www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Standaryzacja i automatyzacja procesów biznesowych

Standaryzacja procesu: kompletna lub częściowa

Standaryzacja i automatyzacja powtarzalnych przebiegów pracy polega często na ich odzwierciedleniu w modelu procesu. Metoda „doing by design” odnosi się do tego klasycznego, normatywnego sposobu zarządzania ustrukturyzowanymi procesami „z góry na dół”. Podstawowa zasada brzmi: to model procesu określa sposób jego realizacji. Każdy wyjątek lub alternatywa wymaga zdefiniowania w modelu – w przeciwnym razie są one niemożliwe. W tym przypadku to model określa proces. Jednak praktyka dowodzi, że tego rodzaju normatywne procesy biznesowe są zbyt sztywne i nieelastyczne, w szczególności wtedy, gdy istnieje konieczność odejścia od reguły i dostosowania procesu biznesowego w wyniku zmiany ramowych warunków gospodarczych. Tradycyjne systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) często charakteryzują się za małą elastycznością i zbyt dużą złożonością. Długotrwałe projekty BPM, które miesiącami paraliżują organizacje, są nie do pomyślenia z uwagi na gwałtowne zmiany zachodzące na rynku.

System zarządzania procesami Doxis4 to zintegrowane rozwiązanie firmy SER umożliwiające zarządzanie procesami biznesowymi, dzięki któremu przedsiębiorstwo po raz pierwszy ma możliwość elastycznego określania stopnia standaryzacji swoich procesów biznesowych oraz płynnego przejścia od zadań i transakcji ad hoc do sterowanego modelami systemu BPM.

Zarządzanie procesami w Doxis4 pozwala na modelowanie i realizację wstępnie zdefiniowanych modeli procesów oraz obsługuje przy tym różne mechanizmy i notacje BPM. Decydująca różnica w stosunku do innych systemów przepływów pracy polega na tym, że system Doxis4 BPM udostępnia normatywne i adaptacyjne zarządzanie procesami biznesowymi w ramach aplikacji. Tym samym alternatywa „albo-albo” zamienia się w opcję „zarówno... jak i”. Wspólna baza technologiczna umożliwia połączenie obu metod również w ramach jednego procesu.

Wszystkie reguły mają swój początek w procesie

Tam, gdzie od początku wiadomo, że dobrze ustrukturyzowany proces należy poddać automatyzacji, moduł zarządzania procesem Doxis4 Process Management umożliwia wykorzystanie go do wstępnego zdefiniowania modelu procesu określającego przebieg poszczególnych operacji.

Z drugiej strony także powtarzalne schematy procesów ze zorientowanego na przypadki, adaptacyjnego podejścia „design by doing” (Doxis4 Task Management) mogą stać się rozwiązaniem standardowym. Przedsiębiorstwa nie muszą już polegać wyłącznie na kłopotliwej metodzie „z góry na dół” z analizą procesów, implementacją i wykonaniem („model-build-run”). Mogą też pozyskiwać informacje na potrzeby modelu zarządzania procesami w Doxis4 dzięki znajomości sposobu realizacji transakcji ad hoc, a tym samym w oparciu o protokoły rzeczywistych transakcji, względnie przejmować te dane, korzystając z funkcji „kopiuj-wklej”.

Jest to możliwe przede wszystkim dlatego, że usługi Doxis4 BPM stosują do opisywania procedur zawsze te same rozwiązania: obojętnie, czy są one definiowane jako „design-time”, „build-time”, a w przypadku pojedynczych transakcji jako „runtime”. W ten sposób stworzono podstawę do przyszłego zastosowania nowych technologii, takich jak „process mining”.

System zarządzania procesami Doxis4 oferuje w tym celu kompleksowe funkcje. Połączenie metod ad hoc i metod „sterowanych modelami” pozwala na takie zarządzanie procesami, które jest optymalnie dostosowane do potrzeb klienta w każdym przypadku – sprawne procesy i elastyczna automatyzacja dzięki jednemu rozwiązaniu!

Więcej na temat zarządzania procesami w Doxis4

Zalety

  • Automatyzacja ustrukturyzowanych procesów biznesowych
  • Obsługa różnych silników i notacji BPM
  • Identyfikowalność na wszystkich etapach procesu w dowolnym momencie
  • Płynne przejście od transakcji ad hoc do sterowanego modelami BPM
  • Połączenie obu metod w ramach jednego procesu

Możliwości i zalety

  • Modele procesów – „doing by design”

    Jeżeli metoda „design by doing” stanowi źródło często powtarzających się schematów procesów albo od początku wiadomo, że dobrze ustrukturyzowany proces wymaga automatyzacji, wówczas dzięki systemowi zarządzania procesami Doxis4 można wstępnie zdefiniować takie modele procesów, według których powinny przebiegać poszczególne operacje. Zarządzanie procesami w Doxis4 pozwala na modelowanie i realizację wstępnie zdefiniowanych modeli procesów oraz obsługuje przy tym różne mechanizmy i notacje modelowania BPM, jak np. schematy stanów i zależności. Automatyczne działania są przy tym równie możliwe, co wstępne definiowanie możliwych decyzji oraz definiowanie reguł w modelu procesu (np. kto ma się zająć opracowaniem zadania).

  • Mapy procesów i skrzynki robocze

    Skrzynka robocza w Doxis4 – jak swego rodzaju elektroniczna teczka obiegowa – zawiera transakcje i zadania wymagające opracowania wraz z ich aktualnym statusem oraz pozostałymi istotnymi metainformacjami. Wstępnie zdefiniowane „filtry” umożliwiają nie tylko szybki dostęp np. do otwartych, załatwionych lub zaplanowanych zadań, lecz także z góry informują o ich liczbie. Wyróżniamy osobiste i grupowe skrzynki robocze. Istnieje przy tym możliwość doraźnego przesyłania operacji między różnymi skrzynkami roboczymi – również automatycznie, np. w przypadku zasad zastępstw. Funkcja ponownego składania dokumentów oraz aktywne powiadomienia e-mail gwarantują, że żadne zadanie nie zostanie pominięte ani zapomniane.

  • Identyfikowalność w dowolnym momencie

    System Doxis4 BPM dokumentuje każde działanie, wgląd oraz dostęp do informacji, jakie mają miejsce podczas przebiegu procesu, dostarczając tym samym odpowiedzi na pytanie „Kto w tej chwili opracowuje dane zadanie?”. Gwarantuje to identyfikowalność zadań i procesów oraz zachowanie zgodności (compliance).

  • Jedna platforma dla normatywnego i adaptacyjnego BPM

    Doxis4 BPM udostępnia normatywne i adaptacyjne zarządzanie procesami biznesowymi w jednej aplikacji. Tym samym alternatywa „albo-albo” zamienia się w opcję „zarówno... jak i”. Wspólna baza technologiczna umożliwia połączenie obu metod również w ramach jednego procesu. Wszędzie tam, gdzie określone elementy modelu procesu nie mogą lub nie powinny zostać wstępnie zdefiniowane, ich realizacja odbywa się w trybie doraźnym (ad hoc). Przykładowo sporządzenie złożonej oferty technicznej często może wymagać rozmaitych zadań, które są realizowane przez różnych ekspertów i zależne od konkretnych warunków oferty. Elementy te pozostają elastyczne. Jednak przeprowadzenie formalnej i prawnej kontroli oraz zatwierdzenie oferty wymaga zawsze realizacji jasno określonego procesu.

    Więcej na temat zarządzania procesami biznesowymi w Doxis4 »

  • Użyteczność (usability)

    Przesłanką dla przyjęcia i skutecznego stosowania planowanych ad hoc lub wstępnie zdefiniowanych procesów jest wysoka użyteczność (usability). Jedną z głównych zasad branych pod uwagę podczas opracowywania systemu Doxis BPM było zaoferowanie użytkownikowi końcowemu interfejsu, który byłby ukierunkowany na znane środowisko pracy – jak np. Microsoft Outlook, oraz charakteryzowałby się łatwością obsługi.

Pełna integracja z platformą Doxis4 ECM

Do tej pory systemy ECM i BPM działały jako oddzielne rozwiązania wymagające uciążliwej integracji na poziomie aplikacji, oprogramowania pośredniczącego lub portalu. Nowy system Doxis4 BPM dopełnia koncepcję, zgodnie z którą wszystkie obiekty informacyjne i usługi w ramach ECM i BPM są zarządzane na jednolitej i zorientowanej na usługi platformie (SOA) za pomocą wspólnego „jądra metadanych”. Platforma Doxis4 stanowi podstawę dla repozytorium treści dysponującego funkcją archiwizacji elektronicznej, DMS, zarządzania rekordami, współpracy (collaboration) oraz dla nowego systemu zarządzania zadaniami i procesami. Wszystkie rozwiązania mogą być łączone między sobą, a także stosowane oddzielnie, w niezależny od siebie sposób. Eliminuje to konieczność tradycyjnego dokonywania wyboru między ECM a BPM.

Więcej na temat zintegrowanego systemu Doxis BPM

Zalety

  • Jednolite zarządzanie metadanymi
  • Pełna obsługa mandantów i znaków Unicode
  • Jednolite użytkowanie usług takich, jak działania automatyczne i powiadomienia
  • Kompleksowe zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami

Zarządzanie procesami w Doxis4 – informacje

Modelowanie procesów

  • Modelowanie i realizacja wstępnie zdefiniowanych modeli procesów
  • Obsługa różnych mechanizmów i notacji modelowania BPM
  • Obsługa diagramów stanów / schematów blokowych / schematów stanu
  • Obsługa diagramów Gantta / schematów zależności
  • Łączenie i zmiana notacji na każdym poziomie zaawansowania
  • Prezentacja w oparciu o BPMN2
  • Obsługa działań automatycznych
  • Łączenie zadań „sterowanych modelami” i zadań ad hoc poprzez doprecyzowywanie
  • Wstępne definiowanie możliwych decyzji
  • Określanie rozgałęzień warunkowych (m.in. w oparciu o decyzje)
  • Definiowanie reguł w modelu procesu (np. kto ma się zająć opracowaniem zadania)

Integracja ECM i BPM

  • Możliwość swobodnego wyboru pomiędzy BPM sterowanym treścią („content-driven”) a ECM sterowanym procesami („process-driven”)
  • Dokumenty i operacje jako obiekty informacyjne
  • Jednolite wyszukiwanie dokumentów, akt, zadań i operacji dzięki usłudze Doxis4 Search Service
  • Jednolita funkcja komentarzy
  • Jednolite powiadomienia / usługa subskrypcji
  • Jednolite zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami
  • Jednolite dostosowywanie
  • Wspólne przesyłanie „pakietu aplikacji”
  • Wspólne moduły agentów
Contact