www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Automatyzacja – od dokumentu papierowego do cyfrowej skrzynki roboczej

Elektroniczne przetwarzanie poczty przychodzącej w Doxis4

Do uzyskania wydajnych procesów w przedsiębiorstwie kluczowe znaczenie ma szybkie i precyzyjne dostarczanie dokumentów wpływających pocztą tradycyjną, faksem itp. w celu dalszego opracowania. Przetwarzanie informacji przychodzących w Doxis4 zapewnia jednolite, całościowe przetwarzanie całości poczty przychodzącej wszystkimi kanałami: od wprowadzania danych, poprzez archiwizację, aż do rozdzielenia do właściwych stanowisk w przedsiębiorstwie.

Wolne od zmiany nośników danych i kompleksowe przetwarzanie elektroniczne w Doxis4 oszczędza czas, przyspiesza i optymalizuje procesy biznesowe, zwiększa przejrzystość przebiegów i statusu opracowania, a także poprawia jakość pozyskiwania danych. Dzięki odrzuceniu ręcznego rozprowadzania poczty oraz nieproduktywnych, powtarzalnych działań – takich jak ręczne wprowadzanie danych, sortowanie poczty itd. – możliwe jest znaczne skrócenie czasu realizacji oraz obniżenie kosztów.

Wpływające dokumenty wraz z metadanymi są dostępne na potrzeby opracowywania sprawy bezpośrednio po zakończeniu digitalizacji. Możliwa staje się wolna od zmiany nośników praca bez konieczności ciągłego przechodzenia od „papierów” do stanowiska komputerowego.

Przebieg automatycznego przetwarzania poczty przychodzącej: na początku łańcucha procesów znajduje się skanowanie z wykorzystaniem Doxis4 Capture. Obsługiwane są najróżniejsze metody skanowania od centralnego do rozproszonego skanowania w różnych lokalizacjach przedsiębiorstwa. Zdigitalizowane dokumenty są automatycznie przypisywane właściwemu odbiorcy lub prawidłowej jednostce organizacyjnej z wykorzystaniem bazujących na treści, uczących się oraz ręcznych metod. Istnieje możliwość ekstrahowania i walidacji istotnych informacji z dokumentów ustrukturyzowanych. Do klasyfikowania i ekstrakcji stosowane są wysoce precyzyjne i wyjątkowo wydajne technologie – wykorzystujące treści, uczące się procedury w połączeniu z metodami bazującymi na regułach.

W ramach przetwarzania informacji przychodzących w Doxis4 moduł Doxis4 Capture przejmuje wprowadzanie (skanowanie) dokumentów papierowych. Doxis4 Inbound Center integruje dokumenty elektroniczne i strumienie danych za pomocą modułu Doxis4 InputConnect. W Doxis4 InboundMaster zachodzi przypisanie dokumentów oraz automatyczny odczyt wszystkich niezbędnych danych.

Więcej na temat przetwarzania poczty przychodzącej w Doxis4

Zalety

  • Bieżące przetwarzanie wszystkich dokumentów przychodzących
  • Automatyczna klasyfikacja, ekstrakcja i przypisanie do procesów biznesowych, zadań i partnerów
  • Rozległa dostępność danych dzięki szybkiemu wglądowi we wszystkie informacje
  • Krótki czas opracowania i realizacji

Możliwości i zalety

  • Uniwersalne rozwiązanie dla poczty przychodzącej i innych zasobów dokumentów

    Funkcja przetwarzania poczty przychodzącej w Doxis4 jest przeznaczona dla różnorodnych obszarów zastosowań związanych z dokumentami przychodzącymi za pośrednictwem poczty tradycyjnej, faksów, poczty e-mail itd. Obejmuje to automatyczne indeksowanie dokumentów w celu zapisu w archiwum elektronicznym lub repozytorium treści. W połączeniu z aktami elektronicznymi i elektronicznym przetwarzaniem operacji możliwe jest automatyczne przypisanie dokumentów wpływających do odpowiednich operacji – np. opracowywanie wniosków, dochodzenie roszczeń itd. – i odpowiednich akt – np. akta klienta, dostawcy itd. Istnieje możliwość wysoce zautomatyzowanego przetwarzania przychodzącej korespondencji z dłużnikami i wierzycielami. Kompletna analiza treści dokumentu umożliwia automatyzację pojedynczych procesów biznesowych związanych z opracowywaniem i realizacją zleceń dzięki zastosowaniu funkcji klasyfikacji i ekstrahowania. 

  • Klasyfikacja automatyczna

    Klasyfikacja ma na celu automatyczne przypisanie treści dokumentów do obszarów biznesowych, działów, odbiorców, grup produktów itd. Połączenie różnych metod (np. klasyfikacja szablonów, klasyfikacja przez wyszukiwanie asocjacyjne, klasyfikacja na podstawie Form ID, klasyfikacja po rozmiarze obrazu oraz tworzenie kategorii oparte na wyrażeniach) pozwala na wykorzystanie wszystkich istotnych właściwości dokumentu z myślą o optymalnym przypisaniu całego zbioru dokumentów – od formularzy ustrukturyzowanych aż do nieustrukturyzowanego tekstu swobodnego.

  • Inteligentna ekstrakcja danych

    Doxis4 stosuje stabilne, uczące się metody również podczas zautomatyzowanego odczytu kontekstowego danych (ekstrakcja). Gwarantują one wysoką dokładność również w przypadku modyfikacji układu lub słabej jakości dokumentu oryginalnego. Dzięki dokumentom przykładowym Doxis4 InboundMaster rozpoznaje kontekst informacji i na tej podstawie określa istotne dane – nawet w przypadku nieznanych dokumentów. Dodatkowo wykorzystywane są jeszcze inne, inteligentne metody ekstrahowania: najważniejsza jest funkcja ekstrakcji tabel, dzięki której możliwy jest automatyczny odczyt także złożonych tabel wielostronnych. Innowacyjna analiza przeprowadzana w wielu polach oraz analiza adresów służą do porównania ze standardowymi zasobami danych i/lub indywidualnymi danymi klienta.

  • Niezawodna walidacja

    Automatyczne sprawdzanie (walidacja) uprzednio odczytanych danych odbywa się lokalnie (np. obowiązujące zakresy wartości, ograniczenia formatów, metoda cyfry kontrolnej itd.) oraz w drodze porównywania z bazami danych lub zasobami danych online. Możliwość importu np. danych podstawowych oraz dynamiczna integracja zindywidualizowanych danych operacyjnych gwarantuje przy tym zawsze największą aktualność i bezpieczeństwo walidacji. Jeżeli w pełni automatyczny odczyt dokumentu nie był możliwy za jednym razem, stanowisko robocze Doxis4 InboundMaster oferuje możliwość potwierdzenia, uzupełnienia lub skorygowania odczytanych danych. 

  • Certyfikowana archiwizacja chroniąca przed modyfikacją

    Cały proces przetwarzania poczty przychodzącej jest dokumentowany w przejrzysty sposób, a dokumenty są poddawane zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji. Zastosowanie archiwum Doxis4 umożliwia automatyczne zarządzanie okresami retencji, dzięki czemu wymagające przechowywania dokumenty są bezpiecznie gromadzone w sposób zgodny z ustawowymi, branżowymi i obowiązującymi w przedsiębiorstwie wytycznymi w zakresie zgodności. Gwarancją takiego poziomu bezpieczeństwa jest również certyfikat IDW PS 880 przyznany pakietowi Doxis4 iECM przez cieszącą się światową renomą firmę audytorską Deloitte & Touche. W związku z tym archiwizacja elektroniczna w Doxis4 odbywa się w odpowiednio zabezpieczony przed modyfikacją sposób, zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia systemów księgowych chronionych przed modyfikacją (GoBS) oraz AO, HGB i GDPdU.

Możliwości zastosowania

Doxis4 obsługuje istotne zastosowania związane z nowoczesnym przetwarzaniem poczty przychodzącej.

Zastosowanie w przedsiębiorstwie

Implementacja w przedsiębiorstwie: centralna (w jednej lokalizacji), zdecentralizowana
(w różnych lokalizacjach) lub rozproszona (w poszczególnych obszarach/działach).

Outsourcing za pośrednictwem dostawcy usług

Wdrażanie u dostawcy usług (hosting) – całkowite lub częściowe udostępnienie klientom/mandantom przetwarzania informacji przychodzących (w szczególności „odczytu”).

Usługi wspólne / Insourcing

Połączenie i centralizacja w ramach usług wspólnych przez kluczowy oddział organizacji/koncernu. Opcjonalnie istnieje również możliwość insourcingu, tj. udostępniania mandantom zewnętrznym.

Funkcjonalność +Content wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników
Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server
Fact Sheet

Konwersja formatów na serwerze - Doxis4 Rendition Server

Fact Sheet »
Klient pakietu Doxis4 iECM dla systemu Windows - Doxis4 winCube
Fact Sheet

Klient pakietu Doxis4 iECM dla systemu Windows - Doxis4 winCube

Fact Sheet »
Contact