www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Inteligentne zarządzanie dokumentami w Wordzie, Excelu i PowerPoincie

Integracja ECM Doxis4 z Microsoft Office

Microsoft Word, Excel i PowerPoint oferują szerokie możliwości edycji dokumentów, ale brak im ważnych funkcji, takich jak uniwersalne, wykraczające poza działy repozytorium dokumentów z wersjonowaniem, zarządzania szablonami oraz funkcji ewidencjonowania/usuwania z ewidencji dokumentów. W efekcie powstają dowolne duplikaty dokumentów, samowolnie archiwizowane w systemach plików, bez rejestracji zmian w nich dokonanych. Nie powstają powiązania między dokumentami i brak jest rozróżnienia, który dokument jest oryginalny, a który aktualny.

Enterprise Content Management z zastosowaniem Doxis4 jest czymś więcej niż tylko alternatywą dla dzisiejszych katalogów plików. Oferuje ponadto inne ważne funkcje przydatne w codziennej pracy z dokumentami, szczególnie tam, gdzie dokumenty są przetwarzane i wykorzystywane w zespołach w sposób wykraczający poza działy.

Doxis4 SmartOffice rozszerza pakiet Microsoft Office o istotne funkcje archiwizacji i zarządzania dokumentami, udostępniając je bezpośrednio w interfejsach Microsoft. W ten sposób nowe dokumenty utworzone w aplikacjach Word, Excel i PowerPoint można archiwizować w kontekście biznesowym już podczas ich tworzenia. Archiwizacja dokumentów może, jednakże nie musi, odbywać się w sposób zabezpieczony przed modyfikacją. Dotyczy to np. poprzednich wersji lub dokumentów nie wymagających przechowywania.

Zalety

  • Efektywne funkcje ECM zintegrowane z klientem Microsoft Office
  • Nieredundatna i zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja w kontekście biznesowym pozwalająca uniknąć chaosu w strukturze katalogów i wersji
  • Bezpośredni wykraczający poza zespoły i działy dostęp do potrzebnych dokumentów Office
  • Zarządzanie wersjami włącznie z dokumentowaniem zmian

Możliwości & zalety

  • Gładka integracja z interfejsami Microsoft Office

    Doxis4 SmartOffice gładko integruje się z interfejsami Microsoft Word, Excel i PowerPoint. Osoba pracująca głównie w pakiecie Microsoft Office nie musi porzucać swojego typowego środowiska pracy w celu archiwizacji nowych dokumentów lub wyszukiwania oraz edycji już istniejących. Dodatek Doxis4 Office dla użytkownika nie różni się od natywnych funkcji Microsoft. Dodatkowe funkcje DMS integrują się z nim bezpośrednio. Formularze wyszukiwania oraz archiwizacji można projektować odpowiednio do wymogów użytkownika.

  • Kompletna informacja osadzona w kontekście biznesowym

    Duża część dokumentów pisemnych jest tworzona, edytowana i rozdzielana w programach Microsoft Word, Excel i PowerPoint. Takie dokumenty stanowią element sprawy lub operacji i jako takie muszą być także zarządzane, zapisywane i archiwizowane razem z dokumentami innego pochodzenia i w innych formatach (.PDF, e-maile, grafiki itp.). Doxis4 SmartOffice rozszerza pakiet Microsoft Office o ważne funkcje zarządzania dokumentami. Zamiast w katalogach plików, dokumenty są w komplecie archiwizowane w powiązaniu z kontekstem przetwarzania danej sprawy lub operacji w repozytorium treści Doxis4 dostępnym na terenie całego przedsiębiorstwa i w ten sposób stają się dostępne do wglądu, edycji, kontroli i zatwierdzenia dla wszystkich pracowników zaangażowanych w dany projekt.

  • Integracja z aktami elektronicznymi oraz workflow

    W połączeniu z aktami elektronicznymi, takimi jak akta klienta czy dostawcy, w Doxis4 możliwe jest szybkie i ustrukturyzowane archiwizowanie dokumentów Office w odpowiednich rejestrach akt. Wszystkie dokumenty i wiadomości e-mail klienta zawierające zapytania, zamówienia, pytania dodatkowe oraz inne ważne informacje są zatem centralnie dostępne w otoczeniu biznesowym, także dla współpracowników w ramach ich codziennych czynności lub w przypadku zastępstw. W procesie wyszukiwania zarówno treści i metadane dokumentu oraz wiadomości e-mail, jak i zawartość akt kierują użytkownika do potrzebnych informacji. 

  • Lepsza współpraca

    Współpraca i procesy biznesowe wykraczają poza granice działów oraz zespołów. Dotyczy to również zarządzania dokumentami. W celu wsparcia zorientowanych na projekt i powiązanych z daną operacją metod pracy, Doxis4 oferuje repozytorium treści dostępne na terenie całego przedsiębiorstwa, które wszystkim uprawnionym użytkownikom umożliwia bezpośredni dostęp do dokumentów. W ten sposób znacząco można zmniejszyć liczbę czasochłonnych pytań kierowanych do swoich kolegów, dotyczących tego, gdzie znajduje się dany dokument, kto właśnie nad nim pracuje, jaka wersja jest aktualna itp. Dodatek Doxis4 SmartOffice ułatwia zwykłe korzystanie i edycję dokumentów Office poprzez implementację specjalnych funkcji ECM takich jak wyszukiwanie, ewidencjonowanie/usuwanie z ewidencji dokumentów, wersjonowanie, archiwizacja w różnych formatach (dokument programu Word, .PDF itp.) oraz konwersję na formaty długoterminowe. 

  • Jednolita administracja

    Dostępne okna dialogowe archiwizacji i wyszukiwania w Microsoft Office są zarządzane centralnie w środowisku Doxis4 iECM, a ich generowanie lub aktualizacja odbywa się za pomocą klienta do projektowania Doxis4 cubeDesigner. Za pomocą klienta do projektowania Doxis4 okna dialogowe dodatku SmartOffice można np. wyposażyć w uprawnienia dostępu dla określonych ról, grup i działów. Dzięki tego rodzaju centralnie zarządzanej platformie można systematycznie, prosto i efektywnie dostosowywać Microsoft Office do różnych wymogów obowiązujących w przedsiębiorstwie.

Dynamiczne wstążki à la Microsoft

Doxis4 SmartOffice integruje się z obsługiwanymi produktami Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) w postaci dodatkowej wstążki. Na niej umieszczone są wszystkie funkcje Doxis4 dotyczące archiwizacji, wyszukiwania oraz edycji dokumentów Office, bezpośrednio w zwykle używanej aplikacji. Wstążka i dostępne funkcje dostosowują się, zgodnie z filozofią Microsoft, do aktualnego kontekstu – edycji, wyszukiwania lub archiwizacji dokumentów – a ponadto można je konfigurować indywidualnie. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Zintegrowane formularze archiwizacji

Dzięki Doxis4 SmartOffice dokumenty Office, za pośrednictwem zintegrowanych formularzy archiwizacji, można w każdej chwili wprowadzić do repozytorium treści Doxis4 – włącznie z metadanymi dotyczącymi kontekstu dokumentu i biznesowego oraz, w razie potrzeby, w formie osobistej wersji roboczej, do której nie mają dostępu inni użytkownicy. Dzięki automatycznemu przejmowaniu właściwości dokumentu i innym funkcjom pomocnym podczas wprowadzania danych, cały proces przebiega szybciej niż w przypadku użycia funkcji „Zapisz jako” w nieprzejrzystej strukturze katalogów systemu Windows, co zapewnia uzyskanie znacznie bardziej efektywnych przebiegów procesów. 

Lista dokładnych wyników wyszukiwania

Doxis4 SmartOffice za pośrednictwem zintegrowanych z Microsoft Office, konfigurowalnych formularzy wyszukiwania przeszukuje całe repozytorium treści Doxis4, aby znaleźć żądane informacje i dokumenty. Wyszukiwanie pełnotekstowe, indeksowe lub kombinowane również prowadzą do właściwego kontekstu biznesowego, także w przypadku obszernych zasobów dokumentów. Wyświetlone w Microsoft Office listy wyników zawierające dokumenty Office i inne formaty oferują szybki i kompletny przegląd wyników wyszukiwania oraz zawartości dokumentów.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Wspólna edycja i wersjonowanie

Od tworzenia, poprzez wersjonowanie aż do archiwizacji w sposób zabezpieczony przed modyfikacją – Doxis4 wspomaga pracę z „żyjącymi” dokumentami w środowisku Microsoft Office. Dzięki funkcji ewidencjonowania/usuwania z ewidencji, jednym kliknięciem na wstążkę SmartOffice można zabezpieczyć dokument przed jednoczesną edycją przez innych kolegów. Na koniec, można zapisać zmiany jako własną wersję roboczą lub jako wersję zakończoną udostępnić innym użytkownikom działającym w zespole albo na terenie całego przedsiębiorstwa.

PVS Büdingen

PVS Büdingen korzysta z archiwum, systemu DMS, akt elektronicznych, skrzynek roboczych, przepływu prac, funkcji Capture oraz SmartOffice Plus wchodzących w skład pakietu Doxis4 iECM-Suite.

Czytaj więcej »

Microsoft Office i Doxis4 – informacje

Archiwizacja i indeksowanie

  • Archiwizacja nowych dokumentów Office bezpośrednio z poziomu Microsoft Word, Excel i PowerPoint
  • Archiwizacja w sposób zabezpieczony przed modyfikacją dokumentów Office włącznie z informacjami opisującymi sprawę lub operację (metadanymi)
  • Predefiniowane formularze archiwizacji, listy wyboru i pola wprowadzania danych na paskach podpowiedzi w Office
  • Przejmowanie właściwości dokumentów z Office w postaci wartości indeksowych o indywidualnym mapowaniu
  • Obsługa atrybutów wielokrotnych, maskowanych pól wprowadzania danych, pól obowiązkowych i pól zablokowanych dla formularzy archiwizacji

Wyszukiwanie i wyświetlanie

  • Wyszukiwanie w całym repozytorium treści Doxis4 bezpośrednio z poziomu programów Word, Excel i PowerPoint
  • Wyszukiwanie indeksowe wg atrybutów dokumentów
  • Wyszukiwanie pełnotekstowe wg treści dokumentów
  • Kombinowane wyszukiwanie wg atrybutów i treści dokumentów
  • Systemowe podpowiedzi dla pól wyszukiwania w Microsoft Office
  • Listy wyników możliwe do sortowania, grupowania i filtrowania oraz podgląd najlepszych wyników w pełnym tekście, bezpośrednio w Microsoft Office
  • Otwieranie dokumentów z zastosowaniem Microsoft Office lub innych, oryginalnych aplikacji (programu do plików w formacie .PDF, programów do obróbki obrazu, itp.) lub za pomocą klientów Doxis4 (dla Windows, mobilnego lub internetowego) albo przeglądarki Doxis4.

Edycja i Collaboration

  • Bezpośrednia edycja dokumentów w repozytorium treści Doxis4 z poziomu programów Word, Excel i Power Point bez konieczności korzystania z osobnego klienta Doxis4 lub przechodzenia na inne okno
  • Zarządzanie wersjami z zastosowaniem funkcji ewidencjonowania/usuwania z ewidencji dokumentu w celu umożliwienia wspólnego używania danego dokumentu
  • Konwersja dokumentów Office do formatu .PDF przez użycie funkcji pakietu Office i archiwizacja jako dalsza reprezentacja
  • Konwersja dokumentów Office do formatu .PDF, .PDF/A i .TIFF z zastosowaniem opcjonalnego oprogramowania Doxis4 PDF & TIFF Producer

Zarządzanie i administracja

  • Możliwość dowolnego projektowania formularzy archiwizacji i wyszukiwania
  • Centralne zarządzanie oknami dialogowymi, użytkownikami i uprawnieniami w kliencie do administrowania
  • Otoczenie skryptowe umożliwiające Event-Handling i rozszerzone dostosowywanie

Mehr ECM für Microsoft

Jako wieloletni, certyfikowany Microsoft Gold Partner, firma SER zapewnia głęboką integrację rozwiązań Microsoft z Doxis4 iECM. Doxis4 integruje dalsze rozbudowane wsparcie ECM nie tylko w Microsoft Outlook, ale także innych interfejsach Microsoft: dzięki inteligentnym dodatkom do Microsoft Outlook oraz konektorom do Microsoft SharePoint i Microsoft Dynamics NAV/AX wszystkie możliwości stoją otworem przed użytkownikami aplikacji Microsoft.

Integracja Doxis4 z Microsoft

Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4
Fact Sheet

Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4

Fact Sheet »
Contact