www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Zarządzanie dokumentami w Doxis4

Wymagające dużej liczby dokumentów operacje realizowane bez wsparcia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (DMS) mogą być opracowywane tylko sekwencyjnie; są one nieprzejrzyste, podatne na błędy i charakteryzują się długimi ścieżkami roboczymi. Doxis4 DMS kompensuje te i inne wady.

Zanim dostępna jest końcowa wersja dokumentu, którą można poddać zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji, często konieczne są liczne etapy opracowywania i zatwierdzania – realizowane często przez różnych uczestników procesu. Doxis4 DMS oferuje funkcje zarządzania dokumentami przeznaczone dla wszystkich procesów biznesowych dotyczących spraw i operacji: od zarządzania szablonami, poprzez adnotacje umożliwiające opracowywanie nieedytowalnych formatów (PDF, TIFF itd.), po zwykły dostęp do dokumentów i ich wymianę. W połączeniu z repozytorium treści Doxis4, akta elektroniczne Doxis4 oraz Doxis4 SmartOffice umożliwiają oddzielanie katalogów plików oraz rozproszonych systemów archiwizacji.

Inteligentne rozwiązanie przeznaczone do codziennej pracy z pakietem Microsoft Office

Zalety systemu Doxis4 DMS są odczuwalne dla użytkowania już w momencie generowania dokumentów. Dzięki Doxis4 SmartOffice użytkownik może wyszukiwać bezpośrednio z pakietu MS Office informacje i dokumenty odnoszące się do spraw i operacji, pomocne przy generowaniu nowych dokumentów. a w najlepszym przypadku pełniące rolę szablonów, które wymagają tylko dopasowania. Skuteczna okazuje się tutaj niezależna od formatu metoda archiwizacji stosowana w repozytorium treści Doxis4, która dopuszcza – oprócz zabezpieczonego przed modyfikacją formatu (PDF, TIFF itd.) również archiwizację przynależnego oryginału pliku z aplikacji Word, Excel i innych. Oznacza to znaczną oszczędność czasu pracy użytkownika, gdyż nie ma konieczności tworzenia każdego dokumentu od podstaw.

Standardowe tworzenie dokumentu jest możliwe dzięki zarządzaniu szablonami w Doxis4 – przykładowo bezpośrednio z elektronicznych akt w kliencie Doxis4 lub za pośrednictwem funkcji szablonu w Doxis4 SmartOffice. Szablony Doxis4 to coś więcej niż tylko zwykłe wzory korespondencji pasujące do identyfikacji wizualnej firmy. Szablony umożliwiają zdefiniowanie atrybutów dokumentów, takich jak kierunek (przychodzące/wychodzące) oraz tytuł i temat. Na przykład jeżeli użytkownik rozpoczyna nową korespondencję pisemną z partnerem biznesowym, wówczas utworzony na bazie szablonu dokument Word zawiera już podstawowe informacje, takie jak nazwa i adres partnera biznesowego. W przypadku tworzenia raportu z projektu najważniejsze parametry projektu są przejmowane do szablonu. Pozwala to na uniknięcie błędów już na samym początku. Generowanie nowych dokumentów odbywa się dużo szybciej. Swoją pełną skuteczność szablony Doxis4 prezentują w połączeniu z aktami elektronicznymi. Z jednej strony możliwe jest przypisanie szablonów z góry do rejestrów w celu zwiększenia skuteczności archiwizacji, a z drugiej archiwizacja może być stosowana w określonych rejestrach lub wstępnie zdefiniowanych typach dokumentów także w celu rozpoczynania przepływów pracy, np. podczas tworzenia sprawozdania z zakończenia projektu.

Wspólne opracowywanie „żywych” dokumentów

Wiele dokumentów powstaje przez długi czas i/lub przy współudziale innych uczestników procesu. W rezultacie powstają różne wersje dokumentów, które wymagają zarządzania. W związku z tym Doxis4 oferuje kompleksowy system zarządzania wersjami, rozróżniający wersje główne i robocze. Gdy użytkownik kliknie „Edytuj” w systemie Doxis4, wówczas odpowiedni dokument jest wyewidencjonowywany, a tym samym zostaje zablokowany przed opracowaniem przez innego pracownika – jednak pozostaje nadal dostępny na potrzeby wyszukiwania. Po zakończonym opracowaniu i zaewidencjonowaniu system Doxis4 automatycznie tworzy nową wersję dokumentu. Ustalanie, czy chodzi o wersję roboczą, czy o nową wersję główną, odbywa się – zależnie od przypadku zastosowania – przez samego użytkownika lub też w ramach zatwierdzającego przepływu pracy w sposób bazujący na procesie. W razie potrzeby zawsze możliwe jest skorzystanie z poprzednich wersji dokumentu – możliwa jest wtedy ponowna aktywacja wcześniejszej wersji w Doxis4.

Współpraca w czasowych obszarach roboczych

Podstawą bezpiecznego, wspólnego opracowywania danych jest szczegółowe zarządzanie uprawnieniami aż do poziomu obiektu, które dokładnie określa kto może oglądać dane wersje, kto i gdzie może dokonywać zmian w dokumencie lub kto może go wyewidencjonować. Funkcja tworzenia tzw. obszarów roboczych (workspaces) zapewnia wygodne wsparcie pracy zespołowej. W myśl nowoczesnych rozwiązań wspierających współpracę Doxis4 oferuje możliwość tworzenia pewnego rodzaju czasowych akt projektu, które mogą zawierać różne dokumenty, operacje i obiekty dostępne dla całego zespołu roboczego. Aby uniknąć konieczności stałego sprawdzania, czy dany dokument został już opracowany przez współpracowników, system oferuje usługę powiadomień, która pełniąc rolę swego rodzaju subskrypcji niezwłocznie informuje poprzez wiadomość e-mail o zmianach dokonanych w określonych dokumentach lub rejestrach akt. Dzięki temu przy minimalnym nakładzie czasu wszyscy uczestnicy projektu są zawsze na bieżąco. Po zakończeniu projektu możliwe jest ponowne usunięcie obszaru roboczego i przekazanie wspólnie wygenerowanych treści do archiwum – tylko w wersji końcowej lub też wraz z wersjami powstałymi w procesie tworzenia.

Dzięki funkcji dziennika inspekcji Doxis4 dokumentuje w zabezpieczony przed modyfikacją sposób kto i kiedy utworzył, dodał, opracował, oglądał, zmienił lub usunął dany dokument. Protokołowanie zapewnia przejrzystość wszystkich etapów opracowywania. Może to być równie istotne dla zgodności z przepisami prawnymi lub wewnętrznymi, jak i dla odpowiedzialności w kwestiach spornych lub w przypadku wystąpienia szkody.

W połączeniu z archiwum Doxis4 system Doxis4 DMS obejmuje pełny cykl życia dokumentu – od utworzenia i opracowania z wersjonowaniem aż do finalizacji i długookresowego przechowywania. Do tego dochodzi jeszcze zarządzanie dodatkowymi wersjami (odwzorowania), odnośnikami do dokumentów i podpisami elektronicznymi. Idealnym uzupełnieniem Doxis4 DMS są akta elektroniczne, na bazie których możliwe jest zarządzanie aktami i dokumentacją pisemną na poziomie działu, projektu, operacji i sprawy, oraz funkcje przepływu pracy służące do automatycznego zarządzania i kontroli procesów biznesowych wymagających dużej liczby dokumentów.

Więcej na temat zarządzania dokumentami w Doxis4

Zalety

  • Rozległe możliwości archiwizacji i opracowywania „żywych” dokumentów
  • Wersjonowanie z wykorzystaniem wersji roboczych i głównych
  • Liczne opcje dodawania adnotacji z praktyczną funkcją przeglądu
  • Inteligentne zarządzanie szablonami

Zarządzanie dokumentami w kontekście architektury Doxis4

Usługa DMS oraz usługa magazynu udostępniają istotne funkcje Doxis4 stosowane do zarządzania dokumentami oraz do współpracy grupowej (collaboration). Przydatne dodatki to zwykle usługa relacji (Relationship) służąca do tworzenia obszarów roboczych i powiązań dokumentów, usługa wyszukiwania tekstu umożliwiająca asocjacyjne wyszukiwanie pełnotekstowe oraz usługa powiadomień umożliwiająca automatyczne informowanie użytkownika, np. o modyfikacji dokumentów i akt. Rozszerzenie zakresu funkcji jest możliwe między innymi poprzez usługę ILM służącą do zarządzania całym cyklem życia dokumentu lub usługę importu plików do automatycznego przejmowania dużej liczby dokumentów.

Możliwości i zalety

  • Wersjonowanie oraz ewidencjonowanie/wyewidencjonowywanie pliku

    W celu umożliwienia weryfikowalnego opracowywania dokumentów, które powstają przez długi czas i/lub przy współpracy wielu pracowników, system Doxis4 DMS oferuje kompleksową funkcję zarządzania wersjami. Rozróżnia się przy tym wersje główne i robocze (major/minor), dla których można zdefiniować różne uprawnienia dostępu, np. na poziomie działu. Mechanizm ewidencjonowania/wyewidencjonowywania gwarantuje, że po każdym opracowaniu następuje automatyczne utworzenie nowej wersji dokumentu. Dzięki temu nie dochodzi do nieświadomego nadpisywania treści i opracowanych elementów. Decyzja o tym, czy chodzi o wersję roboczą, czy o nową wersję główną, jest podejmowana – zależnie od przypadku zastosowania – przez samego użytkownika, lub też w ramach zatwierdzającego przepływu pracy w sposób bazujący na procesie. W razie potrzeby zawsze jest możliwe sięgnięcie do poprzednich wersji. Dzięki bliskiemu powiązaniu funkcji archiwizacji i funkcji DMS Doxis4 możliwe jest „zamrożenie” nieedytowalnej wersji i jej zarchiwizowanie w sposób zabezpieczony przed modyfikacją podczas pracy z „żywymi” dokumentami.

  • Integracja z pakietem Microsoft Office

    Pakiet Microsoft Office stanowi nieodłączny element codziennej pracy w biurze. Przejmowanie i archiwizacja dokumentów, tabel, prezentacji i wiadomości e-mail z aplikacji pakietu Microsoft Office do repozytorium treści Doxis4 należy zatem do standardowych funkcji Doxis4. Dzięki dodatkowi Doxis4 SmartOffice Plus proces integracji z aplikacjami Microsoft Office Word, Excel i PowerPoint posuwa się dużo dalej: poza wygodną archiwizacją dokumentów dodatek ten oferuje wyszukiwanie już zarchiwizowanych dokumentów, wygodną listę wyników wraz ze znanymi z Doxis4 możliwościami filtrowania, funkcję ewidencjonowania/wyewidencjonowywania, bezpośredni dostęp do zarządzania szablonami w Doxis4 oraz możliwość tworzenia dodatkowych wersji (odwzorowań), np. wersji PDF. Użytkownicy mogą korzystać ze wszystkich funkcji w znanym środowisku MS Office.

  • Inteligentne zarządzanie szablonami

    Funkcja zarządzania szablonami w Doxis4 przyczynia się do standaryzacji tworzenia i archiwizacji dokumentów – zarówno w obrębie klientów Doxis4 jak i za pośrednictwem Doxis4 SmartOffice. Szablony Doxis4 umożliwiają definiowanie podstawowych atrybutów dokumentów, takich jak kierunek (przychodzące/wychodzące) i tytuł/temat oraz przejmowanie głównych treści, jak dane adresowe, numery operacji itd. bezpośrednio do tworzonego dokumentu. Przyspiesza to tworzenie nowych dokumentów, a jednocześnie pomaga uniknąć przy tym błędów. W aktach elektronicznych możliwe jest z jednej strony przypisanie szablonów do określonych rejestrów w celu zwiększenia skuteczności archiwizacji, a z drugiej strony archiwizacja może być stosowana w określonych rejestrach lub wstępnie zdefiniowanych typach dokumentów także w celu rozpoczynania przepływów pracy, np. podczas tworzenia sprawozdania z zakończenia projektu.

  • Adnotacje i przegląd adnotacji

    Istnieje możliwość nanoszenia różnych adnotacji w dokumentach – nawet w faktycznie nieedytowalnych formatach jak PDF czy TiFF – mających postać np. komentarzy, notatek, pieczątek, strzałek i tekstu, w sposób znany z pracy z dokumentami papierowymi. Każdy użytkownik otrzymuje przy tym własny poziom adnotacji, który może być indywidualnie autoryzowany. W przeciwieństwie do dokumentacji papierowej adnotacje w Doxis4 nigdy nie są jednak stałym elementem dokumentu, lecz istnieją na poszczególnych poziomach (porównywalnych ze zdejmowanymi, przezroczystymi foliami) i w razie potrzeby można je ukryć – stanowi to dużą zaletę np. w przypadku umów, których treści nie wolno zmieniać. Wygodny przegląd zapewnia utrzymanie orientacji oraz widoczność aktualnych zmian również w przypadku obszernych dokumentów.

  • Wyszukiwanie informacji i dostęp niezależny od lokalizacji

    Dostęp do wszystkich wymagających opracowania dokumentów odbywa się za pośrednictwem funkcji wyszukiwania indeksowego i pełnotekstowego w klientach Doxis4 lub też bezpośrednio z aplikacji pakietu Microsoft Office (patrz Integracja z pakietem Microsoft Office). Podczas gdy w przypadku wyszukiwania indeksowego zachodzi szybkie i precyzyjne wyszukiwanie określonych akt i dokumentów, funkcja wyszukiwania pełnotekstowego (text mining) przeszukuje całość treści dokumentów. Proces wyszukiwania dokumentów i akt obejmuje wszystkie powiązane zasoby, „żywe” dokumenty oraz obiekty zarchiwizowane w sposób zabezpieczony przed modyfikacją. Zarządzanie dokumentami w Doxis4 oferuje następujące zalety przedsiębiorstwom, które mają lokalizacji: dostęp do dokumentów jest oddzielony od przechowywania. Dokumenty są zawsze dostępne niezależnie od lokalizacji, opcjonalnie również dzięki dostępowi poprzez klienta internetowego i mobilnego – pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień!

  • Obszary robocze i funkcja subskrypcji

    Na potrzeby wspólnego opracowywania dokumentów i akt Doxis4 oferuje dzięki usłudze relacji (Relationship) przykładowo możliwość definiowania wspólnych obszarów roboczych (workspaces) i odpowiednich struktur katalogów oraz zarządzania nimi. Na potrzeby współpracy przy projekcie (collaboration) można zatem utworzyć swego rodzaju czasowe akta projektu, zawierające rozmaite dokumenty, operacje i obiekty, które są dostępne dla zespołu projektowego również w zakresie wykraczającym poza działy organizacji. Za optymalne informowanie wszystkich uczestników procesu odpowiadają automatyczne powiadomienia o zmianach w dokumentach lub o dokumentach nowo umieszczonych w katalogach projektowych, przesyłane za pomocą usługi powiadomień. Dzięki funkcji subskrypcji użytkownicy mogą przy tym samodzielnie określić, które dokumenty, katalogi, akta i procesy wyszukiwania będą monitorowane, a także oraz o jakim rodzaju zmiany chcą być informowani. Po zakończeniu projektu możliwe jest ponowne usunięcie takiego obszaru roboczego i zarchiwizowanie wspólnie wygenerowanych treści – w wersji końcowej lub z wersjami powstałymi na wszystkich etapach opracowywania.

  • Mechanizmy zabezpieczające i ochrona dostępu

    Uprawnienia dostępu do „żywych” dokumentów w celu dokonywania zmian, usunięcia itp. mogą być przydzielane aż do poziomu pojedynczych dokumentów, natomiast np. w przypadku akt elektronicznych mogą być realizowane również na poziomie rejestru i akt. Osobista autoryzacja i uwierzytelnianie użytkownika, szyfrowanie SSL w komunikacji na linii klient-serwer oraz przejmowanie uprawnień z systemów trzecich (np. LDAP) zasadniczo gwarantują bezpieczeństwo podczas opracowywania. Funkcja dziennika inspekcji pozwala na dokumentowanie w sposób zabezpieczony przed modyfikacją tego, kto i kiedy dodał, oglądał, zmienił lub usunął dokumenty. Protokołowanie zapewnia więc przejrzystość wszystkich etapów opracowywania.

Praca jak z dokumentami w formie papierowej

Przekazując procesy wymagające dużej liczby dokumentów do opracowania odbywającego się całkowicie elektronicznie użytkownik musi rzecz jasna zrezygnować z typowych elementów pomocniczych, takich jak zakreślacz, notatki, pieczątki itd. System Doxis4 udostępnia te wszystkie opcje zaznaczania w postaci elektronicznej, jako tak zwane adnotacje.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Przegląd adnotacji zapewnia lepszą orientację

Praktyczny przegląd adnotacji prezentuje użytkownikowi wszystkie adnotacje w formie przejrzystej listy. Podwójne kliknięcie umożliwia bezpośrednie przejście do danego miejsca. Jest to duża zaleta szczególnie w przypadku obszernych dokumentów, takich jak umowy, specyfikacje warunków zamówienia i in. Nie trzeba już kartkować 80-stronicowego dokumentu w celu odnalezienia wszystkich uwag, wskazówek i notatek dokonanych przez współpracowników.

Inteligentna integracja z pakietem Office

Opcjonalna integracja Doxis4 z pakietem Office bezpośrednio łączy aplikacje biurowe Microsoft Word, Excel i PowerPoint z repozytorium treści Doxis4. Dodatkowe menu i okna dialogowe dostępne we wstążce aplikacji pakietu Office umożliwiają archiwizację dokumentów oraz przeszukiwanie całego repozytorium. Wyszukiwanie, tworzenie, opracowywanie włącznie z wersjonowaniem – wszystko to bezpośrednio z poziomu znanego środowiska pakietu Office, bez konieczności stosowania okrężnej drogi, wykorzystującej system plików.

Test
PreviewLupe
Screen
LBS

W używanym przez firmę LBS systemie Doxis4 znajduje się obecnie 43 mln dokumentów. 300 pracowników LBS posługuje się aktami elektronicznymi, jak np. akta kas budowlanych, akta kredytowe, akta prawne.

Czytaj więcej »
DHL Express

Firma DHL stawia na jednolite rozwiązanie DMS działające na skalę całego przed­siębiorstwa w oparciu o oprogramowanie Doxis4.

Czytaj więcej »
EDEKA Nord

Do zarządzania dokumentami, umowami, fakturami bieżącymi dla swoich rynków itd. EDEKA Nord wykorzystuje tzw. elektroniczne akta obiektów, mające na celu szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów bez wersji papierowych.

Czytaj więcej »
Miasto Getynga

Miasto Getynga przechodzi na administrację elektroniczną i dzięki wsparciu firmy SER wdrożyło system elektronicznego prowadzenia akt w pierwszych jednostkach organizacyjnych.

Czytaj więcej »
BAUHAUS AG

W 2007 r. spółka BAUHAUS AG wprowadziła akta elektroniczne w swoim dziale prawnym. Obecnie system zarządzania kancelarią bazujący na oprogramowaniu Doxis4 steruje całą komunikacją w dziale prawnym.

Czytaj więcej »
DB Systel

Bazujący na oprogramowaniu Doxis4 system do zarządzania treścią w branży kolejowej (BCM) umożliwia tworzenie w całym koncernie zindywidualizowanych aplikacji przeznaczonych dla kilku tysięcy użytkowników.

Studium przypadku »
PVS Büdingen

PVS Büdingen korzysta z archiwum, systemu DMS, akt elektronicznych, skrzynek roboczych, przepływu prac, funkcji Capture oraz SmartOffice Plus wchodzących w skład pakietu Doxis4 iECM-Suite.

Czytaj więcej »
Eissmann Group Automotive

Grupa Dussmann zdecydowała się na zastosowanie pakietu Doxis4 iECM-Suite w całej organizacji.

Czytaj więcej »
Dürr Dental AG

Spółka Dürr Dental AG zautomatyzowała proces przetwarzania dowodów dostaw i faktur przychodzących włącznie z integracją rozwiązania Doxis4 z wiodącym systemem IFS-ERP.

Czytaj więcej »

Zarządzanie dokumentami w Doxis4 – informacje

Zarządzanie dokumentami

  • Szczegółowe wersjonowanie (wersje główne/robocze)
  • Kompleksowe zarządzanie szablonami
  • Wspólne obszary robocze (workspaces), np. dla czasowych akt projektowych (usługa relacji)
  • Automatyczne powiadamianie o zmianach w dokumencie i zapisie nowych dokumentów w odpowiednich katalogach (usługa powiadomień)
  • Przeszukiwanie wszystkich powiązanych zasobów za pomocą funkcji indeksowej i pełnotekstowej
  • Różnorodne możliwości nanoszenia adnotacji (np. komentarze, notatki, pieczątki, prostokąty, strzałki i tekst)
  • Poziomy adnotacji z indywidualnymi uprawnieniami
  • Praktyczny przegląd adnotacji
  • Funkcja ewidencjonowania/wyewidencjonowywania
  • Liczne opcje archiwizacji oraz indeksowania dokumentu (np. za pośrednictwem klientów Doxis4, integracji skanerów, automatycznego importu plików)

Integracja z pakietem Microsoft Office

  • Funkcjonalne rozszerzenie pakietu MS Office o istotne funkcje zarządzania dokumentami
  • Możliwość korzystania bezpośrednio z poziomu MS Office za pośrednictwem Doxis4 SmartOffice
  • Ustrukturyzowana archiwizacja dokumentów z wykorzystaniem znanych z Doxis4 formularzy i parametrów archiwizacji
  • Przeszukiwanie całego zasobu dokumentów – bez ograniczenia do dokumentów pakietu Office
  • Ewidencjonowanie/wyewidencjonowywanie włącznie z wersjonowaniem
  • Generowanie dodatkowych formatów
  • Dostęp do zarządzania szablonami w Doxis4 bezpośrednio z poziomu pakietu Microsoft Office

Zgodność/bezpieczeństwo

  • Przydzielanie praw dostępu do „żywych” dokumentów w celu dokonywania zmian, usunięcia itp. aż do poziomu pojedynczych dokumentów
  • Bezpieczna komunikacja na linii klient-serwer (szyfrowanie SSL)
  • Funkcja dziennika inspekcji do dokumentacji wszystkich etapów opracowywania
  • Sprawdzona archiwizacja chroniąca przed modyfikacją (IDW PS 880)
Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Klient dla urządzeń mobilnych - Doxis4 mobileCube
Fact Sheet

Klient dla urządzeń mobilnych - Doxis4 mobileCube

Fact Sheet »
Klient internetowy pakietu Doxis4 iECM - Doxis4 webCube
Fact Sheet

Klient internetowy pakietu Doxis4 iECM - Doxis4 webCube

Fact Sheet »
Klient pakietu Doxis4 iECM dla systemu Windows - Doxis4 winCube
Fact Sheet

Klient pakietu Doxis4 iECM dla systemu Windows - Doxis4 winCube

Fact Sheet »
Contact