www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Całościowe rozwiązanie dla wszystkich dokumentów przychodzących i kanałów odbioru informacji

Automatyczne przetwarzanie informacji przychodzących w Doxis4

Sama ilość dokumentów, które wpływają każdego dnia różnymi kanałami (poczta tradycyjna, wiadomości e-mail, faks, Internet) – jeżeli nie ma możliwości szybkiego przekazania ich odpowiedniemu odbiorcy w przedsiębiorstwie – obciąża procesy biznesowe. Często informacje na temat wpływających dokumentów muszą być przekazywane wielu pracownikom i działom. Jest to trudne do wykonania za pośrednictwem tradycyjnego rozdzielania poczty i wiadomości e-mail.

Moduł Doxis4 Inbound Center pozwala na automatyczne gromadzenie i rozprowadzanie całość odbieranej w przedsiębiorstwie poczty, wiadomości e-mail i faksów. Zeskanowane dokumenty papierowe oraz dokumenty elektroniczne są łączone w obrębie tylko jednego procesu, eliminując tym samym konieczność zmiany nośników danych. W żadnym razie nie chodzi tutaj o rozwiązanie stosowane tylko w dużych przedsiębiorstwach, lecz o takie, które coraz częściej jest wykorzystywane także w firmach średniej wielkości.

Zalety są oczywiste: eliminacja czasu przesyłania i przestojów. Bezpośrednio po wpłynięciu wszystkie dokumenty są dostępne do opracowania w kontekście spraw i operacji bez konieczności zmiany nośników danych. Powoduje to znaczne przyspieszenie przetwarzania operacji. Dokumenty są przypisywane do operacji, za pośrednictwem której można wywołać wszystkie pozostałe informacje.

Przetwarzane są przy tym wszystkie typy dokumentów: dokumenty ustrukturyzowane (formularze), dokumenty słabo ustrukturyzowane (np. faktury, dowody dostawy itd.) oraz teksty nieustrukturyzowane, które są generowane zwłaszcza w przypadku komunikacji e-mailowej lub korespondencji ogólnej. 

Więcej na temat przetwarzania informacji przychodzących w Doxis4

Zalety

  • Przetwarzanie wielokanałowe eliminuje konieczność zmiany nośników danych
  • Automatyzacja dzięki klasyfikacji treści
  • Szybkie przypisywanie i rozdzielanie przyspiesza opracowywanie spraw i operacji oraz zwiększa dostępność informacji
  • Bezpośrednia integracja z procesami biznesowymi

Możliwości i zalety

  • Przetwarzanie niezależne od nośników informacji

    Przetwarzanie informacji przychodzących w Doxis4 pozwala na włączenie wszystkich kanałów odbioru i nośników danych do procesu przetwarzania informacji wraz ze zdigitalizowanymi (zeskanowanymi) i elektronicznymi dokumentami. Nieustrukturyzowane dokumenty zawierające dowolny tekst (np. wiadomości e-mail) są obsługiwane tak samo, jak słabo ustrukturyzowane dokumenty i formularze.

  • W pełni elektroniczne przetwarzanie operacji

    Przetwarzanie informacji przychodzących w Doxis4 przebiega równolegle z elektronicznym przetwarzaniem operacji w pakiecie Doxis4 iECM. Poza dokumentami przychodzącymi dział odpowiedzialny za opracowywanie sprawy otrzymuje pełen dostęp do wszystkich związanych z nią operacji. 

  • Przypisywanie i archiwizacja za pośrednictwem akt elektronicznych

    W połączeniu z aktami elektronicznymi, takimi jak akta klienta czy dostawcy, w Doxis4 możliwe jest szybkie i ustrukturyzowane zapisywanie dokumentów przychodzących i wiadomości e-mail w odpowiednich rejestrach akt. Wszystkie dokumenty i wiadomości e-mail klienta zawierające zapytania, zamówienia, pytania dodatkowe oraz inne ważne informacje są zatem centralnie dostępne w otoczeniu biznesowym, także dla współpracowników w ramach ich codziennych czynności lub w przypadku zastępstw. W procesie wyszukiwania zarówno treści i metadane dokumentu i wiadomości e-mail, jak i zawartość akt kierują użytkownika do potrzebnych informacji.

  • Integracja z aplikacjami biznesowymi

    Funkcję przetwarzania informacji przychodzących w pakiecie Doxis4 iECM można swobodnie integrować z innymi aplikacjami biznesowymi w sposób zgodny z wymaganiami i zadaniami użytkownika. Dzięki interfejsom generycznym i specjalnym oraz usługom i dodatkom możliwa jest realizacja najróżniejszych modeli integracji: od luźnego powiązania aż do spójnego połączenia. System Doxis4 jest skalowalny i może zostać swobodnie dostosowany do organizacji i procesów biznesowych użytkownika.

  • Certyfikowana archiwizacja chroniąca przed modyfikacją

    Cały proces przetwarzania poczty przychodzącej jest dokumentowany w przejrzysty sposób, a dokumenty są poddawane zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji. Zastosowanie archiwum Doxis4 umożliwia automatyczne zarządzanie okresami retencji, dzięki czemu wymagające przechowywania dokumenty są bezpiecznie gromadzone w sposób zgodny z ustawowymi, branżowymi i obowiązującymi w przedsiębiorstwie wytycznymi w zakresie zgodności. Gwarancją takiego poziomu bezpieczeństwa jest również certyfikat IDW PS 880 przyznany pakietowi Doxis4 iECM przez cieszącą się światową renomą firmę audytorską Deloitte & Touche. W związku z tym archiwizacja elektroniczna w Doxis4 odbywa się w odpowiednio zabezpieczony przed modyfikacją sposób, zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia systemów księgowych chronionych przed modyfikacją (GoBS) oraz AO, HGB i GDPdU.

Poczta przychodząca

Doxis4 przyspiesza rozprowadzanie wpływającej poczty tradycyjnej, faksów, wiadomości e-mail itd.; eliminuje konieczność zmiany nośników danych oraz upraszcza przetwarzanie operacji.

E-mail

Doxis4 w pełni integruje e-mailową korespondencję biznesową z procesami biznesowymi oraz ułatwia realizację obowiązków przechowywania i przestrzeganie wytycznych w zakresie zgodności.

Faktury

Doxis4 automatycznie przetwarza na bieżąco faktury przychodzące (dłużników) – z odniesieniem do zamówienia lub bez – oraz faktury częściowe i zbiorcze, noty uznaniowe itd.

DB Systel

Bazujący na oprogramowaniu Doxis4 system do zarządzania treścią w branży kolejowej (BCM) umożliwia tworzenie w całym koncernie zindywidualizowanych aplikacji przeznaczonych dla kilku tysięcy użytkowników.

Studium przypadku »
Miasto Getynga

Miasto Getynga przechodzi na administrację elektroniczną i dzięki wsparciu firmy SER wdrożyło system elektronicznego prowadzenia akt w pierwszych jednostkach organizacyjnych.

Czytaj więcej »
DHL Express

Firma DHL stawia na jednolite rozwiązanie DMS działające na skalę całego przed­siębiorstwa w oparciu o oprogramowanie Doxis4.

Czytaj więcej »
DER Touristik

Dzięki rozwiązaniu Doxis4 koncern każdego roku automatycznie przetwarza ponad pół miliona faktur przychodzących i gromadzi wszystkie faktury w archiwum SER w sposób zgodny z wymogami kontrolnymi.

Czytaj więcej »
Związek samorządowy Westfalii-Lippe

LWL wybrał zintegrowany system ECM firmy SER o zasięgu wykraczającym poza granice działów organizacji. W użyciu są akta elektroniczne, archiwizacja, kontrola faktur i księga jakości KTQ.

Czytaj więcej »
EDEKA Nord

Do zarządzania dokumentami, umowami, fakturami bieżącymi dla swoich rynków itd. EDEKA Nord wykorzystuje tzw. elektroniczne akta obiektów, mające na celu szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów bez wersji papierowych.

Czytaj więcej »
PVS Büdingen

PVS Büdingen korzysta z archiwum, systemu DMS, akt elektronicznych, skrzynek roboczych, przepływu prac, funkcji Capture oraz SmartOffice Plus wchodzących w skład pakietu Doxis4 iECM-Suite.

Czytaj więcej »
Dürr Dental AG

Spółka Dürr Dental AG zautomatyzowała proces przetwarzania dowodów dostaw i faktur przychodzących włącznie z integracją rozwiązania Doxis4 z wiodącym systemem IFS-ERP.

Czytaj więcej »
LBS

W używanym przez firmę LBS systemie Doxis4 znajduje się obecnie 43 mln dokumentów. 300 pracowników LBS posługuje się aktami elektronicznymi, jak np. akta kas budowlanych, akta kredytowe, akta prawne.

Czytaj więcej »
BAUHAUS AG

W 2007 r. spółka BAUHAUS AG wprowadziła akta elektroniczne w swoim dziale prawnym. Obecnie system zarządzania kancelarią bazujący na oprogramowaniu Doxis4 steruje całą komunikacją w dziale prawnym.

Czytaj więcej »
Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe stosuje Doxis4 jako platformę ECM działającą na skalę całego przedsiębiorstwa.

Czytaj więcej »
Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server
Fact Sheet

Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server

Fact Sheet »
Klient pakietu Doxis4 iECM dla systemu Windows - Doxis4 winCube
Fact Sheet

Klient pakietu Doxis4 iECM dla systemu Windows - Doxis4 winCube

Fact Sheet »
Contact