Sytuacja wyjściowa

Po tym, jak w celu odciążenia tradycyjnego archiwum niemieckie biuro podróży DER już w 1999 r. wdrożyło archiwum elektroniczne, które umożliwiało zgodne z wymogami kontrolnymi przechowywanie faktur, w 2005 r. rozpoczęto również optymalizację procesów przetwarzania faktur. Przed automatyzacją faktury bez adnotacji dotyczącej zamówienia wędrowały za pośrednictwem poczty wewnętrznej po organizacji, były zatwierdzane w ramach procedur stemplowania, a potem ręcznie księgowane w systemie SAP. Faktury turystyczne z adnotacją dotyczącą zamówienia były przesyłane do Galway w Irlandii i poddawane tam – również ręcznie – księgowaniu w SAP. Wyjaśnianie odbywało się w czasochłonny sposób drogą e-mailową lub z wykorzystaniem poczty wewnętrznej.

Przyczyny wybrania firmy SER

• Elastyczność oprogramowania do przetwarzania faktur turystycznych z załącznikami (vouchery)
• „Rozwiązanie od jednego dostawcy”

Rozwiązanie

Doxis4 Capture, Doxis4 InvoiceMaster Read i Doxis4 SAP Control S

Integracja

SAP

Ilość dokumentów

Każdego roku w aplikacji IM przetwarzanych jest 525 000 faktur turystycznych (MM) oraz 25 000 faktur kosztów ogólnych (FI)
– stan na 2013 r.

Użytkownicy

Ok. 10 osób zajmujących się odczytem faktur, ok. 300 pracowników zaangażowanych w prace związane z kontrolą

Realizacja

• Dertour, Meiers Weltreisen i ADAC Reisen wdrażają automatyczne przetwarzanie faktur kosztów ogólnych (FI) w 2005 r., a faktur turystycznych w 2006 r.
• 2010 r. – aktualizacja systemu InvoiceMaster oraz integracja systemu obsługującego wpływ faktur elektronicznych (ok. 135 000 rocznie).
• W centralnym punkcie wpływu poczty we Frankfurcie nad Menem odbywa się skanowanie faktur, automatyczne ekstrahowanie danych faktur i rezerwacji oraz porównanie ich z danymi systemu SAP. Po stwierdzeniu zgodności z zamówieniem i rezerwacją odbywa się księgowanie (w pełni automatyczne).
• Dla faktur bez adnotacji dotyczących zamówienia (faktury kosztów ogólnych) rozpoczęty zostaje przepływ prac związanych z zatwierdzeniem lub wyjaśnieniem, np. w przypadku faktur turystycznych z adnotacjami. Przetwarzania transakcji kończy się wraz z zaksięgowaniem w SAP.

Korzyści

• Standardowy proces przetwarzania faktur przebiega bez odchyleń, stosowanie reguł składania podpisów (kto może zatwierdzać dane dokumenty)
• W przypadku przetwarzania faktur turystycznych z adnotacją dotyczącą zamówienia udało się zmniejszyć liczbę pracowników o ok. 40%, a koszty przewozu o ok. 57%
• Przejrzystość: Dział kontroli może szybko sprawdzać niejasne transakcje
• Zwiększenie produktywności: Przetwarzanie coraz większej liczby faktur z ostatnich dziewięciu lat bez znacznego zwiększania personelu