www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Integracja ECM z SAP

Zarządzanie dokumentami w Doxis4 dopełnia możliwości SAP

Jednolite i kompletne zarządzanie informacjami istotnymi dla biznesu dla wielu przedsiębiorstw stanowi wyzwanie kluczowe dla odniesienia sukcesu, zwłaszcza, że dokumenty istotne dla biznesu mają bezpośrednie połączenie z danymi w SAP i innymi systemami. W ten sposób przychodzący dokument zamówienia służy do rejestracji danych zamówienia w SAP i następnie do wystawienia faktury. Przychodzący dokument faktury jest potrzebny do zaksięgowania i zatwierdzenia płatności w SAP. W dalszym toku, dokumenty służą wsparciu procesów biznesowych i spełnieniu założeń regulacyjnych. Podczas gdy system SAP używany jest do obróbki ustrukturyzowanych danych, takich jak np. dane klientów, dostawców, faktur i księgowych, Doxis4 iECM jest środowiskiem wyspecjalizowanym w danych nieustrukturyzowanych, np. korespondencji, e-mailach, umowach i fakturach.

Jak wyglądałaby na co dzień praca bez wsparcia ECM, gdyby ustrukturyzowane dane nie były zintegrowane z systemem SAP i podobnymi, wie każdy pracownik: Dokumenty byłyby rozrzucone po całym przedsiębiorstwie. Wymagany dokument faktury jest już zarchiwizowany w segregatorze na dokumenty w dziale księgowości, przynależne do niego zamówienie można odnaleźć w systemie SAP, umowa z danymi dostawcy leży w katalogu plików, korespondencja z klientem w skrzynce e-mailowej działu przetwarzania zamówień. Dlatego najczęściej informacja wędruje przez wiele aplikacji, pracowników i działów specjalistycznych. Jest to męczące, czasochłonne i powoduje powstawanie wysokich kosztów.

Poniżej pokażemy Ci, w jaki sposób, z pomocą Doxis4 iECM można zrealizować jednolitą strategię zarządzania informacjami.

Do wielu procesów biznesowych użytkownicy systemów SAP, oprócz danych ustrukturyzowanych w SAP potrzebują także przynależnych dokumentów handlowych, operacji oraz akt. Niektóre z tych dokumentów i operacji zostały już wygenerowane przez sam system SAP, np. zamówienia, faktury itp. Inne z nich pochodzą z systemów niepowiązanych z SAP lub docierają do przedsiębiorstwa w formie papierowej albo wiadomości e-mail.

Głęboka integracja z SAP

Dzięki głębokiej integracji Doxis4 z SAP, ustrukturyzowane dane z systemu SAP ERP i innych aplikacji biznesowych zostają powiązane z dokumentami istotnymi dla biznesu w systemie Doxis4 ECM. Dzięki gładkiej integracji Doxis4 iECM z procesami biznesowymi SAP, można całkowicie i jednolicie zarządzać dokumentami kluczowymi dla przedsiębiorstwa w kontekście biznesowym. Dzięki temu zwiększa się efektywność i ekonomiczność Twoich procesów biznesowych, zmniejsza się ryzyko biznesowe, optymalizowana jest wydajność Twojego systemu SAP i, last but not least, obniżają się koszty użytkowania systemu SAP. Użytkownicy SAP dostrzegają dodatkową korzyść, gdy z poziomu SAP mają dostęp do podstawowych dokumentów.

Przechowywanie w sposób zabezpieczony przed modyfikacją wszystkich obiektów informacyjnych z SAP i innych aplikacji biznesowych odbywa się w sposób jednolity i niezależny od formatu w repozytorium treści Doxis4. Dzięki głębokiej integracji Doxis4 iECM z SAP dostęp do dokumentów odbywa się bezpośrednio z poziomu interfejsu użytkownika SAP. W tym celu, Doxis4 udostępnia systemowi SAP konieczne funkcje ECM umożliwiające wyszukiwanie i wyświetlanie dokumentów. Tam, gdzie lista załączników SAP nie wystarcza, Doxis4 oferuje dodatkowo Doxis4 SAP Folder Cockpit, umożliwiający m.in. strukturyzowanie dokumentów w rejestrach.

Korzystanie z ECM za pośrednictwem klientów SAP i Doxis4

Alternatywnie lub równolegle do gładkiej integracji Doxis4 z SAP, można dodatkowo używać klientów Doxis4 (dla Windows, internetowego lub mobilnego). Nie wszyscy pracownicy w przedsiębiorstwie pracują z zastosowaniem systemu SAP. Częstą przyczyną tego, że okazjonalni użytkownicy nie korzystają z systemu SAP, są koszty licencji. Aby tacy pracownicy nie byli wykluczeni z procesów biznesowych, jak np. kontroli faktur, z pomocą spieszą klienty Doxis4. Szerokie spektrum funkcji jest kolejnym powodem, dla którego użytkownicy systemu SAP dodatkowo i/lub alternatywnie do SAP korzystają z klienta Doxis4. Dotyczy to przykładowo zastosowań akt elektronicznych, np. akt personalnych, umów, zamówień i wielu innych.

Business Process Management

Często procesy biznesowe bazujące na dokumentach stanowią slaby punkt organizacji. Z jednej strony przyczyną jest to, że oferowane wsparcie procesów na bazie SAP nie jest wystarczające albo często jest postrzegane jako zbyt skomplikowane, „sztywne” i drogie. Tam, gdzie oprócz SAP stosowany jest cały szereg innych aplikacji biznesowych, najczęściej pojawiają się problemy w procesach biznesowych. W zależności od danego kraju zastosowania i stawianych zadań, firma SER oferuje alternatywne rozwiązanie Business Process Management na bazie SAP i Doxis4, które można stosować także kombinacyjnie. Działy specjalistyczne dzięki Doxis4 BPM mogą w nadzwyczaj prosty i elastyczny sposób modelować i wykonywać procesy standardowe i ad hoc. 

Więcej na temat integracji SAP

Zalety

  • Długoletnia współpraca z SAP
  • Certyfikowana integracja ECM
  • Praca w typowym interfejsie SAP uzupełniona o funkcje dla zarządzania dokumentami, aktami i procesami
  • Zintegrowane procesy faktur przychodzących i zatwierdzania w SAP
  • Enterprise Search umożliwiające wyszukiwanie w całym repozytorium, także z zastosowaniem rozwiązań SAP

ERP i ECM

„E” w skrócie „ECM” i „ERP” oznacza „Enterprise” i uwypukla znaczenie tego oprogramowania dla firmy. ECM, podobnie jak ERP, służy wszystkim obszarom przedsiębiorstwa. Pomiędzy SAP i Doxis4 istnieją także punkty wspólne w podejściu do systemu. Jednakże te cechy wspólne nie mogą wprowadzać w błąd co do celu zastosowania danego systemu. Dane przetwarzane elektronicznie w przedsiębiorstwie w ramach operacyjnych czynności biznesowych można podzielić na dane ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane. Poniższa prezentacja uwidacznia różnice pomiędzy SAP (ERP) i Doxis4 (ECM) w odniesieniu do struktury danych. 

ERP – Enterprise Resource Planning

Oprogramowanie SAP ERP planuje i steruje w odpowiednim czasie i zgodnie z zapotrzebowaniem zasobami w trakcie procesów biznesowych w całym przedsiębiorstwie. W tym celu ustrukturyzowane dane są elektronicznie rejestrowane, edytowane i przetwarzane. Przykładem są operacje księgowe. Są one generowane strukturalnie na bazie schematów danych. To samo dotyczy SAP CRM, SCM, HCM oraz innych produktów i rozwiązań SAP. Wszystkie one generują ustrukturyzowane dane, które w czasie rzeczywistym są dołączane do dokumentów.

ECM – Enterprise Content Management

Za pomocą oprogramowania Doxis4 iECM można rejestrować, zarządzać w ustrukturyzowany sposób w kontekście biznesowym, przechowywać w sposób zabezpieczony przed modyfikacją i w każdej chwili odszukać obiekty informacyjne, jak np. dokumenty, e-maile, fotografie, filmy wideo, dane SAP i inne, zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane, niezależnie od formatu i źródła. W przeciwieństwie do danych ustrukturyzowanych, dane nieustrukturyzowane, jak np. korespondencja handlowa, zamówienia itp. nie mają żadnej definicji struktury danych. Archiwizacja i odszukiwanie danych nieustrukturyzowanych odbywa się za pośrednictwem opisujących je metadanych, które można przygotowywać i powiązywać za pośrednictwem interfejsów certyfikowanych przez SAP.

Archiwizacja dokumentów SAP

Doxis4 zarządza dokumentami w sposób zabezpieczony przed modyfikacją i z bezpośrednim dostępem do list załączników SAP. Dla wszystkich scenariuszy archiwizacji i rejestracji w SAP.

Akta elektroniczne w SAP

Doxis4 wprowadza strukturę do listy załączników SAP. Gładka integracja – do wyboru, w postaci Doxis4 FolderCockpit for SAP i akt elektronicznych Doxis4 – umożliwia udostępnianie wszystkich dokumentów biznesowych w sposób kompletny i jednolity w kontekście SAP. 

Faktury przychodzące w SAP

Doxis4 automatyzuje cały proces faktur przychodzących od ich rejestracji przez zatwierdzanie aż po (ciemne) księgowanie w SAP.

Archiwizacja danych SAP

Doxis4 odciąża bazę danych SAP, zwiększa wydajność SAP i zapewnia zabezpieczoną przed modyfikacją archiwizację danych istotnych dla biznesu ze wszystkich modułów SAP.

Eksperci ds. integracji SAP

Jako wieloletni, certyfikowany partner SAP, firma SER zapewnia głęboką integrację SAP z Doxis4 iECM.

Wszystkie funkcje archiwizacji danych SAP, archiwizacji dokumentów SAP, elektronicznych akt w SAP i przetwarzania faktur przychodzących SAP są zintegrowane z Doxis4 iECM za pośrednictwem certyfikowanych interfejsów repozytoriów SAP. SER dysponuje własną przestrzenią nazw w SAP.

Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4
Fact Sheet

Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4

Fact Sheet »
Contact