja pamięci wspiera różne technologie zapisu niezmienianych danych, jak np. Doxis4 safeLock, EMC Centera, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP iCAS, HP IAP, IBM SSAM API, NetApp SnapLock, SAN/NAS Filer, Cloud-Storage (Amazon S3, Google Storage lub Microsoft Azure)
  • Możliwość łatwego przejścia na nowe technologie zapisu
  • Stosowanie licznych usług Gateway w celu rozłożenia obciążenia
Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4
Fact Sheet

Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4

Fact Sheet »
Contact