www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Zarządzanie procesami biznesowymi w Doxis4

W przeciwieństwie do procesów produkcyjnych automatyzacja pracy biurowej nie zawsze musi prowadzić do zwiększenia wydajności. Kwestie automatyzacji danego procesu wymagają odpowiedniego przemyślenia i rozważenia. Automatyzacja funkcjonuje tylko w obszarach, w których możliwe jest dokładne opisanie kolejności rutynowych działań – jak ma to miejsce np. w przypadku kontroli i zatwierdzania faktur. Jednak wszędzie tam, gdzie konieczne jest podejmowanie optymalnych decyzji, zbyt wąsko zdefiniowane modele procesów okazują się być niekorzystne. W takich przypadkach kontrola należy do pracowników umysłowych (pracowników wiedzy, „knowledge workers”), którzy na bazie swoich doświadczeń i kompetencji dokonują ocen i formułują wskazówki dotyczące sposobu postępowania. Praca umysłowa to zadanie dla ludzi. Automatyzacja jest często zbyt mało elastyczna i zbyt kosztowna, aby odtworzyć złożoność rzeczywistości. W przypadku zarządzania reklamacjami, opracowywania szkód lub procedury rekrutacji konieczne jest podejmowanie indywidualnych decyzji. Kierowanie pracownikami umysłowymi w pełni przez modele procesów jest w takiej sytuacji nie jest przydatne, motywujące ani ukierunkowane na wyniki!

Właśnie dlatego oprócz automatyzacji musi istnieć jeszcze inny model, który nie tylko skupia się na samym procesie, lecz także na przypadku („case”), dla którego ma zostać osiągnięty cel. Takim przypadkiem może być klient, projekt, zlecenie lub skarga.

W celu lepszego rozróżnienia przyjmuje się podział zarządzania procesami biznesowymi (BPM) na „normatywne” i „adaptacyjne”. Obie metody w równym stopniu znajdują zastosowanie w działalności przedsiębiorstwa. Normatywne BPM, określane tez mianem przepływu pracy w produkcji (production workflow) dotyczy procesów, których przebieg można zdefiniować z góry. Z kolei adaptacyjne BPM nazywane też adaptacyjnym zarządzaniem przypadkami (case management), przepływem pracy ad hoc lub inteligentnymi aplikacjami procesów (Smart Process Applications; wg. Forrestera) wspiera wszystkie działania pracowników umysłowych opracowujących dany przypadek. W ten sposób należy też rozumieć definicję opracowaną przez Europejskie stowarzyszenie zarządzania procesami biznesowymi (European Association of Business Process Management, EABPM): „Zarządzanie procesami biznesowymi to systematyczne podejście, które ma na celu umożliwienie gromadzenia, kształtowania, realizowania, dokumentowania, pomiaru, monitorowania i sterowania zarówno w odniesieniu do automatycznych jak i nieautomatycznych procesów, z myślą o długofalowym osiąganiu celów zdefiniowanych w strategii przedsiębiorstwa. BPM obejmuje świadome, wspólne i w coraz większym stopniu obsługiwane elektronicznie definiowanie, udoskonalanie, wprowadzanie innowacji oraz utrzymywanie procesów typu end-to-end”. 

Dokonując wyboru użytkownik musi zatem kłaść nacisk na to, aby architektura przyszłego rozwiązania BPM łączyła w sobie oba podejścia. Czyli dokładnie tak, jak czyni to Doxis4 BPM! Podczas gdy w rozważaniach teoretycznych stosuje się podział na adaptacyjne i normatywne BPM, to w praktyce określamy je mianem zarządzania zadaniami i procesami biznesowymi – które łączy w sobie pakiet Doxis4 iECM.

BPM jako część homogenicznego pakietu Doxis4 iECM

Doxis4 BPM to nowo opracowany, innowacyjny system zarządzania procesami biznesowymi oraz element pakietu Doxis4 do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Zintegrowane w homogenicznej, zorientowanej na usługi architekturze (SOA) i bazujące na wspólnej platformie ECM (Doxis4 CSB) dokumenty, akta, operacje i zadania korzystają z jednolitej bazy metadanych (RBDMS) oraz wspólnych usług podstawowych (bezpieczeństwo, replikacja, transport itd.). Tylko jedna aplikacja kliencka umożliwia zastosowanie archiwizacji, zarządzania dokumentami i zarządzania zadaniami i procesami biznesowymi oraz administrowanie nimi. Dokumenty, akta, operacje i zadania są wzajemnie powiązane. Przykładowo dokumenty i operacje stają się elementem akt. Z kolei z poziomu akt można inicjować operacje i zadania.

W przeciwieństwie do systemów BPM wykorzystujących oprogramowanie pośredniczące (middleware) i integrację rozwiązanie Doxis4 to tzw. „Integrated ECM & BPM”. Inaczej niż w przypadku rozwiązań opartych na oprogramowaniu pośredniczącym, integracja systemu BPM ze środowiskiem aplikacji nie wymaga dodatkowej architektury zorientowanej na usługi (SOA). Doxis4 BPM obsługuje wszystkie obszary przedsiębiorstwa: od rozwoju i organizacji poprzez działy specjalistyczne aż do IT w celu samodzielnego modelowania, zarządzania, optymalizowania i realizacji bazujących na dokumentach procesów biznesowych – zarówno standardowych, jak i ad hoc. Rozwiązanie Doxis4 BPM można stosować w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, na skalę całego przedsiębiorstwa i w zakresie wykraczającym poza nie. Jednym z najbardziej znanych i rozpowszechnionych obszarów zastosowania w obrębie jednostki organizacyjnej jest kontrola i zatwierdzanie faktur za pomocą systemu BPM. Obejmujące całą organizację przepływy pracy występują np. w przypadku opracowywania zleceń.

Większa przestrzeń działania

Już od dawna system Doxis4 BPM umożliwia więcej niż tyko realizację procesów standardowych („doing by design”), które mają szczegółowo zdefiniowane przepływy pracy. Większość procesów opracowywania spraw nie jest ustrukturyzowana („design by doing”), lub też może zostać poddana tylko częściowemu ustrukturyzowaniu. W tej sytuacji mówi się też o zarządzaniu przypadkami (case management). Metoda ta gwarantuje pracownikom większą odpowiedzialność i większą przestrzeń działania, co pozytywnie wpływa na poziom ich motywacji. Przebieg i rezultat tych procesów jest nieprzewidywalny. W oparciu o swoje doświadczenia pracownik odpowiedzialny za dany przypadek decyduje o kolejnych krokach oraz o tym, którzy współpracownicy wezmą udział w jego opracowywaniu.

Często ma miejsce sytuacja, w której procesy standardowe nie są od razu identyfikowane jako takie. Dopiero w praktyce można zauważyć, że zawsze chodzi o ten sam przebieg czynności. Dzięki Doxis4 BPM te wcześniej doraźnie planowane i realizowane przebiegi można przekształcić w procesy standardowe. Doxis4 łączy obie koncepcje, umożliwia zrozumiałe modelowanie i oferuje jednolitą koncepcję pozwalającą na łączenie „runtime” i „buildtime”.

Więcej na temat zarządzania procesami biznesowymi w Doxis4

Zalety

  • Zintegrowane ECM i BPM
  • Działania rutynowe (automatyzacja) i praca umysłowa (procesy ad hoc)
  • Krótki czas opracowywania i realizacji
  • Większa przejrzystość procesów biznesowych
  • Wyższy poziom usług

Przepływ pracy ad hoc a standardowy przepływ pracy

Pojęcie Business Process Management jest wieloaspektowe. Istnieje wiele synonimów BPM: przepływ pracy (workflow), zarządzanie procesami biznesowymi, administrowanie procesami biznesowymi, przetwarzanie operacji lub krótko – zarządzanie procesami. W zarządzaniu procesami biznesowymi wyróżniamy standardowe i niestandardowe przepływy prac. Z kolei w celu odróżnienia przepływów niestandardowych stosuje się określenia takie, jak Adaptive Case Management dla zarządzania przypadkami oraz Task Management dla procesów ad hoc. Oto rozróżnienie tych pojęć.

Przepływ pracy ad hoc

  • design by doing
  • charakter sytuacyjny
  • nieprzewidywalny przebieg i rezultat
  • brak możliwości automatyzacji
  • pracownik decyduje o wykonywanych działaniach 

Standardowy przepływ pracy

  • doing by design
  • charakter regularny
  • zorganizowany, planowany przebieg
  • możliwość automatyzacji
  • działania są wzajemnie od siebie zależne
Miasto Getynga

Miasto Getynga przechodzi na administrację elektroniczną i dzięki wsparciu firmy SER wdrożyło system elektronicznego prowadzenia akt w pierwszych jednostkach organizacyjnych.

Czytaj więcej »
Dürr Dental AG

Spółka Dürr Dental AG zautomatyzowała proces przetwarzania dowodów dostaw i faktur przychodzących włącznie z integracją rozwiązania Doxis4 z wiodącym systemem IFS-ERP.

Czytaj więcej »
Stadtwerke Bielefeld

Jako podstawę dla jednolitej i ustrukturyzowanej archiwizacji dokumentów, dostępu do danych w dowolnym momencie oraz potrzebnych ulepszeń procesu wprowadzono elektroniczne akta budowlane (EBA) bazujące na oprogramowaniu Doxis4.

Czytaj więcej »
Eissmann Group Automotive

Grupa Dussmann zdecydowała się na zastosowanie pakietu Doxis4 iECM-Suite w całej organizacji.

Czytaj więcej »
LBS

W używanym przez firmę LBS systemie Doxis4 znajduje się obecnie 43 mln dokumentów. 300 pracowników LBS posługuje się aktami elektronicznymi, jak np. akta kas budowlanych, akta kredytowe, akta prawne.

Czytaj więcej »
Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe stosuje Doxis4 jako platformę ECM działającą na skalę całego przedsiębiorstwa.

Czytaj więcej »
EDEKA Nord

Do zarządzania dokumentami, umowami, fakturami bieżącymi dla swoich rynków itd. EDEKA Nord wykorzystuje tzw. elektroniczne akta obiektów, mające na celu szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów bez wersji papierowych.

Czytaj więcej »
SEW-Eurodrive

Na całym świecie firma SEW Eurodrive stosuje systemy DMS i rozwiązania archiwizacyjne, powiązaną międzynarodowo i  dostępną infrastrukturę danych oraz inne rozwiązania marki SER służące do optymalizacji procesów.

DER Touristik

Dzięki rozwiązaniu Doxis4 koncern każdego roku automatycznie przetwarza ponad pół miliona faktur przychodzących i gromadzi wszystkie faktury w archiwum SER w sposób zgodny z wymogami kontrolnymi.

Czytaj więcej »
DB Systel

Bazujący na oprogramowaniu Doxis4 system do zarządzania treścią w branży kolejowej (BCM) umożliwia tworzenie w całym koncernie zindywidualizowanych aplikacji przeznaczonych dla kilku tysięcy użytkowników.

Studium przypadku »
BAUHAUS AG

W 2007 r. spółka BAUHAUS AG wprowadziła akta elektroniczne w swoim dziale prawnym. Obecnie system zarządzania kancelarią bazujący na oprogramowaniu Doxis4 steruje całą komunikacją w dziale prawnym.

Czytaj więcej »
Weidmann Plastics Technology AG

Dzięki Doxis4 InvoiceMaster każdego roku grupa Weidmann przetwarza na całym świecie ok. 100 000 faktur dotyczących dostaw towarów i usług.

Studium przypadku »
PVS Büdingen

PVS Büdingen korzysta z archiwum, systemu DMS, akt elektronicznych, skrzynek roboczych, przepływu prac, funkcji Capture oraz SmartOffice Plus wchodzących w skład pakietu Doxis4 iECM-Suite.

Czytaj więcej »
Ministerstwo Sprawiedliwości Badenii-Wirtembergii

Dzięki elektronicznym aktom ksiąg wieczystych (elGA) bazującym na oprogramowaniu PRODEA opracowanym przez SER eGovernment Europe Badenia-Wirtembergia zreformowała prowadzenia swoich ksiąg wieczystych.

Związek samorządowy Westfalii-Lippe

LWL wybrał zintegrowany system ECM firmy SER o zasięgu wykraczającym poza granice działów organizacji. W użyciu są akta elektroniczne, archiwizacja, kontrola faktur i księga jakości KTQ.

Czytaj więcej »
DHL Express

Firma DHL stawia na jednolite rozwiązanie DMS działające na skalę całego przed­siębiorstwa w oparciu o oprogramowanie Doxis4.

Czytaj więcej »
Fraport AG

Spółka Fraport AG wybrała długotrwałą archiwizację opartą na Doxis4. Archiwum zawierało 8,7mln dokumentów o łącznym rozmiarze 1,3 terabajta przy przejścia na generację produktu–obecnie ilość dostępnej pamięci jest większa o 600 procent.

Randstad Niemcy

Firma Randstad wdrożyła archiwum Doxis4 w celu zarchiwizowania ponad 27 milionów dokumentów personalnych z systemu zarządzania folderami SAP.

Czytaj więcej »

Doxis4 BPM i zarządzanie zadaniami

Jako „zintegrowany system ECM i BPM” pakiet Doxis4 iECM w równym stopniu wspiera ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane procesy biznesowe. Zasadniczo procesy ustrukturyzowane mogą być standaryzowane i automatyzowane w Doxis4 BPM, natomiast nieustrukturyzowane – w przypadku których uczestnicy procesu i cel nie są znane od początku – mogą być realizowane w systemie zarządzania zadaniami Doxis4 spontanicznie (ad hoc). Z kolei dzięki skutecznym procedurom działania możliwe jest przekształcenie przepływów pracy ad hoc w procesy standardowe. W celu lepszego zaznaczenia różnic prezentujemy poniżej porównanie podstawowych opcji Doxis4.

Zarządzanie zadaniami

„Design by Doing” / przepływ pracy ad hoc

  • Sytuacyjne zarządzania zadaniami ad hoc i operacjami
  • Transakcje również bez modelu procesów
  • Doraźne planowanie zadań
  • Zawężanie zadań poprzez dzielenie ich na podzadania
  • Ponowne składanie dokumentów
  • Swobodne wyszukiwanie zadań / list zadań w skrzynkach roboczych i operacjach
  • Operacje jako mapy dokumentów / struktura dokumentu głównego
  • Określanie i protokołowanie decyzji

Zarządzanie procesami biznesowymi

„Doing by Design” / sterowanie modelem

  • Definiowanie i realizacja modeli procesów
  • Dwa mechanizmy procesu: „diagramy stanów” i „wykresy zależności” (zależności między zadaniami) jak w przypadku zarządzania projektami / diagramów Gantta
  • Obsługa działań automatycznych
  • Połączenie zadań „sterowanych modelami” i ad hoc dzięki zawężaniu
Contact