www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Załatwianie zadań i operacji ad hoc

Zarządzanie zadaniami i przypadkami

Na przeważającą część naszej pracy składają się zadania sytuacyjne bazujące na wiedzy. Aktualne prognozy firmy Gartner pokazują, że w 2017 roku 70% modeli biznesowych będzie wykorzystywać „celowo niestabilne procesy”. Zadania te są ukierunkowane na przypadki i wymagają posiadanej przez pracowników biurowych wiedzy. Ich wstępne zdefiniowanie jest niemożliwe albo wymaga bardzo dużych nakładów. Realizacja tych zadań często wymaga współpracy z innymi pracownikami i partnerami. Stosuje się do tego systemy do pracy grupowej (Microsoft Exchange/Outlook lub Lotus Domino/IBM Notes itd.). Rozwiązania te nie uwzględniają zarządzania dokumentami (także wiadomościami e-mail) i przepływami pracy, których administrowaniem musi zająć się sam użytkownik. Prowadzi to do nieskoordynowanych i nieprzejrzyste operacji, niejednolitych wersji dokumentów, a w końcu do braku wydajności i zgodności (compliance).

I właśnie tutaj wkracza system zarządzanie zadaniami Doxis4. Zarządzanie zadaniami w Doxis4 umożliwia doraźne i sytuacyjne planowanie zadań będących elementem operacji oraz definiowanie terminów, priorytetów i osób zajmujących się opracowaniem zadań.

Sprawna kontrola dzięki zarządzaniu zadaniami w Doxis4

Konieczność zwiększenia elastyczności oraz stosowania metod bazujących na przypadkach nie ulega wątpliwości i jest bardzo istotna dla przyjęcia systemu przepływu pracy. Większa elastyczność nie może jednak oznaczać braku identyfikowalności procesów. Obecnie zbyt wiele procedur w przedsiębiorstwie jest „zarządzanych” poprzez pocztę e-mail, przy czym elastyczność z pewnością stanowi istotny czynnik. Jednak takie podejście nie zapewnia już odpowiedzi na tak proste pytania, jak te poniżej:

  • Kto w tym momencie opracowuje dane zadanie?
  • Jakie zadania wchodzące w skład operacji należy załatwić w jakim terminie?
  • Ile zadań jest opóźnionych?
  • Ile operacji danego typu znajduje się obecnie w opracowaniu?
  • itd.

Podobnie, jak ma to miejsce w przypadku „design by doing”, również przepływy pracy ad hoc nie mogą szkodzić identyfikowalności. Podejście takie określamy mianem „flexibility without losing control” (elastyczność bez utraty kontroli).

Zadania można dzielić na podzadania (w dowolnym zakresie), opcjonalnie z uwzględnieniem wzajemnych zależności – bez znajomości BPMN2 lub podobnych notacji.

Pozwala to na ich łatwe i zrozumiałe definiowanie i sterowanie nimi w sposób sekwencyjny, jednoczesny albo z uwzględnieniem dowolnych zależności. Istnieje możliwość natychmiastowego zapoznania się ze wszystkimi zadaniami stanowiącymi element operacji, włącznie z ich statusem. Decyzje są protokołowane i identyfikowalne.

Od podobnych operacji do zarządzania procesami

Utworzone i zrealizowane operacje mogą później stanowić podstawę do wykorzystywania i adaptowania zadań jako szablonu podczas generowania nowej operacji. W taki sposób działa metoda „design by doing”, która w oparciu o tę wiedzę toruje drogę dla uogólnionego modelu procesów.

Przybliża to powstanie systemu zarządzania procesami wykorzystującego model pozwalający również na automatyzację zadań. Doxis4 pozwala na płynną realizację tego kroku również pod względem technologicznym – w połączeniu z systemem zarządzania treścią i zarządzania procesami w Doxis4

Tradycyjne oprogramowanie BPM wspiera procesy adaptacyjne i normatywne wyłącznie na różnych platformach technologicznych. Adaptacyjna, bazująca na przypadkach metoda nie może później stać się elementem klasycznego, sterowanego modelami silnika BPM.

Złożoność procesów w praktyce może odzwierciedlać wyłącznie oprogramowanie BPM, które oprócz metod ustrukturyzowanych obsługuje też rozwiązania zorientowane na przypadki. Nowy system zarządzania zadaniami Doxis4 Task Management spełnia oba te wymagania: elastyczność i kontrola – „flexibility without losing control”.

Więcej na temat zarządzania zadaniami w Doxis4

Zalety

  • Wygodne planowanie zadań w ramach operacji – ad hoc i sytuacyjnie
  • Przegląd i identyfikowalność w dowolnym czasie
  • Odtwarzalna wiedza o procesie
  • Procesy adaptacyjne i normatywne na jednej platformie

Możliwości i zalety

  • Przepływ pracy ad hoc – „design by doing”

    Zarządzanie zadaniami w Doxis4 umożliwia doraźne i sytuacyjne planowanie zadań wchodzących w skład operacji, a przy tym także definiowanie terminów, priorytetów i osób zajmujących się opracowaniem zadań. Zadania można dzielić na podzadania (w dowolnym zakresie), opcjonalnie z uwzględnieniem wzajemnych zależności – bez znajomości BPMN2 lub podobnych notacji. Pozwala to na łatwe i zrozumiałe określanie zależności i sterowanie nimi w sposób sekwencyjny, jednoczesny albo z uwzględnieniem dowolnych zależności – podobnie jak ma to miejsce w przypadku diagramu Gantta. Utworzone i zrealizowane w ten sposób operacje mogą później stanowić podstawę dla wykorzystywania i adaptowania zadań z istniejących operacji jako szablonu podczas generowania nowej operacji. Każda operacja posiada de facto swój własny model procesu, nawet jeżeli składa się on ze zbioru zadań. Właśnie w ten sposób działa „design by doing”!

  • Użyteczność (usability)

    Przesłanką dla przyjęcia i skutecznego stosowania planowanych ad hoc lub wstępnie zdefiniowanych procesów jest wysoka użyteczność (usability). Jedną z głównych zasad branych pod uwagę podczas opracowywania systemu Doxis BPM było zaoferowanie użytkownikowi końcowemu interfejsu, który byłby ukierunkowany na znane środowisko pracy – jak np. Microsoft Outlook, oraz charakteryzowałby się łatwością obsługi.

  • Mapy procesów i skrzynki robocze

    Skrzynka robocza w Doxis4 – jak swego rodzaju elektroniczna teczka obiegowa – zawiera transakcje i zadania wymagające opracowania wraz z ich aktualnym statusem oraz pozostałymi istotnymi metainformacjami. Wstępnie zdefiniowane „filtry” umożliwiają nie tylko szybki dostęp np. do otwartych, załatwionych lub zaplanowanych zadań, lecz także z góry informują o ich liczbie. Wyróżniamy osobiste i grupowe skrzynki robocze. Istnieje przy tym możliwość doraźnego przesyłania operacji między różnymi skrzynkami roboczymi – również automatycznie, np. w przypadku regulowania zastępstw. Funkcja ponownego składania dokumentów oraz aktywne powiadomienia e-mail gwarantują, że żadne zadanie nie zostanie pominięte ani zapomniane.

  • Wiedza o procesach, którą można ponownie wykorzystać

    Istotną zaletą systemu Doxis4 BPM jest możliwość ponownego wykorzystania wiedzy o procesach. Powtarzalne operacje, które zaplanowano ad hoc w systemie zarządzania zadaniami Doxis4, mogą być łatwo i szybko standaryzowane lub wykorzystywane w podobnych operacjach za pośrednictwem funkcji „kopiuj-wklej”. Wiedza o procesach staje się odtwarzalna – również dla współpracowników.

  • Elastyczność i identyfikowalność

    Elastyczność oraz metody postępowania bazujące na przypadkach to czynniki decydujące o przyjęciu systemu przepływu pracy. Zwiększenie elastyczności nie może jednak odbywać się kosztem identyfikowalności. System Doxis4 BPM dokumentuje każde działanie, wgląd oraz dostęp do informacji, dostarczając tym samym odpowiedzi na pytanie „Kto w tej chwili opracowuje dane zadanie?”. Gwarantuje to identyfikowalność zadań i procesów oraz zachowanie zgodności (compliance). Kontrola zadań oparta na poczcie e-mail, którą często stosuje się jako rozwiązanie prowizoryczne, prowadzi natomiast w nieunikniony sposób do nieskoordynowanych i nieprzejrzystych operacji, niejednolitych wersji dokumentów, a w końcu do braku wydajności i zgodności (compliance).

  • Jedna platforma dla normatywnego i adaptacyjnego BPM

    Doxis4 BPM udostępnia normatywne i adaptacyjne zarządzanie procesami biznesowymi w jednej aplikacji. Tym samym alternatywa „albo-albo” zamienia się w opcję „zarówno... jak i”. Wspólna baza technologiczna umożliwia połączenie obu metod również w ramach jednego procesu. Wszędzie tam, gdzie określone elementy modelu procesu nie mogą lub nie powinny zostać wstępnie zdefiniowane, ich realizacja odbywa się w trybie doraźnym (ad hoc). Przykładowo sporządzenie złożonej oferty technicznej często może wymagać rozmaitych zadań, które są realizowane przez różnych ekspertów i zależne od konkretnych warunków oferty. Elementy te pozostają elastyczne. Jednak przeprowadzenie formalnej i prawnej kontroli oraz zatwierdzenie oferty wymaga zawsze realizacji jasno określonego procesu.

    Więcej na temat zarządzania procesami biznesowymi w Doxis4 »

Pełna integracja z platformą Doxis4 ECM

Do tej pory systemy ECM i BPM działały jako oddzielne rozwiązania wymagające uciążliwej integracji na poziomie aplikacji, oprogramowania pośredniczącego lub portalu. Nowy system Doxis4 BPM dopełnia koncepcję, zgodnie z którą wszystkie obiekty informacyjne i usługi w ramach ECM i BPM są zarządzane na jednolitej i zorientowanej na usługi platformie (SOA) za pomocą wspólnego „jądra metadanych”. Platforma Doxis4 stanowi podstawę dla repozytorium treści dysponującego funkcją archiwizacji elektronicznej, DMS, zarządzania rekordami, współpracy (collaboration) oraz dla nowego systemu zarządzania zadaniami i procesami. Wszystkie rozwiązania mogą być łączone między sobą, a także stosowane oddzielnie, w niezależny od siebie sposób. Eliminuje to konieczność tradycyjnego dokonywania wyboru między ECM a BPM.

Więcej na temat zintegrowanego systemu Doxis BPM

Zalety

  • Jednolite zarządzanie metadanymi
  • Pełna obsługa mandantów i znaków Unicode
  • Jednolite użytkowanie usług takich, jak działania automatyczne i powiadomienia
  • Kompleksowe zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami

Zarządzanie zadaniami w Doxis4 – informacje

Operacje i zadania ad hoc

  • Planowania zadań będących elementem operacji w sposób doraźny (ad hoc) i sytuacyjny
  • Określanie terminów, priorytetów i osób opracowujących zadania
  • Dzielenie zadań na podzadania (w dowolnym zakresie)
  • Opcjonalne definiowanie zależności między zadaniami (sekwencyjne, równoległe albo z dowolnymi zależnościami)
  • Wyszukiwanie zadań i ich terminów lub opracowujących je osób
  • Wgląd we wszystkie zadania i ich status w ramach operacji
  • Definiowanie i protokołowanie decyzji ad hoc dla zadań
  • Widok zadań i ich identyfikowalność w dowolnym momencie

Integracja ECM i BPM

  • Możliwość swobodnego wyboru pomiędzy BPM sterowanym treścią („content-driven”) a ECM sterowanym procesami („process-driven”)
  • Dokumenty i operacje jako obiekty informacyjne
  • Jednolite wyszukiwanie dokumentów, akt, zadań i operacji dzięki usłudze Doxis4 Search Service
  • Jednolita funkcja komentarzy
  • Jednolite powiadomienia / usługa subskrypcji
  • Jednolite zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami
  • Jednolite dostosowywanie
  • Wspólne przesyłanie „pakietu aplikacji”
  • Wspólne moduły agentów
Contact