www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Dokumenty, akta i operacje – zintegrowane funkcje ECM dla wszystkich aplikacji biznesowych

Uniwersalna integracja ECM z Doxis4

Z przyczyn historycznych i strategicznych organizacje utrzymują heterogeniczne środowisko oprogramowania biznesowego, składające się z najróżniejszych systemów dostarczanych przez różnych producentów. Każda z tych aplikacji generuje własne dane i dokumenty. Do tego dochodzą jeszcze dokumenty zewnętrznych partnerów biznesowych. Z uwagi na dużą liczbę systemów (ERP, systemy finansowo-księgowe, CRM, HR, CAD itd.) przechowywanie zależne od aplikacji nie ma sensu, zwłaszcza, że dane i dokumenty są często powiązane w sposób wykraczający poza zakres danej aplikacji lub procesu. Doxis4 oferuje uniwersalną platformę ECM, która obsługuje wszystkie aplikacje biznesowe – od jednolitego repozytorium treści poprzez akta elektroniczne, zarządzanie zadaniami i procesami biznesowymi (BPM) aż do zarządzania wiedzą.

Jako otwarta platforma ECM, Doxis4 obsługuje zależne i niezależne od producenta standardy interfejsów dla różnych aplikacji biznesowych obecnych na rynku. Zaletą uniwersalnych konektorów przeznaczonych dla systemów ERP, CRM i in. jest to, że można je odpowiednio dopasować do wymogów interfejsów i stosować nadal także w przypadku zmiany aplikacji biznesowej. Konieczne jest tylko dopasowanie do nowego systemu.

Dzięki ścisłej integracji aplikacji biznesowych ze środowiskiem Doxis4 iECM, użytkownik może mieć bezpośredni dostęp do repozytorium treści Doxis4 zarówno za pośrednictwem swoich typowych aplikacji biznesowych (ERP, systemów finansowo-księgowych, CRM, HR, CAD itp.), jak i odwrotnie, za pośrednictwem Doxis4 korzystać z danych aplikacji biznesowych.

Dzięki Doxis4 kłopotliwe zmiany systemów, nośników danych, wadliwa obsługa procesów, redundancja zasobów danych i problemy związane z integracją należą już do przeszłości.

Więcej na temat uniwersalnej integracji ECM

Zalety

  • Uniwersalne, standardowe konektory dla wszystkich typowych aplikacji biznesowych
  • Kompletne repozytorium treści dla akt, dokumentów i workflow
  • Jednolity dostęp z poziomu różnych aplikacji biznesowych
  • Automatyczne przejmowanie danych z różnych aplikacji biznesowych do Doxis4

Aplikacje biznesowe i ECM

„E” w skrócie „ECM” oznacza „Enterprise” i uwypukla znaczenie tego oprogramowania dla firmy. Enterprise Content Management służy wszystkim obszarom przedsiębiorstwa w trakcie trwania procesów biznesowych. Elektronicznie rozpowszechniane informacje w ramach operacyjnych działań biznesowych przedsiębiorstwa można podzielić na dane ustrukturyzowane (np. operacje księgowe) i nieustrukturyzowane (np. dokumenty, e-maile). Pełne informacje dotyczące zamówienia, klienta, pracownika lub operacji obejmują oba typy. Z takiego punktu widzenia, ECM stanowi przeciwieństwo aplikacji biznesowych, w których centralny punkt stanowią dane, ponieważ w jego przypadku centralny punkt stanowią dokumenty. 

Aplikacje biznesowe – ERP, CRM i in.

Dane ustrukturyzowane, takie jak dane bazowe, dane zamówień lub operacje księgowe, są rejestrowane, edytowane i przetwarzane w specjalistycznych aplikacjach biznesowych, takich jak ERP, systemy księgowo-finansowe, CRM lub aplikacjach specyficznych dla danej branży. Takie ustrukturyzowane dane bazują na stałym schemacie danych i mogą być przetwarzane i analizowane masowo. Gdy tylko w procesach pojawiają się dokumenty – wygenerowane samodzielnie lub z innych źródeł – często można zapomnieć o ustrukturyzowanej pracy. Dokumenty trafiają do chaotycznych systemów plików, są wysyłane e-mailem tam i z powrotem albo pozostają w izolacji w systemie pierwotnym, do którego nie mają dostępu wszyscy uczestnicy projektu. 

Enterprise Content Management – ECM

Wiele ważnych informacji dotyczących operacji biznesowych jest rejestrowanych i zarządzanych w nieustrukturyzowanych formatach, np. dokumentach, e-mailach, fotografiach, plikach wideo i innych. Nieustrukturyzowane dane nie stanowią podstawy dla stałego schematu danych. W systemie ECM, archiwizacja i ponowne odszukiwanie odbywa się za pośrednictwem możliwych do opisu metadanych, które mogą być w sposób zautomatyzowany udostępniane i powiązywane za pośrednictwem interfejsów innych aplikacji biznesowych.

Za pomocą Doxis4 iECM można rejestrować, zarządzać w ustrukturyzowany sposób w kontekście biznesowym, przechowywać w sposób zabezpieczony przed modyfikacją i w każdej chwili odszukać obiekty informacyjne, zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane, niezależnie od formatu i źródła.

Integracja ERP [wyciąg]

  • Infor ERP
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Oracle JD Edwards Enterprise One
  • Sage ERP X3
  • SAP ERP
  • Unit4 (dawniej Agresso)
  • . . .

Enterprise Ressource Planning (ERP)

Do wielu procesów biznesowych użytkownicy systemów ERP, oprócz danych ustrukturyzowanych w ERP potrzebują także przynależnych dokumentów handlowych oraz akt. W ten sposób przychodzący dokument zamówienia służy do rejestracji danych zamówienia w ERP i następnie do wystawienia faktury. Przychodzący dokument faktury jest potrzebny do zaksięgowania i zatwierdzenia płatności w ERP. W dalszym toku, dokumenty służą wsparciu procesów biznesowych i spełnieniu założeń regulacyjnych.

Jak wyglądałaby na co dzień praca bez wsparcia ECM, gdyby dokumenty i akta nie były zintegrowane z ERP, wie każdy pracownik: Dokumenty byłyby rozrzucone po całym przedsiębiorstwie, a procesy biznesowe utknęłyby w miejscu. W najgorszym razie popełniono by błędy, co nie stałoby się, gdyby dysponowano pełną wiedzą o stanie rzeczy.

Dlatego ERP wymaga ECM jako idealnego uzupełnienia. Dzięki uniwersalnej integracji Doxis4 iECM z dowolnymi systemami ERP, można całkowicie i jednolicie zarządzać dokumentami kluczowymi dla przedsiębiorstwa w kontekście biznesowym. Dzięki temu zwiększa się efektywność i ekonomiczność Twoich procesów biznesowych, zmniejsza się ryzyko biznesowe, optymalizowana jest wydajność Twojego systemu ERP i, last but not least, obniżają się koszty obsługi IT. Użytkownicy ERP dostrzegają dodatkową korzyść, gdy z poziomu typowego interfejsu użytkownika mają dostęp do dokumentów bazowych.

Typowe przypadki zastosowania dla integracji ERP:

Więcej o integracji ERP z Doxis4

Integracja z FiBu [wyciąg]

  • Addison
  • DATEV
  • Diamant Software
  • Lexware
  • . . .

Systemy finansowo-księgowe (FiBu)

Bezpośredni dostęp do dokumentów dotyczących operacji księgowych i transakcji, możliwy z poziomu oprogramowania finansowo-księgowego, ułatwia codzienną pracę w dziale rachunkowości. Przychodzące faktury (dłużników) po zeskanowaniu można automatycznie przetworzyć dla celów (ciemnego) księgowania. Digitalizacja dotyczy nie tylko przychodzących, ale też wychodzących dokumentów, jak np. kronik, monitów, list OP, kart kont itp. Są one automatycznie archiwizowane w sposób zabezpieczony przed modyfikacją w archiwum Doxis4 za pośrednictwem funkcji druku wirtualnego. Dzięki temu można zapomnieć o zablokowanych drukarkach i pracach archiwizacyjnych. 

Więcej o integracji FiBu z Doxis4

Integracja CRM [wyciąg]

  • Infor CRM
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Siebel CRM
  • Sage CRM
  • Salesforce.com
  • SAP CRM
  • . . .

Customer Relationship Management (CRM)

Jeżeli popiera się biznes zorientowany na klienta, trzeba go dobrze poznać. Ustrukturyzowane dane klientów w systemie CRM są tutaj ogromnie cenne, ale stanowią tylko część istotnych informacji. Systemy CRM są generalnie ukierunkowane na zbyt i marketing. Informacje i dokumenty dotyczące ofertowania i realizacji zamówienia są rejestrowane i przetwarzane w systemach ERP. Nie wszyscy pracownicy, którzy potrzebują dostępu do informacji o klientach, mają licencje na wszystkie systemy lub moduły. Komunikacja biznesowa prowadzona z klientami za pośrednictwem poczty e-mail także nie jest idealnym rozwiązaniem, jeżeli e-maile są przechowywane w osobistych skrzynkach pocztowych lub oddzielnych systemach, niepowiązanych z operacjami biznesowymi.

Zintegrowany Enterprise Content Management (iECM) z Doxis4 łączy dane klienta umieszczone w systemie CRM z istotnymi dokumentami i e-mailami na obszarze całego przedsiębiorstwa. W zależności od metod integracji, za pośrednictwem systemu CRM możliwy jest zarówno dostęp do dokumentów, akt, operacji i zadań w repozytorium treści Doxis4, jak i użycie danych z systemu CRM w Doxis4, przykładowo umieszczonych na stronie tytułowej akt klientów.

Dostęp do akt klientów może się odbywać, wg wyboru, z poziomu klienta Doxis4 lub systemu CRM. Wszystkie informacje są dostępne potrzebne dla zadań dotyczących zbytu, marketingu i obsługi klienta są dostępne w formie skomasowanej. Tak kompleksowe spojrzenie na klienta – oczywiście w zależności od posiadanych uprawnień dostępu – tworzy podstawę dla doskonałej obsługi klienta i sukces biznesowy. Możliwe jest też udostępnianie klientom określonych dokumentów pochodzących z ich akt lub przynależnych informacji produktowych i serwisowych za pośrednictwem portalu dla klientów. W przypadku pracowników działających w terenie, mobilny klient Doxis4 zapewnia dostęp do dokumentów lub uczestnictwo w procesach biznesowych w czasie podróży służbowych.

Typowe przypadki zastosowania dla integracji CRM:

Więcej o integracji CRM z Doxis4

Integracja e-maili i oprogramowania do pracy grupowej [wyciąg]

  • IBM Notes (dawniej Lotus)
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Novell GroupWise
  • . . .

E-mail i oprogramowanie do pracy grupowej

Wymiana i współpraca stanowią podstawę rozwiązań w zakresie poczty e-mail i oprogramowania do pracy grupowej. Większa część zewnętrznej korespondencji biznesowej jest prowadzona za pośrednictwem poczty e-mail. Wielu pracowników komunikuje się wewnętrznie również głównie za pośrednictwem poczty e-mail i dodatkowo wymienia się informacjami w sposób wykraczający poza działy za pośrednictwem oprogramowania do pracy grupowej oraz platform współpracy, takich jak SharePoint. Jednakże wymiana informacji niezależna od systemu jest niewystarczająco efektywna. Dostęp do innych źródeł informacji, takich jak przychodzące wiadomości lub dokumentów i danych z systemu ERP jest możliwy tylko w ograniczonym zakresie. Odebrane i wysłane e-maile często trafiają do osobistych skrzynek pocztowych lub skrzynek grupowych i dlatego nie są dostępne dla innych uczestników projektu w kontekście biznesowym. 

Doxis4 uzupełnia rozwiązania dla poczty e-mail i oprogramowania do pracy grupowej o ważne funkcje ECM, dzięki którym e-maile są całkowicie integrowane z procesami biznesowymi i spełniają obowiązek przechowywania informacji. Przychodzące i wychodzące e-maile można przyporządkować do danego kontekstu biznesowego i wówczas są dostępne w przynależnych aktach i operacjach.  

Użytkownicy mogą skorzystać z dodatkowych, wygodnych funkcji ECM do archiwizacji, wyszukiwania oraz wyświetlania e-maili i dokumentów w zależności od danego kontekstu – a to wszystko z użyciem typowego interfejsu użytkownika. To właśnie szybkie i ukierunkowane wyszukiwanie istotnych informacji stanowi jeden z mocnych punktów Doxis4 – dzięki kombinacji wyszukiwania wg metadanych oraz wyszukiwania pełnotekstowego z tolerancją błędów, które w rozumieniu Enterprise Search korzysta z firmowego repozytorium treści jako źródła informacji. 

Typowe przypadki zastosowania dla integracji e-maili i oprogramowania do pracy grupowej:

Więcej o integracji e-maili i oprogramowania do pracy grupowej w Doxis4

Przykłady integracji rozwiązań branżowych

  • Oprogramowanie CAD
  • System Informacji Geograficznej (GIS)
  • System Informacji Szpitalnej (KIS)
  • Zarządzanie danymi produktu (PDM)

Zastosowania specyficzne dla danej branży

...

...

Więcej na temat integracji rozwiązań branżowych z Doxis4

Integracja ECM z Doxis4 – przegląd funkcji

Interfejsy systemowe

  • Uniwersalne interfejsy do typowych systemów ERP, HR i CRM za pośrednictwem Universal ERP Connector
  • Certyfikowane interfejsy do SAP (ArchiveLink (BC-AL 6.20) / HTTP Content Server, Netweaver ILM (BC-ILM 2.0 / 3.0)
  • Zintegrowane moduły i interfejsy do Microsoft Office, Outlook, SharePoint i Dynamics NAV/AX
  • Jednolite podłączenie serwerów e-mail, plików oraz SharePoint za pośrednictwem Doxis4 Gateway Service
  • Dalsze konektory do otwartych, niezależnych od producenta standardów: CMIS, WebDAV, File Import, itp.

Integracja z klientem i portalem

  • Sterowanie klientami Doxis4 z poziomu aplikacji specjalistycznych za pośrednictwem OLE, skrótów klawiszowych lub URL z rozbudowanym skriptingiem
  • Implementacja / wywoływanie zapytań do bazy danych i ActiveX-Controls w Doxis4 winCube
  • Komponenty sieciowe przystosowane do mashupu / wywoływania URL (takie jak w Google Maps)
  • Implementacja portletów w stronach internetowych dla masek i list wyników Doxis4
  • Natywna integracja z Wiki wraz z wersjonowaniem dokumentów i funkcjami edycji w Doxis4

Bezpośrednia interakcja

  • Wyszukiwanie w Doxis4 wg oznaczonych pojęć za naciśnięciem skrótu klawiszowego
  • Ekstrakcja i przejmowanie informacji do Doxis4 bez programowania zewnętrznych aplikacji biznesowych dzięki technologii Screenscraper (np. dla otoczenia terminala)

Administrowanie

  • Odciążenie baz danych i poprawa wydajności w wiodących systemach
  • Niezależna od platformy aplikacja i przechowywanie danych
  • Niezależne od platformy logowanie użytkowników za pośrednictwem Kerberos
  • Przejmowanie użytkowników/grup z Active Directory/LDAP
Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4
Fact Sheet

Możliwości integracji pakietu Doxis4 iECM - Integracja Doxis4

Fact Sheet »
Contact