Sytuacja wyjściowa

Obszar zarządzania obiektami spółki EDEKA Nord tworzy własny oddział z ok. 30 pracownikami. Każda nieruchomość posiada – często bardzo obszerne – akta z planami, umowami, bieżącymi fakturami itd. Działalność pracowników zajmujących się zarządzaniem obiektami wymaga częstych wyjazdów na obsługiwane przez nich rynki. W związku z tym w ramach przygotowań do tych podróży musieli oni kompletować dokumentację projektu w postaci akt podręcznych i zabierać je ze sobą. Zamiast taszczyć ciężkie aktówki zawierające zamówienia, dokumenty odbioru, protokoły itd., dzięki funkcji usuwania z ewidencji/rejestrowania pracownicy firmy mieli uzyskać możliwość łatwego przesyłania elektronicznych akt obiektów swoich rynków docelowych na notebooki i ich mobilnego opracowywania.

Przyczyny wybrania firmy SER

• Długoletnie, udane relacje biznesowe z SER
• Kompetencje i terminowość
• Elastyczność średniego przedsiębiorstwa zlokalizowanego w Niemczech

Rozwiązanie

• Elektroniczne akta obiektów wykorzystujące Doxis4 Records Management
• Archiwum Doxis4 (repozytorium treści) z wyszukiwaniem pełnotekstowym
• Smart Notes do archiwizacji poczty e-mail z IBM Notes
• Smart Office do archiwizacji dokumentów MS Office

Integracja

IBM Notes, MS Office

Ilość dokumentów

Do struktury rejestru akt obiektu przemigrowano ok. 64 000 dokumentów liczących sobie do 10 stron każdy.
Digitalizacji poddano 500 segregatorów. Obecny zasób dokumentów: 170 000 dokumentów.

Użytkownicy

Wszystkich 30 pracowników zajmujących się zarządzaniem obiektami

Realizacja

Wdrożenie elektronicznych akt obiektów z rejestrami, takimi jak korespondencja pisemna, umowy, wyciągi z rejestru handlowego, umowy konserwacyjne itd. Migracja dokumentów akt. Zdalny dostęp do akt przez Internet. Zgodnie z planem „wynoszenie” poszczególnych akt poza siedzibę firmy odbywało się najpierw z wykorzystaniem funkcji usuwania z ewidencji/rejestrowania. Później nastąpiło przejście od tej procedury do funkcji dostępu zdalnego przez Internet. Każdy administrator obiektu ma obecnie do dyspozycji notebooka wyposażonego w moduł UMTS, który pozwala na bezpieczny dostęp do centrali w Neumünster.

Korzyści

Obecnie administratorzy obiektów zabierają w podróż tylko notebooka. Nie ma już konieczności kłopotliwego kompletowania akt podręcznych. Dzięki funkcji dostępu online do akt obiektów mają oni w dowolnym czasie i miejscu wgląd w potrzebne dokumenty.