www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Archiwizacja systemu plików
– zarządzanie treścią dzięki automatycznemu archiwizowaniu

Archiwizacja systemu plików w Doxis4

Mimo licznych wad systemy plików (ang. filesystem) służące do archiwizacji dokumentów i danych na tzw. serwerach plików są nadal szeroko rozpowszechnione w przedsiębiorstwach. Ilość danych jest ogromna i stale się zwiększa – często osiągając nawet wielkości podawane w petabajtach. W większości przypadków pracownicy i zespoły zarządzają swoimi dokumentami, korzystają z nieprzejrzystych i szeroko rozgałęzionych katalogów plików. Odnajdywanie informacji jest utrudnione, przede wszystkim, gdy katalogi nie są wystarczająco ustrukturyzowane.

Olbrzymia ilość danych wymaga kosztownego miejsca w pamięci. Tworzenie kopii zapasowych, konserwacja i zarządzanie systemami zużywają cenne zasoby IT – co łączy się ze znacznymi nakładami czasu i kosztów. Im większa ilość danych, tym większe zapotrzebowanie na miejsce w pamięci i dłuższy czas sporządzania kopii zapasowych. Z powodu spadku wydajności systemu codzienne procesy wyszukiwania oraz uzyskiwania dostępu do plików zabierają więcej czasu niż to konieczne, w wyniku czego użytkownik traci cenny czas pracy.

Jeszcze poważniejsze skutki ma często nieunikniony rozrost katalogów plików. Pracownicy przechowują różne wersje i kopie dokumentów w kilku miejscach, co można określić mianem niekontrolowanego rozrostu danych. Powoduje to utratę rozeznania w systemie i nieprzestrzeganie wymogów zgodności; brakuje kontekstu dla informacji, a zużycie pamięci wzrasta bardziej niż to konieczne. W takich warunkach nie może być mowy o zabezpieczonym przed modyfikacją gromadzeniu dokumentów wymagających i wartych przechowywania!

Użytkownicy korzystają ze zarchiwizowanych dokumentów w niezmieniony sposób

Archiwizacja systemu plików w Doxis4 oferuje kompleksowe funkcje umożliwiające bezpieczne przechowywanie (włącznie z zabezpieczonym przed modyfikacją archiwizowaniem) oraz odtwarzanie plików, folderów i katalogów (a także całych systemów plików). Rodzaj obiektów poddawanych archiwizacji można zdefiniować ręcznie lub określić po atrybutach plików.

Archiwizacja odbywa się automatycznie i może przebiegać w tle w sposób sterowany czasowo, a do jej kontroli służy zbiór konfigurowalnych reguł. Odpowiednie reguły umożliwiają dokładne określenie treści „do zarchiwizowania”. I na odwrót: wcześniej zarchiwizowane i w związku z tym przeniesione obiekty można wywoływać i odtwarzać z zachowaniem pełnej przejrzystości poprzez kliknięcie myszy lub za pośrednictwem okna dialogowego „Otwórz plik”.

Z punktu widzenia użytkownika nie ma żadnej różnicy, czy plik znajduje się jeszcze na serwerze plików, czy jest ładowany z repozytorium treści Doxis4. Tylko po zmienionej ikonie pliku (CD) można rozpoznać, czy dany plik został już zarchiwizowany. Zapisane i poddane archiwizacji dokumenty można w normalny sposób otwierać, wysyłać, dodawać do innych dokumentów lub podlinkować. Alternatywnie istnieje możliwość systematycznego odtwarzania dużych zasobów danych za pomocą odpowiednich procesów administracyjnych (zadań).

Odciążenie serwerów plików i zasobów IT

Archiwizacja systemu plików w Doxis4 umożliwia odciążenie używanego serwera plików. Pozostają na nim wyłącznie zestawy plików wraz z nazwami, atrybutami i powiązaniami. Powoduje to wyraźne uproszczenie i skrócenie czasu konserwacji oraz tworzenia kopii zapasowej i odzyskiwania danych. Dodatkowo możliwe jest spełnienie wymogów regulacyjnych będących podstawą archiwizacji zabezpieczonej przed modyfikacją (zgodność).

Więcej na temat archiwizacji systemu plików w Doxis4

Zalety

  • Odciążenie serwerów/systemów plików
  • Uniknięcie redundancji dzięki archiwizacji „single instance” (deduplikacja danych)
  • Skrócenie czasu tworzenia kopii zapasowej i
    odzyskiwania danych
  • Bazująca na regułach, automatyczna i ręczna archiwizacja
  • Inteligentne przeszukiwanie treści z wykorzystaniem funkcji pełnotekstowych
  • Optymalizacja wydajności
  • Konsolidacja serwera, pamięci i kopii zapasowej
  • Sprawdzona metoda przechowywania i archiwizacji

Możliwości i zalety

  • Administrowanie i zbiory reguł

    Kluczowym elementem archiwizacji systemu plików Doxis4 jest możliwość elastycznego definiowania reguł archiwizacji. Obowiązuje przy tym zasada: nie ma reguły bez wyjątku. Wyjątki można definiować bez konieczności tworzenia całkowicie nowych definicji reguł dla tych przypadków specjalnych. Z kolei same reguły archiwizacji składają się z różnych obszarów, definiujących odrębne aspekty reguł. Najważniejszym aspektem jest „wybór dokumentu” definiujący, które obiekty mają zostać zarchiwizowane. W przypadku archiwizacji systemu plików określa on, które foldery mają zostać wykluczone z archiwizacji. Kolejnym istotnym aspektem jest „format archiwum”. Przykładowo definiuje on, czy będzie generowany fragment pełnego tekstu, czy ma odbywać się kompresja itd. Trzecim istotnym obszarem jest „zarządzanie pamięcią” określające, co stanie się z obiektami w systemie źródłowym po archiwizacji lub odtworzeniu. Poza tym reguły umożliwiają określenie, które ręczne funkcje będą dostępne dla użytkownika w aplikacjach klienckich. Oprócz tego definiowane są również ramy czasowe stosowania reguł archiwizacji.

  • Archiwizacja, linkowanie i usuwanie

    Archiwizacja systemu plików Doxis4 pozwala na realizację różnych opcji przechowywania, linkowania i usuwania. Po archiwizacji dokument lub plik może być dostępny jednocześnie w systemie pierwotnym i w Doxis4. Jest to wskazane np. w sytuacji, gdy w systemie pierwotnym nadal często mają miejsce operacje dostępu do danych. W przypadku rzadko potrzebnych dokumentów i danych skuteczniejsze jest usunięcie ich z systemu pierwotnego i zastąpienie odnośnikiem do elementów w Doxis4. W ramach tej operacji, określanej również mianem skracania lub częściowego usuwania, odbywa się automatyczna archiwizacja systemu plików w oparciu o zapisane reguły; zazwyczaj ma ona miejsce tuż po zakończeniu archiwizacji danych. Jeżeli dokumenty i dane nie są już w ogóle potrzebne, na przykład w przypadku bardzo „starych” danych i/lub upłynięcia okresu retencji, wówczas można je całkowicie usunąć z obydwu systemów. Również i to odbywa się w sposób automatyczny, zgodnie z określonymi regułami. Także ręczne usuwanie zarchiwizowanych dokumentów z systemu plików jest dostępne dla zdefiniowanych grup użytkowników, co może być istotne z punktu widzenia ustawy o ochronie danych.

  • Przejrzystość dla użytkownika

    W przypadku integracji rozwiązania do archiwizacji systemu plików Doxis4 z systemem plików szczególnie istotne jest, aby podczas korzystania z systemu plików lub Eksploratora Windows użytkownik nie musiał zmieniać przyzwyczajeń. Z punktu widzenia użytkownika sposób obchodzenia się z danymi nie ulega zmianie. Dokumenty itp. mogą być otwierane, przesyłane oraz dodawane do innych dokumentów lub linkowane. Doxis4 przejmuje przy tym potrzebne zadania, jak np. żądanie danych z archiwum i odtwarzanie. Odpowiednie symbole określają, czy dany plik został już zarchiwizowany i ew. usunięty.

  • Przeszukiwanie zasobu danych za pośrednictwem systemu plików

    Istnieje możliwość wyszukiwania zarchiwizowanych plików w systemie plików za pomocą wtyczki – w szczególności dotyczy to plików już usuniętych z systemu przez archiwizację systemu plików Doxis4. Podczas wyszukiwania stosowane są dane indeksowe dokumentu. Dane te składają się np. z nazwy pliku oraz miejsca zapisu (folder). Wyniki wyszukiwania są prezentowane użytkownikowi w formie tabeli, z której można wybrać potrzebny rezultat. Opcjonalna funkcja wyszukiwania pełnotekstowego pozwala również na przeszukiwanie treści plików/dokumentów. Możliwe jest przy tym połączenie obydwu metod wyszukiwania.

  • Certyfikowana ochrona przed modyfikacją

    Ciesząca się światową renomą firma audytorska Deloitte & Touche przyznała pakietowi Doxis4 iECM certyfikat IDW PS 880. Archiwizacja elektroniczna odbywa się w odpowiednio zabezpieczony przed modyfikacją sposób, zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia systemów księgowych chronionych przed modyfikacją (GoBS) oraz AO, HGB i GDPdU. Bazujące na oprogramowaniu zabezpieczenie przed zapisem WORM (Write Once Read Multiple) zapobiega późniejszej modyfikacji lub usunięciu danych zapisanych na dyskach. Sprawdzone zabezpieczenie przed modyfikacją w połączeniu ze starannym dokumentowaniem procedur, elastycznymi okresami retencji, możliwością śledzenia zmian oraz podpisami cyfrowymi stanowią podstawę zgodności z prawem oraz trwałej ochrony dokumentów wymagających i wartych przechowywania.

Archiwizacja elektroniczna

Repozytorium treści Doxis4 stanowi zbiór informacji dla wszystkich dokumentów i danych na skalę przedsiębiorstwa. Gromadzi ono informacje dotyczące zarówno archiwizacji trwałej, jak i czasowego przechowywania i opracowywania danych pochodzących z najróżniejszych źródeł (ERP, CRM, HR, poczta e-mail, pakiet Office itd.) i dostępnych w różnych formatach, łączy je i udostępnia na potrzeby dalszego użytkowania – zarówno za pośrednictwem aplikacji klienckich Doxis4, jak i z typowym zakresem funkcji w danym środowisku aplikacji.

Więcej na temat uniwersalnego archiwum Doxis4

Usługi Doxis4 Gateway

Usługi Doxis4 Gateway stanowią jednolitą podstawę dla zautomatyzowanej i bazującej na regułach archiwizacji treści pochodzących z systemów do pracy grupowej (MS Exchange/Outlook oraz IBM Lotus Domino/Notes), farm SharePoint lub serwerów plików. Umożliwiają one odciążenie wspomnianych systemów oraz usuwanie istniejących w przedsiębiorstwie silosów informacyjnych. Usługi te umożliwiają bazującą na regułach oraz ręczną archiwizację wiadomości e-mail, plików z systemów plików oraz dokumentów z systemów SharePoint.

Zalety

  • Usługi Gateway dla:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Serwerów /Systemów plików
    • Microsoft SharePoint
  • Ręczna i automatyczna archiwizacja bazująca na regułach
  • Automatyczne i bazujące na regułach usuwanie i częściowe usuwanie z systemu źródłowego

Archiwizacja systemu plików w Doxis4 – informacje

Archiwizacja systemu plików

  • Automatyczna indeksacja archiwizowanych plików
  • Konfigurowalny zbiór reguł dla archiwizacji administracyjnej i ręcznej
  • Przejrzysta integracja z systemem plików
  • Obsługa systemów plików NTFS i „nie-NTFS”
  • Integracja funkcji wyszukiwania w eksploratorze/systemie plików

Administrowanie

  • Jednolite, centralne administrowanie
  • Możliwość dołączenia dowolnej liczby systemów trzecich
  • Możliwość dołączenia dowolnej liczby systemów archiwizacji
  • Zróżnicowany zbiór reguł archiwizacji i odtwarzania (sterowane czasowo, administracyjne, ręczne)
  • Sterowanie czasowe procesami w tle
  • Możliwość integracji z konsolą zarządzania Microsoft Management Console (MMC) jako pojedynczy punkt dostępu („single-point-of-access”)

Synchronizacja

  • Odtwarzanie poszczególnych obiektów w systemie źródłowym podczas otwierania
  • Dostęp do odtworzonych obiektów bez dalszego dostępu do archiwum (buforowanie)
  • Automatyczne usuwanie odtworzonych obiektów z systemu trzeciego
  • Możliwość automatycznej synchronizacji zmian w archiwum w drodze wersjonowania

Infrastruktura

  • Wysoka skalowalność
  • Obsługa klastrów
  • Stosowanie wielu usług Gateway w celu rozłożenia obciążenia
  • Archiwizacja „single instance”
Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server
Fact Sheet

Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server

Fact Sheet »
Rozwiązania Compliance Storage: bezpieczne i sprawdzone! - Doxis4 safeLock
Fact Sheet

Rozwiązania Compliance Storage: bezpieczne i sprawdzone! - Doxis4 safeLock

Fact Sheet »
Contact