Sytuacja wyjściowa

W HistoryCenter firmy AUGUST STORCK KG składowane są materiały i nośniki danych dotyczących ponad stuletniej historii przedsiębiorstwa. Ich zakres zróżnicowania jest olbrzymi: począwszy od papierowych oryginałów, takich jak zdjęcia, albumy fotograficzne i cenniki, poprzez wzorniki materiałów opakowaniowych, takie jak owijki do cukierków, foliowe woreczki i etykiety, a skończywszy na różnych nośnikach obrazu i dźwięku. Dla tego przedsiębiorstwa o westfalskich korzeniach stanowią one bezcenną wartość. W celu jej zachowania przez kolejne stulecia oprócz restrukturyzacji/optymalizacji sposobu przechowywania (lokalizacja, klimatyzacja itd.) fizycznych oryginałów przeprowadzono również ich digitalizację. W przyszłości firma dołoży starań, aby zdigitalizowane dokumenty były dostępne dla większej grupy użytkowników, którzy tym samym będą mieli możliwość żywego kontaktu z historią Strock.

Przyczyny wybrania firmy SER

• Od ponad 20 lat firma AUGUST STORCK KG, należąca do wieloletnich zadowolonych klientów SER, wykorzystuje rozwiązania archiwizacyjne tego producenta
• HistoryCenter oddano do użytku w 2011 r.; jego integracja z istniejącą infrastrukturą odbyła się w bezproblemowy sposób

Rozwiązanie

Stworzenie historycznego archiwum firmowego („HistoryCenter”) służącego do cyfrowego przechowywania historycznych dokumentów i obiektów multimedialnych firmy w oparciu o system Doxis4.

Ilość dokumentów

Formaty plików o wysokiej rozdzielczości: ok. 16,4 TB; formaty plików o wysokim stopniu kompresji: ok. 1,2 TB (po zakończeniu rejestrowania zdigitalizowanych przez firmę zewnętrzną oryginałów; stan na 2014 r.)

Użytkownicy

Dział Corporate Communications

Realizacja

• Digitalizacja oryginałów przez firmę zewnętrzną
• Podstawowe atrybuty (stan, podpis i uzupełnienie podpisu) stanowią element nazwy pliku i zostają automatycznie umieszczone w aplikacji
• Rozmieszczenie dokumentów w hierarchii przedsiębiorstwa (struktura drzewa)
• Zapis powiązanych obiektów w aktach elektronicznych
• Wyszukiwanie: według atrybutów, hierarchiczne w strukturze drzewa, pełnotekstowe
• W przyszłości: poszerzenie grupy użytkowników o obszary związane z marketingiem, z uprawnieniami do odczytu zasobów bez adnotacji o blokadzie
• Ponadto w przyszłości: integracja zbioru wycinków prasowych z HistoryCenter

Korzyści

• Zachowanie materiałów i nośników danych dotyczących ponad stuletniej historii firmy
• Maksymalna elastyczność podczas reprodukowania dzięki archiwizacji elektronicznej
• Gwarancja trwałej czytelności i możliwości odtwarzania nagrań wideo i audio