PolskiBest Practice LBS
| Temat | Zarządzanie umowami oszczędnościowo-budowlanymi z wykorzystaniem archiwum, systemu DSM i akt elektronicznych |
| Branża | Kasa budowlano-oszczędnościowa, instytucja prawa publicznego |
| Współpracownik | 300 |
| Obroty | Kwota oszczędności mieszkaniowych 14,2 mld euro (2013) |
| Siedziba przedsiębiorstwa | Mainz |
| Intergracja | LBS Neu |
| Okoliczności projektu | Nadrenia-Palatynat |
Na początku pracownicy kurczowo trzymali się wersji papierowych. Jednak potem szybko zauważyli zalety elektronicznych akt kredytowych.
Wyznanie
- Migracja 24 mln dokumentów oraz 10 000 transakcji z poprzedniego systemu
- Krótki czas realizacji projektów wynoszący tylko sześć miesięcy
- Eksploatacja równoległa w czasie migracji aż do momentu uruchomienia produkcyjnego
Cele
- Zoptymalizowane zarządzanie umowami oszczędnościowo-budowlanymi, od skanowania dokumentów przychodzących, poprzez przetwarzanie z przepływem prac, aż po akta kredytowe
- Archiwizacja długoterminowa spełniająca wymogi kontrolne
- Łatwa integracja procedur administracyjnych
- Więcej czasu na inne działania i większa satysfakcja z pracy
Rozwiązania
- Doxis4 jako platforma systemu zarządzania dokumentami firmy LBS z modułami akt elektronicznych, archiwum oraz elektronicznej skrzynki roboczej
- Integracja LBS Neu
- Wprowadzenie kolejnych typów akt: akta kredytowe, prawne, rewizyjne, akta przedstawicielstw handlowych i akta kas oszczędnościowych
Na temat projektu
Sytuacja wyjściowa
Przed wprowadzeniem archiwum optycznego do opracowania przekazywano całą pocztę w formie papierowej. Każdego dnia do skrzynek roboczych trafiało od 50 do 100 dokumentów w wersji papierowej. Nie było wiadomo, który pracownik zajmował się opracowaniem danej transakcji. Wyszukiwanie dokumentów papierowych w tradycyjnych, obszernych segregatorach było czasochłonne i uciążliwe. Pracownicy zajmujący się opracowaniem spraw tracili dużo czasu na dotarcie do naprawdę potrzebnych im materiałów. Wdrożenie systemu DMS/archiwum umożliwiło archiwizację zgodną z wymogami kontrolnymi oraz poprawę funkcji śledzenia wszystkich zmian dokonywanych w dokumentach. Poza tym istotna była również możliwość swobodnego wyboru systemu gromadzenia danych.
Przyczyny wybrania firmy SER
- Niemiecki producent; oprogramowanie, usługi i konserwacja „od jednego dostawcy”
- Bogate portfolio produktowe
- Dobry stosunek ceny do wydajności
Rozwiązania
Wygodne przetwarzanie partiami z wykorzystaniem klienta Doxis4 do skanowania masowego i skanerów wysokiej mocy Automatyczne ekstrahowanie istotnych danych na potrzeby automatycznej archiwizacji Automatyczne klasyfikowanie w celu automatycznego przypisania do elektronicznych akt i skrzynek roboczych Zgodne z wymogami kontroli archiwum do długotrwałego przechowywania
Integracja
LBS Neu
Ilość dokumentów
43 mln, przyrost ok. 3,5 mln. rocznie
Użytkownicy
300 użytkowników
Realizacja
- Migracja 24 mln dokumentów i 10 000 transakcji z poprzedniego systemu
- 50-100 dokumentów papierowych wpływających do skrzynki roboczej zostaje w ciągu kilku minut udostępnionych odpowiedniemu pracownikowi do dalszego opracowania
- Wprowadzenie akt elektronicznych: akta kas budowlanych, akta kredytowe, prawne, rewizyjne, akta przedstawicielstw handlowych i akta kas oszczędnościowych
- Tylko sześć miesięcy od planowania do uruchomienia wł. z migracją starego systemu
Korzyści
- Przyspieszenie procesów, a tym samym zwiększenie opłacalności
- Uniezależnienie od zasobów SER dzięki łatwemu w obsłudze narzędziu do projektowania
- Realizacja projektu na czas i w ramach budżetu
- Brak przestojów a tym samym brak oczekiwania
- Koniec z wyszukiwaniem transakcji przez pracownika zajmującego się opracowaniem
- Więcej czasu na inne działania oraz większa satysfakcja z pracy