www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Inteligentne zarządzanie dokumentami i e-mailami w Microsoft Outlook

Integracja ECM Doxis4 z Microsoft Outlook

Większa część korespondencji biznesowej jest prowadzona dziś za pośrednictwem poczty e-mail. W przypadku komunikacji e-mail, najczęściej używanym klientem oprogramowania do pracy grupowej jest Microsoft Outlook. W programie Outlook, można tworzyć i zarządzać e-mailami, kontaktami i kalendarzami – jednak w oderwaniu od procesów biznesowych. Korespondencja biznesowa odebrana i wysłana za pośrednictwem poczty e-mail często trafia tylko do osobistych skrzynek lub skrzynek grupowych i dlatego nie jest dostępna dla innych uczestników projektu w kontekście biznesowym. Wielu pracowników pomaga sobie i drukuje e-maile, aby wpiąć je do akt. Z kolei inni konwertują teksty e-maili, aby wraz z załącznikami zarchiwizować je w chaotycznych katalogach plików. W efekcie, taka zmiana nośników danych dokłada pracy, powoduje nieprzejrzystość i spowolnienie procesów biznesowych.

Doxis4 SmartOutlook rozszerza program Microsoft Outlook o istotne funkcje archiwizacji i wyszukiwania, udostępniając je bezpośrednio w skrzynce programu Outlook. W ten sposób można w szybki i prosty sposób zapisywać i archiwizować e-maile, z załącznikami lub bez, w repozytorium treści, odpowiednio do danego kontekstu i operacji biznesowych. Zamiast rozrzucać ją po różnych skrzynkach roboczych, korespondencja jest dostępna wszędzie tam, gdzie to potrzebne i przy zachowaniu odpowiednich uprawnień dostępu. 

Zalety

  • Efektywne funkcje ECM zintegrowane z Microsoft Outlook
  • Szybka archiwizacja e-maili w kontekście biznesowym
  • Systematyczny dostęp do e-maili i dokumentów zamiast izolowanych silosów informacyjnych w skrzynkach roboczych
  • Odciążenie serwerów Microsoft Exchange

Możliwości & zalety

  • Gładka integracja z interfejsami Microsoft Outlook

    Doxis4 SmartOutlook gładko integruje się z interfejsem użytkownika Microsoft Outlook. Osoba pracująca głównie w programie Microsoft Outlook nie musi porzucać swojego typowego środowiska pracy i skrzynki roboczej w celu archiwizacji e-maili i informacji lub wyszukania informacji w repozytorium treści. Dodatek do Outlook, który, podobnie jak natywne funkcje Microsoft, pojawia się na pasku menu lub wstążce, można wyposażyć w indywidualne formularze wyszukiwania i archiwizacji – dokładnie dostosowane do danej korespondencji biznesowej i wymogów. 

  • Pełna komunikacja e-mail osadzona w kontekście biznesowym

    E-maile stanowią element przetwarzania sprawy lub operacji i jako takie muszą być także zarządzane, zapisywane i archiwizowane razem z dokumentami innego pochodzenia i w innych formatach (.PDF, e-maile, grafiki itp.). Doxis4 SmartOutlook rozszerza program Microsoft Outlook o istotne funkcje dotyczące zarządzania e-mailami, włącznie z funkcją metadanych. Zamiast w osobistych skrzynkach roboczych, e-maile są archiwizowane w powiązaniu z kontekstem przetwarzania danej sprawy lub operacji w repozytorium treści Doxis4 dostępnym na terenie całego przedsiębiorstwa i w ten sposób stają się dostępne dla wszystkich pracowników zaangażowanych w dany projekt. Jednocześnie kontrola podobieństwa gwarantuje, że także w przypadku większej liczby uczestników procesu nie pojawi się omyłkowo utworzony duplikat. 

  • Integracja z aktami elektronicznymi oraz workflow

    W połączeniu z aktami elektronicznymi, takimi jak akta klienta czy dostawcy, w Doxis4 możliwe jest szybkie i ustrukturyzowane archiwizowanie e-maili w odpowiednich rejestrach akt. Wszystkie dokumenty i e-maile klienta zawierające zapytania, zamówienia, pytania dodatkowe oraz inne ważne informacje są zatem centralnie dostępne w kontekście biznesowym, także dla współpracowników w ramach ich codziennych czynności lub w przypadku zastępstw. W procesie wyszukiwania, zarówno treści i metadane dokumentów oraz wiadomości e-mail, jak i zawartość akt kierują użytkownika do potrzebnych informacji. 

  • Odciążenie skrzynek Outlook

    Dzięki możliwości archiwizacji w repozytorium treści Doxis4, e-maile lub ich załączniki można kasować ze skrzynki Microsoft Outlook. Wówczas tworzony jest odsyłacz do danego e-maila w Doxis4, aby w każdej chwili możliwe było dostanie się do dokumentu w Doxis4.

  • Jednolita administracja

    Dostępne okna dialogowe archiwizacji i wyszukiwania w Microsoft Outlook są zarządzane centralnie w środowisku Doxis4 iECM, a ich generowanie lub aktualizacja odbywa się za pomocą klienta do projektowania Doxis4 cubeDesigner. Za pomocą klienta do projektowania Doxis4, okna dialogowe dodatku SmartOutlook można np. wyposażyć w uprawnienia dostępu dla określonych ról, grup i działów. Dzięki tego rodzaju centralnie zarządzanej platformie można systematycznie, prosto i efektywnie dostosowywać Microsoft Outlook do różnych wymogów obowiązujących w przedsiębiorstwie.

Interfejsy à la Microsoft

Doxis4 SmartOutlook integruje się z Microsoft Outlook w postaci wstążki i listy zadań. Dzięki temu stają się dostępne funkcje Doxis4 służące do archiwizacji przychodzących i wychodzących e-maili oraz wyszukiwania e-maili i innych dokumentów z poziomu używanej aplikacji. Formularze wyszukiwania i archiwizacji oraz zawarte ustawienia można ponadto konfigurować indywidualnie. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Zintegrowane szablony i formularze archiwizacji

Z Doxis4 SmartOutlook za pośrednictwem zintegrowanego formularza archiwizacji można w dowolnej chwili przenosić e-maile z własnej skrzynki pocztowej do repozytorium treści – włącznie z metadanymi dotyczącymi kontekstu biznesowego. Osobie, która musi przetworzyć dużą liczbę e-maili pomogą szablony archiwizacji i funkcje wspomagające wprowadzanie danych. Dzięki temu nie ma już konieczności czasochłonnego przekazywania, odpowiadania na wszystkie lub podobne ręczne „aktualizacje” kolegom uczestniczącym w danej operacji.

Wybrane załączniki i formaty

Podczas archiwizowania e-maili za pomocą Doxis4 SmartOutlook można zawsze wybrać, które części e-maila mają być zarchiwizowane w danych formatach: kompletne e-maile włącznie z wszystkimi załącznikami, same teksty wiadomości, teksty wiadomości wraz z wybranymi załącznikami lub same załączniki. E-maile i załączniki mogą być zarchiwizowane w formacie oryginalnym lub skonwertowane do formatu .PDF lub .PDF/A.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Uniwersalne wyszukiwanie w skrzynkach e-mail

Doxis4 SmartOutlook za pośrednictwem zintegrowanych z Microsoft Outlook, konfigurowalnych formularzy wyszukiwania przeszukuje całe repozytorium treści Doxis4, aby znaleźć żądane e-maile, załączniki i inne dokumenty. Wyszukiwanie pełnotekstowe, indeksowe lub kombinowane również prowadzą do właściwego kontekstu biznesowego, także w przypadku obszernych zasobów e-maili. Wyświetlone listy wyników zawierające e-maile i inne formaty zapewniają kompletny przegląd wyników wyszukiwania bez konieczności wychodzenia ze skrzynki pocztowej Outlook.

Microsoft Outlook i Doxis4 – informacje

Archiwizacja, indeksowanie i kontekstowanie

  • Archiwizacja e-maili bezpośrednio z poziomu Outlook w sposób zabezpieczony przed modyfikacją
  • Możliwość archiwizacji e-maili wraz z wszystkimi załącznikami, bez załączników lub tylko samych załączników
  • Kontrola podobieństwa zapewniająca uniknięcie tworzenia duplikatów lub redundancji
  • Predefiniowane formularze archiwizacji, listy wyboru i pola wprowadzania danych wraz z listami podpowiedzi w programie Outlook
  • Obsługa atrybutów wielokrotnych, maskowanych pól wprowadzania danych, pól obowiązkowych i zablokowanych pól dla formularzy archiwizacji
  • Szablony archiwizacji do często używanych ustawień lub e-maili i załączników
  • Konwersja e-maili i załączników do formatów .PDF i .PDF/A wraz z zastosowaniem opcjonalnego oprogramowania Doxis4 PDF & TIFF Producer lub po stronie serwera, z zastosowaniem oprogramowania Doxis4 Rendition Server

Wyszukiwanie i wyświetlanie

  • Wyszukiwanie w całym repozytorium treści bezpośrednio z poziomu Microsoft Outlook
  • Wyszukiwanie indeksowe wg atrybutów e-maili i dokumentów
  • Wyszukiwanie pełnotekstowe wg treści e-maili i dokumentów
  • Kombinowane wyszukiwanie wg atrybutów i treści
  • Systemowe podpowiedzi w polach wyszukiwania w Microsoft Outlook
  • Listy wyników z funkcją sortowania, grupowania i filtrowania bezpośrednio w Outlook
  • Wyświetlanie wyników wyszukiwania w Microsoft Outlook lub innych oryginalnych aplikacjach albo z zastosowaniem klientów Doxis4 (dla Windows, mobilnego lub internetowego) albo przeglądarki Doxis4
  • Szablony wyszukiwania dla często używanych ustawień wyszukiwania

Zarządzanie i administracja

  • Możliwość współdzielenia
  • Automatyczne logowanie użytkownika za pośrednictwem logowania w systemie operacyjnym (SSO) klienta Doxis4 lub menedżera logowania
  • Możliwość swobodnego projektowania okien archiwizacji i wyszukiwania
  • Centralne zarządzanie oknami dialogowymi, użytkownikami i uprawnieniami w kliencie do administrowania
  • Otoczenie skryptowe umożliwiające Event-Handling i rozszerzone dostosowywanie

Przetwarzanie dokumentów przychodzących

Sama ilość dokumentów, które przychodzą każdego dnia różnymi kanałami (pocztą tradycyjną, wiadomościami e-mail, faksem, Internetem) – jeżeli nie ma możliwości szybkiego przekazania ich odpowiedniemu odbiorcy w przedsiębiorstwie – obciąża procesy biznesowe. Często informacje na temat przychodzących dokumentów muszą być przekazywane wielu pracownikom i działom. Jest to trudne do wykonania za pośrednictwem tradycyjnego rozdzielania poczty i wiadomości e-mail.  

Automatyczne przetwarzanie dokumentów przychodzących w Doxis4

Zarządzanie e-mailami

Doxis4 uzupełnia zarządzanie e-mailami o funkcje ECM, dzięki którym można całkowicie zintegrować e-maile z procesami biznesowymi i spełnić obowiązek przechowywania informacji. Przychodzące i wychodzące e-maile można przyporządkować do danego kontekstu biznesowego dzięki użyciu Doxis4 Intelligent Context Control (ICC) i wówczas są dostępne w przynależnych aktach i operacjach. 

Archiwizacja e-maili

W celu umożliwienia archiwizacji e-maili Doxis4 zapewnia szerokie możliwości, także niezależnie od Microsoft Outlook, ręcznej archiwizacji przez użytkownika, automatycznej archiwizacji bazującej na regułach lub kompletnej archiwizacji funkcją kronikowania. W ten sposób e-maile są używane optymalnie do wsparcia procesu i bezpiecznie przechowywane, a jednocześnie następuje wyraźne odciążenie serwerów e-mail.

Więcej ECM dla Microsoft

Jako wieloletni, certyfikowany Microsoft Gold Partner, firma SER zapewnia głęboką integrację rozwiązań Microsoft z Doxis4 iECM. Doxis4 integruje dalsze rozbudowane wsparcie ECM nie tylko w Microsoft Outlook, ale także innych interfejsach Microsoft: dzięki inteligentnym dodatkom do Microsoft Outlook oraz konektorom do Microsoft SharePoint i Microsoft Dynamics NAV/AX wszystkie możliwości stoją otworem przed użytkownikami aplikacji Microsoft.

Integracja Doxis4 z Microsoft

Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4
Fact Sheet

Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4

Fact Sheet »
Contact